Med den rette projektstyring følger overblik samt overskud

projektstyring

 

Vi bringer her et gæsteindlæg skrevet af Head of Content & Partner hos TEXTA, Tim Jensen.

Ved hjælp af en række nøje udvalgte systemer har de opnået et fuldt overblik over deres interne projektstyring. Og selv om de har brugt noget tid på at finde frem til de helt optimale systemer, er de slet ikke i tvivl om at der hver eneste måned spares mange timer, og at effekten på bundlinjen er enorm.

Indlægget omhandler ikke løn direkte, men det er denne her slags vedvarende optimeringer af interne administrative processer, vi kan lide at høre om her hos Gratisal!

 

Jeg kommer fra et content marketing bureau, som hedder TEXTA, hvor vi arbejder med at indholdsoptimere hjemmesider for virksomheder B2B og B2c, så de tiltaler både den tilegnede målgruppe og Google.

Det at strømline den interne forretning er typisk ikke førsteprioritet hos iværksættere, og det var heller ikke tilfældet hos os – men hold op hvor er det vigtigt. Set i bakspejlet har vi brugt helt ufatteligt mange resurser på ineffektive arbejdsgange, som har gjort indtjeningen, tidsforbruget og mange andre vigtige nøgletal uoverskuelige at kigge ind i.

Dog kan jeg nemt relatere til at skubbe den interne projektstyrring nederst i bunken under kunden – det gør enhver iværksætter.

Når det så er er sagt, behøver det altså ikke at være svært at få sine processer sat i system. Vi er nu strømlinet som bare pokker, og hele maskineriet kører på skinner. Vi sidder 12 på fuldtid og 35 på deltid, så det er også blevet en nødvendighed, hvis vi skal holde dampen oppe og snuden i sporet.

Men hvordan gør du selv? Jeg kommer med nogle råd herunder, du kan tage til dig.

 

Mange gratis muligheder på markedet

I takt med at næsten alle virksomheder har indset, at vejen frem i verden er at surfe med på den digitale bølge, er der altså poppet et hav af værktøjer frem til projektstyring. For at kunne maksimere sin tid og profit handler det om, at alle interne processer bliver strømlinet. Det forstår de fleste virksomheder, og derfor er efterspørgslen blevet enorm, hvilket også sjovt nok betyder, at udbuddet ligeledes er vokset ind i himlen. Der er et hul i markedet, og det skal mættes, hvorfor nye forretningsområder åbner op.

De fleste værktøjer er kommet utrolig langt, og lur mig om ikke din virksomhed kan klare sig med en gratisversion. Det er kun i få tilfælde, at du faktisk behøver at opgradere til pro-versionen. Det er typisk, hvis du er en større virksomhed, eller hvis du har nogle komplekse interne arbejdsgange. Er det ikke umiddelbart tilfældet, kan du se nærmere på disse værktøjer. De har alle en gratisversion.

· Trello

· Asana

· MeisterTask

· Evernote

· Todoist

· Stride

· Bitrix24

· Slack

Disse systemer har som nævnt en gratisversion, hvilket betyder, at du ikke behøver at købe dig fattig i programmer, når du skal have styr på processerne. Du kan altid opgradere, hvis det er relevant – og ellers findes der også nogle billige løsninger på markedet, som stadig lever op til alle gængse krav.

De ovenstående systemer har ikke alle fokus på samme del af projektstyring, og jeg vil derfor anbefale, at du kigger dem igennem, hvis du sidder i en aktuel problemstilling, hvor lidt mere overblik og kontrol er en absolut nødvendighed – for de har forskellige styrker, som du hurtigt vil indse.

 

Less is more – du behøver ikke købe dig fattig

Hvordan gør vi det så hos os? Jeg har snakket så meget om, at det godt kan lade sig gøre for billige penge, selv når man har et relativt stort mandskab. Vi har forsøgt os med flere af de betalte løsninger, ligesom vi har arbejdet med at få nogle til at skræddersy løsninger til os, men men men.. Vi er faldet tilbage, og det er faktisk de simple gratis programmer vi er vendt tilbage til – kun et betalt program benytter vi i dag. Vores programmer lyder:

· Trello

· Slack

· Hubspot

· Sheet

 

Eksempel på en trello-opbygning

Skal vi starte med vores Trello-board, er det egentlig ret simpelt sat op. Kolonnerne giver lidt sig selv, og det fungerer sådan, at når kontaktpersonen på den enkelte har klaret sin opgave, flytter man den videre til næste led.

