Indholdsfortegnelse:
De økonomiske omkostninger ved fejl på lønsedlen
Sådan kan fejl på lønsedlen skade dine medarbejdere
Sådan undgår du fejl i din lønseddel
Sådan undgår du fejl på lønsedlen med Intect
De økonomiske omkostninger ved fejl på lønsedlen
De omkostninger, der er forbundet med at lave fejl i lønsedlen, er først og fremmest de økonomiske omkostninger, som er direkte forbundet til fejlene. De er nemme at se og forstå. Disse fejl kan dog ende med at blive fordoblet i sidste ende. Det kan hurtigt komme til at koste 10 gange så meget at rette en fejl i en lønkørsel, som det ville have gjort at lave den korrekt første gang. Fejl i lønsedlen er ikke kun omkostningsfulde og til gene for virksomheden. Fejl på lønsedlen kan nemlig også have en anden omkostning, som man nemt kan overse. Det er den indflydelse, som fejlene har på medarbejderne.
De økonomiske omkostninger, der forekommer ved at lave fejl i en lønkørsel, kan eksempelvis være den tid, som man har brugt inden, at man opdager, at man har lavet en fejl. Oveni kommer så de omkostninger, der er ved at skulle bruge yderligere tid og ressourcer på at rette op på fejlen efterfølgende.
Almindelige fejl i løn og deres tilknyttede omkostninger inkluderer:
- Forsinkede godkendelser fra ledere af f.eks. Timer, bilag, udlæg eller lign.
- Ufuldstændigt arbejde eller mangelfuld kommunikation, som leder til forsinket lønkørsel og dermed forsinket løn.
- Fejlberegninger i forhold til overarbejde, hvilket kan føre til problemer med compliance eller i værste fald juridiske konsekvenser.
Fejlklassifikation af medarbejdere, når en medarbejder bliver betalt mere eller mindre, end hvad deres korrekte løn er. Det kan være på grund af en fejl i dataindtastning eller kommunikation. Det vil både koste tid og forstyrre nøjagtigheden, at skulle tilføje eller korrigere det rigtige antal timer.
Tjek din lønseddel her
Sådan kan fejl på lønsedlen skade dine medarbejdere
Selvom virksomhedsejere og lønadministratorer selvfølgelig altid vil prøve at undgå fejl i deres lønadministration, så har hver anden dansker faktisk oplevet at have fejl på deres lønseddel.
Udover de økonomiske omkostninger, som er nævnt foroven, kan fejl i en lønadministrationen og dermed fejl på medarbejdernes lønsedler nemlig også føre til utryghed hos medarbejdere, som i sidste ende kan ende ud i mistillid til arbejdsgiveren.
En forsinket eller fejlbehæftet lønseddel kan derfor være mere end bare en hovedpine for medarbejdere. Løn er et af de mest kritiske berøringspunkter mellem en arbejdsgiver og en medarbejder, når man tænker på, at medarbejderes hverdag afhænger af, at de får den løn, som de skal have, til tiden.
Fejl på lønsedlen kan derfor ødelægge den tillid, som medarbejdere har til deres arbejdsgiver. En eller mange fejl kan sågar føre til, at medarbejdere begynder at lede efter et nyt job.
Undgår du fejl i din lønseddel
Fejl i din lønadministration fører dermed både til ekstra omkostninger for virksomheden i penge og ekstra arbejdstid, men kan også føre til mistillid hos medarbejdere.
Det er derfor vigtigt, at man sørger for, at ens lønproces foregår uden fejl og til tiden hver eneste gang. Den bedste måde, hvorpå man kan sikre nøjagtighed og eliminere flaskehalse, er at lukke hullerne i processen, hvor menneskelige fejl kan forekomme.
Automatisering og integrationer er lønadministratorens bedste venner. Ved at bruge digital tidssporing og kompatibel eller integreret lønsoftware kan man sikre, at intet går tabt. Det er alt lige fra timeregistreringer til den eventuelle godkendelse og overdragelse, som starter lønprocessen.
Sådan undgår du fejl på lønsedlen med Intect
For at ovenstående ikke bliver et problem i din virksomhed, så har vi som det første lønsystem i verden udviklet en simpel, men unik funktion til at minimere fejl, sikre kvalitet og dermed også øge medarbejdertilfredsheden.
Intects intuitive opbygning i sig selv minimerer fejl. Det gør det, da systemet er nemt at overskue, og dine medarbejdere får lønsedler, som de kan forstå. Det er blandt andet på grund af Intects realtidsdata samt de mange rapporteringsmuligheder, man har i Intect, at fejlene bliver minimeret. Derudover kan lønsedlerne også sendes til ens medarbejdere i udkastform inden lønnen bogføres. Derudover har man mulighed for at rette i en eksisterende lønseddel, hvis man opdager fejl i lødsedlen efter den er afsendt. Derved undgår man at medarbejdere ender med en masse forskellige lønsedler.
