Vi bringer her et gæsteindlæg af Peter Ottendahl fra Kontolink. I indlægget deler Peter sine tanker om, hvordan man skaber tryghed omkring og forståelse for forandringer, som eksempelvis automatisering, i forbindelse med implementering af nye digitale værktøjer.
Ligesom Kontolink befinder Intect sig også i det felt af systemer, der kan spare dig og din virksomhed for megen tid på administration, såfremt du er åben overfor forandringer.
Virksomheder, der vælger at opgradere til Intect, sparer faktisk op mod 80% af deres tid på lønadministration. Derfor er denne snak om forandringer rigtig interessant for os.
Mange mennesker har brug for et ekstra skub for at omfavne forandring. Du er oppe imod stærke naturkræfter, når du sælger ny teknologi til andre, når du prøver at implementere nye systemer i din virksomhed, og ja selv når du prøver på at få din mor til at bruge NemID på telefonen.
Hvordan man forandrer arbejdsgange og virksomheder er et forskningsområde for sig selv.
I denne artikel deler vi tre principper, Kontolink bruger for at forsøge at overbevise vores kunder og partnere om at bruge vores egen nye teknologi.
“Det lyder jo smart nok, men hvordan får jeg overbevist tømrermester Madsen om at bruge det?”
Det var et spørgsmål vi blev stillet til en messe for nylig. Og i det spørgsmål lurer en ældgammel sandhed: mennesker er ikke nødvendigvis gearet til forandringer. I en verden med mange usikkerheder er det bare mere enkelt at sige nej til nye ting.
Vi vender tilbage til tømrermester Madsen senere.
Forestil dig, at du skal sælge en ny teknologisk løsning. Du har fundet på en vildt smart måde at løse et kæmpe problem på.
Den dårlige nyhed er, at dit arbejde ikke bare handler om at udkonkurrere andre virksomheder.
Det handler i lige så høj grad om at udkonkurrere gamle, ineffektive vaner. Forandring er ikke altid noget positivt for mange, og stillet over for valget mellem noget nyt og det man ved virker, så vælger mange det sidste.
I dag kræver det ikke nogen overbevisning at få folk til at købe smartphones, bruge Word og Google Docs eller at streame fra Netflix.
Men selv teknologier som dem – programmer og ting, der ligger lige så fast på rygraden hos os, som det gør at cykle – har før været mødt med stor skepsis.
I sin nye bog beskriver medstifter af Netflix, Marc Randolph, hvordan Blockbuster-chefen grinte af dem til et møde, da han hørte prisen på 50 mio. dollars for Netflix. Virksomheden er flere hundrede milliarder værd i dag.
Hverken Blockbuster eller mange andre kunne forudse, hvordan vanerne for at afspille video ville ændre sig for altid.
Så det store spørgsmål for dig, der arbejder med teknologi, er: Hvordan får jeg gjort min løsning lige så universel som Word og Netflix?
Med hypnose? Hjernevask? Tvang og trusler?
I Kontolink arbejder vi med præcis den udfordring til daglig. Vores kunder skal overbevises om, at deres bilagshåndtering skal gøres digital. For mange håndteres bilag ved, at man mere eller mindre systematisk samler dem (Spørger du en bogholder, så er det oftest ikke særligt systematisk), og så afleverer dem i en stor pose til sin bogholder.
Der mener vi jo beskedent, at vi har fundet på en meget bedre løsning, der kan spare vores kunder meget tid og besvær.
Men med kunder der spænder alt fra bogholdere til tømrere, så har de vidt forskellige forudsætninger og forståelse for teknologi og regnskab.
Vi er helt sikkert ikke selv i mål med den perfekte tilgang til netop denne udfordring. Men vi arbejder med den dagligt og forsøger hele tiden at gøre os selv bedre.
Her deler vi tre principper, vi forsøger at følge i arbejdet med at udbrede Kontolinks bilagshåndtering til de endnu uindviede.
Håbet er, at du kan få lidt inspiration, hvis du sidder over for at implementere et nyt system i din virksomhed eller selv har udviklet en IT-løsning.
Fokuser på fordelene, ikke teknologien
Når man er i en techvirksomhed, er man ofte meget begejstret for sin teknologiske løsning. Om det er Intect, der mener, de har lavet et virkelig godt lønsystem, os i Kontolink, der virkelig synes vores tilgang til bilag er fornuftig, eller Lendino, der mener crowdfundingplatformen er vejen frem.