Da vi også har en del ansatte på deltid, som ikke altid er på kontoret, er Trello bare fænomenalt. Når opgaven bliver flyttet til ”work in progress”, så tilføjer vi ligeledes den medarbejder, der skal sidde med opgaven. Når det sker, får de en notifikation på deres mobil eller mail med en besked, som henviser til dette kort. Derefter kan de klikke ind på kortet og læse alt information. Hvor mange timer de har, hvad der skal laves, har kunden nogle krav, eller er der andet at være opmærksom på osv.

Udover at få en notifikation får de også en besked på Slack. Slack er i hovedtræk ligesom Messenger, men på et mere professionel plan, så det er udelukkende arbejdsrelateret. Dette program bliver altså brugt, hvis medarbejderen vil have fat i den person, der har oprettet opgaven med spørgsmål.

Disse to programmer gør (for os) alt omkring opgavestyring og uddeling markant lettere. Lige fra dem der lander opgaven til dem, som faktisk skal eksekvere på den. Det fjerner utrolig meget administration, og det forenkler hele processen. Disse to værkstøjer er en rigtig god start i en hvilken som helst virksomhed.

De to ovenstående er udelukkende til intern brug og opgavestyring, hvor vi beskriver opgaverne, angiver timetallet m.m.

Når det kommer til den hardcore tal-registrering og -beregning kan det godt klares i Trello, men der bruger vi faktisk et betalt program, som hedder Hubspot. Her skriver vi omsætningen ind fra en given opgave samt tidsforbruget og holdt op mod vores omkostninger til medarbejdere og administration, fører det os nu videre til det ark, som sikrer, at vi faktisk har en forretning.

Alle de vigtige nøgletal fra Hubspot bliver automatisk overført til et eksternt Excel-sheet, så vi får overblikket over alt vedr. økonomien.

Ved at have de rigtige oplysninger indtastet i vores ovenfor nævnte systemer, kan vi holde styr på blandt andet disse vigtige nøgletal ned på hver evig eneste opgave:

· Dækningsbidrag pr. opgave

· Faktureringsgrad

· Indtjening

· Ikke fakturerbare timer (hvad bliver de brugt på)

Hvad kan vi bruge disse tal til, og hvordan slipper du for at taste det hele ind manuelt, men kobler det op på automatiske processer?

 

Zapier binder hele processen sammen

Bruger du ikke allerede Zapier, skal du i gang. Det er simpelt og virkelig intuitivt. Du opsætter blot en masse regler – ja, det kan tage lidt tid og lyde forvirrende, men det er faktisk forholdsvis simpelt. Når vi har solgt en opgave til en kunde og oprettet den i Hubspot, opretter Zapier automatisk opgaver i Trello, sender beskeder til de nødvendige, og så kører møllen. Og ikke nok med det, så bliver alle de vigtige nøgletal ført over i vores dokument, hvor økonomimanden kan se, hvordan vi klarer os på de forskellige opgaver. Det koster et par hundrede kroner om måneden at bruge Zapier, men i sparede timer har din virksomhed tjent penge til at betale for et helt år på bare en uge. Jeg vil igen anbefale, at du forsøger dig med det. Det er super simpelt, og du kan prøve det af gratis for at se, om det er noget for dig.

 

Vores output – en bedre økonomisk forretning

Det er altid skræmmende, når der sker ændringer, og det er meget hyggeligere at gøre det, man kender til, men… Det er bare ikke altid optimalt, og det fandt vi så også ud af. Jeg lyver ikke, når jeg siger, at vi har sparet over 30 timer i administrative timer på månedsplan ved at implementere dette.

Jovist tager det lidt at istandsætte det hele, men overblikket og de sparede timer er det hele værd. Udover at vi har sparet nogle timer, så hjælper disse interne systemer os med at forstå, hvilken del af vores forretning vi tjener bedst på, da vi kan se hvor mange timer, vi faktisk fakturerer. Og skulle der pludselig være en, som har for få fakturerbare timer, skyldes det typisk, at vi har været for dårlige til at modne opgaven til personen, der skal sidde med den, vi har solgt den for billigt eller lignende. Disse tiltag betyder dermed, at vi kan opdage, hvis det fosser ind med vand, så snart det sker, hvorfor vi så kan lappe hullet. Men omvendt er det ekstremt tydeligt at se, hvilke typer kunder der er interessante at arbejde med. Alt i alt har disse justeringer medført, at vi har en markant bedre bundlinje, men også et overblik over ansatte såvel som ledelsen nyder godt af.

Dette var en meget personlig opridsning af, hvordan vi arbejder med projektstyring, men hvis du skal tage noget med, så er det alle de programmer, du har adgang til gratis.

Prøv dem af! Der skal nok være lige den, som er skræddersyet til din virksomhed.

Recommended Posts