Intect lønsystem forsøger at gøre lidt op med den vanetænkning, der gør, at e-Boks af mange opfattes som det rigtige sted at finde sin lønseddel. Intect har bestemt ikke et horn i siden på e-Boks. Vi tilbyder selvfølgelig lønsedler i e-Boks, men egentlig synes vi ikke, at du behøver funktionen.
Systemet, herunder kompleksiteten af systemets funktioner, kan ovenikøbet også skræddersyes i takt med den viden og kompleksitet, som I har i jeres virksomhed. Det vil sige, at hvis I sidder med en tung lønfaglig ballast, så kan kompleksiteten af systemets funktioner også stige i takt med det. Du kan bl.a. Ukompliceret sende lønsedler på engelsk til dine internationale medarbejdere, hvis I har dette behov i jeres virksomhed.
Herunder vil vi kort fortælle, hvilke funktioner du får med Intect, og som er med til at minimere fejl i din lønadministration. Du kan i øvrigt læse meget mere om vores intuitive lønsystem her.
1. Realtidsdata
Med Intect har du mulighed for at benytte dig af realtidsdata. Med realtidsdata sparer du både tid og penge. På denne måde kan du se din lønkørsel med det samme og effekten af denne helt ned til den enkelte medarbejders lønseddel. Dette giver dig et bedre overblik over de handlinger, du laver i systemet, og i sidste ende vil det spare dig for en masse tid.
2. Godkendelsesflow for lønkørsler
Med Intects godkendelsesflow til lønkørsel kan du som lønadministrator låse en lønkørsel. På den måde kan du sende lønsedler til dine medarbejdere i udkastform. Så kan de selv tjekke og godkende deres løn inden den bliver bogført. Intect er det første lønsystem i verden, som tilbyder denne funktion. Det fører både til mere kvalitet, mindre fejl og mere engagement hos dine medarbejdere.
3. Datostyring
I Intect kan du også minimere dine fejl ved at bruge funktionen datostyring. Med datostyring kan du indsætte fremtidige justeringer ved eksempelvis barsel, faste udgifter eller lønreguleringer i en bestemt periode i fremtiden. På den måde kan du lave hurtige korrektioner ved brug af vores datostyring. Du behøver altså ikke selv at gå ind og huske ændringen eller perioder ude i fremtiden. Med det samme du kender til ændringen, så kan du indtaste den. Det gør, at du sparer tid på administrativt arbejde, og på samme tid minimerer fejl i lønnen.
Læs mere om datostyring her.
Dette er selvfølgelig kun nogle af de funktioner, som du kan gøre brug af i Intect. Via dette link kan du læse vores store sammenligning af lønsystemer, hvor du kan få et overblik over nogle af de mest relevante funktioner og hvilke systemer der tilbyder disse.
FAQ om fejl i lønseddel
Hvor mange oplever fejl på lønseddel?
Det er svært at fastsætte et præcist antal, da det varierer blandt forskellige organisationer og brancher. Dog oplever en del medarbejdere lejlighedsvise fejl på deres lønsedler, så det er ikke en unormal udfordring på arbejdspladserne.
Hvad gør jeg hvis der er fejl i min løn?
Hvis du opdager fejl i din lønseddel, bør du straks kontakte din lønadministrator eller HR-afdeling. Giv dem alle relevante oplysninger om fejlen og anmod om en hurtig rettelse, så du kan få din korrekte lønseddel hurtigst muligt.
Hvem har ansvaret for at ens lønseddel er korrekt?
Det er arbejdsgiveren, typisk i form af en lønadministrator eller HR-ansvarlig, som har ansvaret for at sikre, at medarbejdernes lønsedler er korrekte. Det er vigtigt at kommunikere eventuelle ændringer eller fejl rettidigt for at sikre nøjagtig lønbehandling. Det er ligeledes afgørende at medarbejdere som f.eks. er timelønnet eller har betalt transport sørger for at registrere dette korrekt. Det er på mange måder et fælles ansvar, men for langt de fleste fastansatte ligger det primære ansvar hos arbejdspladsen.
Kan en arbejdsgiver kræve for meget udbetalt løn tilbage?
Ja, arbejdsgiveren har ret til at kræve eventuelt for meget udbetalt løn tilbage. Hvis der er fejl i ens lønseddel, skal dette straks meddeles, og arbejdsgiveren kan træffe foranstaltninger for at rette fejlen og justere lønudbetalingen. Det er vigtigt at samarbejde med arbejdsgiveren for at finde en løsning, hvis der opstår sådanne situationer.
Disse svar er generelle retningslinjer, og det anbefales altid at konsultere virksomhedens interne politikker og arbejdsaftaler for mere præcise oplysninger vedrørende fejl i lønseddel.