Men den begejstring bør være mere end glæde over algoritmer, kode og fede API-integrationer. Det, dine kunder og kolleger skal høre, er, hvorfor det er dyrere for dem at lade være med at bruge din teknologi end at fortsætte som altid.
Kort og godt så skal du have fokus på fordelene, ikke funktionerne. Dit salgspitch bør forklare, hvordan hverdagen er før og efter din teknologi er implementeret.
Ligesom de fleste er ligeglade med, hvordan motoren fungerer i deres bil – de vil bare vide, at den er fed at køre i og går langt på literen.
I Kontolink forsøger vi derfor at fortælle tømrermester Madsen, at han nu kan håndtere sine kvitteringer, når han får dem, og dermed få dem ud af verden, at han altid har en liste over, hvad han mangler at bogføre, og vigtigst af alt: at han sparer timer hver måned på at taste ind.
Det er timer, der kan bruges og faktureres til andre kunder. Så ikke nok med, at han sparer grå hår og tid på frustrerende arbejde, så kan han skabe endnu mere omsætning.
Teknologi og kode er en kedelig affære for de fleste, mens fordele og forbedringer er nemmere at forestille sig.
Principperne gælder uanset hvem du forsøger at overtale. Om det er salg eller brug af et nyt timeregistreringssystem – hold fokus på de konkrete fordele og glem det tekniske.
Oplæring i teknologierne
Et andet ekstremt vigtigt punkt er, at folk er mere begejstrede for værktøjer, som de er gode til at bruge.
En guitar er bare dét federe at have hængende i soveværelset, hvis man kan spille på den.
Sådan er det også med teknologiske løsninger i virksomhedens hverdag. Hvis du vil have dine kunder eller kolleger bruger et system – og nyder at bruge det – så er du nødt til at investere i at oplære dem.
Derfor kan det være smart at tilbyde nye kunder gratis møder, hvor man instrueres i teknologien som vi gør i Kontolink.
Så når tømrermester Madsen ringer og spørger ind til vores app, så tilbyder vi i samme ombæring at få det demonstreret uden omkostninger for ham. Det gør vi helst ansigt til ansigt, men alternativt computer til computer ved hjælp af platforme som Zoom, Skype eller Google Hangouts.
Med de moderne løsninger for skærmdeling og internettelefoni, så er der ikke nogen undskyldninger for ikke at vise, hvordan en teknologi virker.
Det kan også være at have et udførligt univers af hjælpeartikler som e-conomics Ecopedia eller Intects supportunivers.
Få ændringer ad gangen
Selv den længste rejse starter altid med et enkelt skridt. Din opgave er så at få taget det allerførste skridt, som godt kan være det sværeste. Det kræver mod og vilje, men den potentielle gevinst er enorm.
Ideen er simpel: få folk ombord på bare en lille del af din løsning først, og så kommer resten senere.
Det er derfor vi lægger ud med at fortælle tømrermester Madsen, at han kan bruge Kontolink til at håndtere automatisk indbetalingsregistrering først, eller starte med vores kvitteringsapp.
Håbet er så, at han bliver så glad for det, at han også dypper tæerne i resten af Kontolink-farvandet. Det er også her vores gratis prøveperiode kommer i spil og bliver en fordel.
Kan du gøre din løsning til en del af din kundes hverdag, allerede inden de har betalt én krone, så vil de næsten give hvad som helst for at fortsætte med det.
Hvor stiller det dig?
At mennesker er vanedyr er både godt og ondt. Det betyder, at det er svært at tilegne sig nye vaner, men også at bliver din kunde eller kollega først glad for noget, så skal der meget til før de skifter væk igen. Vi har set det med Word og vi har set det med Netflix.
Tømrermester Madsen vil ikke vende tilbage til den manuelle håndtering af bilag, når han først har fået det automatiske helt ind under huden.
Det er også de færreste, der går i Blockbuster, når man har hele verdens filmkatalog lige ved hånden.
Automatisering og digitalisering af arbejdsgange er kommet for at blive. I løbet af de næste par år vil vi se store automatiseringsløsninger blive helt normale i de fleste virksomheder inden for områder som kundeservice, marketing, regnskab, rekruttering og løn.
Jo hurtigere du får overbevist dine kolleger eller kunder om den nye verden, jo større fordele kan du høste på både kort og lang sigt.
Det svære er jo så at nå dertil. Og der er ikke noget kneb, der bare virker – hverken hypnose eller hjernevask.
Selv Jan Hellesøe kunne ikke automatisk sælge teknologi eller skabe begejstring for forandringer.
I hvert fald ikke uden at følge nogle af de principper, vi har delt her.