(Gæsteindlæg) Undgå disse faldgruber ved den første lønudbetaling

 

Vi bringer her et gæsteindlæg skrevet af Alexander Leo-Hansen.

I indlægget deler Alexander sine erfaringer med, hvilke ting man skal være særlig opmærksom på, når man som selvstændig eller iværksætter for første gang skal håndtere en lønproces.

 

Som nystartet konsulent eller iværksætter med store drømme er lønnen altid det, som kommer til sidst, når man starter op med høje udgifter til computerudstyr, telefon, lokaler og andre ting. Når du endelig kommer til din første lønudbetaling, er det ikke altid lige til.

Der er to måder at håndtere sine lønudbetalinger på, hvor jeg på det kraftigste anbefaler den første løsning. Benyt en SaaS løsning som Gratisal, der står for alt det tekniske og indberetter til SKAT. I det andet tilfælde kan du selv klare alt dette, men det står på absolut ingen måde på mål for de 5-10 kroner, det koster hos Gratisal.

Selvom hele processen gøres nemmere ved at benytte Gratisal, er der stadig nogle enkelte udfordringer, som jeg selv stødte ind i, da jeg skulle lave min første lønudbetaling og efterfølgende oprettede endnu et firma. Dette er dog baseret på mine egne oplevelser hos en af de andre på markedet. Undgå at lav nedenstående fejl, som jeg desværre selv måtte lave før jeg blev klar over dem.

 

Begynd i god tid

Du kan ikke blot nøjes med at oprette din bruger på Gratisal nogle dage forinden lønkørslen. I hvert fald ikke, hvis du gerne vil have at NETS automatisk, skal trække lønudbetalingen fra virksomhedskontoen. Hvis vi tager udgangspunkt i et helt nyt firma såsom ApS eller A/S, vil betalingsaftalen hos NETS formentlig tage en uge.

Men denne kan kun rekvireres, hvis du er besiddelse af et virksomheds nem-ID, og det tager, også nogle dage at få tilsendt. Så du må ikke tro, at du kan oprette dig 1-2 dage forinden den sidste bankdag i måneden, hvis du ønsker automatisk overførsel med NETS.

Huskeregel: Lønkørslen skal senest laves kl. 11:00 dagen forinden den sidste bankdag i måneden.

Hvis lønnen skal udbetales til dig (og dine ansatte) ellers, vil pengene først tikke ind på kontoen i den næste måned, og det betyder, bogføringen skal foregå i denne måned, selvom du udfører lønudkørslen i nuværende måned. Det medfører, at du skal lave en nulindberetning for nuværende måned. Dette kan opsættes automatisk, hvis du selv skulle glemme det.

 

Integrationer gør det hele lettere

Når lønudbetalingen er blevet gennemført, skal den bogføres i dit regnskabsprogram. Og vi alle forbander
bogføring og brugen af regnskabsprogrammer, hvis vi da ikke er konsulenter i bogføringsbranchen.

Derfor skal du vælge være opmærksom på om din lønudbyder, har integrationer til netop dit regnskabsprogram. Gratisal har integrationer til de fleste af de danske regnskabsprogrammer, såsom Dinero (dette bruger jeg selv) E-conomic, Billy eller et fjerde.

Vær opmærksom på, om bogføringen sker automatisk i dit regnskabsprogram, eller om du lige skal godkende det i kassekladen. Når dette er gjort, er du good-to-go.

 

Er den rigtige integration valgt?

Selvom lønudbyderen har en integration til dit regnskabsprogram, skal du hos enkelte udbydere vælge dit program i indstillingerne. Dette har jeg selv oplevet, og det skabte en del problemer. Det medførte min lønudbetaling, ikke kunne komme over til Dinero, fordi lønfelterne var lavet i forhold til standarden, som var E-conomic.

Det krævede lidt ekstra tid, som jeg ikke havde regnet med at bruge, og udmundede i, at jeg måtte bogføre det manuelt i Dinero måneden efter, når jeg havde bogført den næste lønkørslen, da jeg ingen anelse havde om bogføringsfelterne.

 

Alexander Leo-Hansen
Ejer, Alexander Leo ApS

Recommended Posts