Hjælp til implementering af Gratisal: Sådan forløber processen!

hjælp til implementering

Når du beslutter dig for at skifte lønsystem til Gratisal, skal systemet implementeres i din virksomhed. Du kan her vælge, om du selv vil stå for implementeringen, eller om vi skal assistere digHvis du selv vil stå for implementeringen, kan du læse mere om, hvordan du kommer i gang med Gratisal herØnsker du hjælp til implementering af Gratisal, kan du med fordel læse med i dette indlæg.  

Gratisal ønsker vi at gøre implementeringsprocessen så enkel og transparent for vores kunder som overhovedet muligt. I dette indlæg præsenterer vi derfor de 7 implementeringsfaser, du som kunde kommer igennem, når dfår hjælp til implementering af Gratisal. 

Som vi også uddyber afslutningsvis i indlægget, kan vi ikke opstille et generelt tidsestimat for implementeringsprocessen, da dette varierer afhængigt af din virksomheds kompleksitet, behov og ønsker. Faserne, som din virksomhed kommer igennem, vil dog uagtet være, som vi præsenterer i det følgende.  

1. Kontrakten udarbejdes og underskrives

Når du har valgt Gratisal som dit fremtidige lønsystem, udarbejder vi en kontrakt for samarbejdet, hvorefter implementeringsprocessen sættes i gang. I kontrakten fastsætter vi blandt andet en ikrafttrædelsesdato for, hvornår du officielt overgår til Gratisal og dermed kan tage systemet i brug.  

 

2. Du leverer dine data til Gratisal

Når aftalen er på plads og kontrakten er underskrevet, får du tilsendt en samlet listeoversigt over de specifikke data, du skal levere til Gratisal. På den måde sikrer vi, at I får alle nødvendige data med, og at systemet kan opsættes korrekt efter din virksomheds konkrete behov. Du skal her sørge for, at dine data leveres til Gratisal på en sikker måde.   

Læs mere om, hvilke data vi skal bruge her.

 

3. Dine data og konfigurationer opsættes i Gratisal

Gratisal opsættes nu med udgangspunkt i de data, du har leveret, og de konfigurationer, som vi allerede i købsfasen fandt relevante for lige netop din virksomhed. Det kan blandt andet være konfigurationer såsom medarbejderskabeloner, lønarter eller andre relevante muligheder, der i denne fase opsættes i dit system.  

 

4. Du bekræfter opsætningen af dine data

Når dine data er leveret til Gratisal, og opsætningen heraf er gennemført, gennemgår vi opsætningen, så vi har det korrekte udgangspunkt, inden vi påbegynder din undervisning i systemet. I denne fase bekræfter du således blot, at dine data er oprettet, som du ønsker, med den helt rette opsætning.  

 

5. Du undervises i at bruge Gratisal

Med opsætningen af dine data og udvalgte konfigurationer på plads, påbegyndes din undervisning i Gratisal med særligt fokus på, hvordan systemet anvendes i praksis. Du bliver altså oplært i systemet med dine egne data, så du allerede fra start får et nøjagtigt indblik i, hvordan opsætningerne gør sig gældende for lige netop din virksomhed.  

 

6. Du bekræfter din samlede opsætning

Når du har modtaget undervisning i at bruge Gratisal og i den forbindelse set, hvordan det fungerer i praksis med dine egne data, er den samlede opsætning færdig. Du bekræfter i den sammenhæng, at opsætningen er korrekt, og at du har de konfigurationer, som vi indledningsvis aftalte.  

 

7. Vi følger op efter implementeringen

Nu er du kunde i Gratisal og kører løn i vores system. Et par måneder efter implementeringen kontakter vi dig og sikrer os, at alt går som det skal. Derudover kan du selvfølgelig, afhængigt af hvilken løsning du har valgt, gøre brug af din respektive mulighed for support.  

 

Hvor lang tid tager det at implementere Gratisal?

Tidshorisonten for implementeringen af Gratisal varierer, som vi nævnte indledningsvis, fra virksomhed til virksomhed alt efter kompleksitet, behov og ønsker. Som det også fremgår af faserne ovenfor, kan implementeringen af Gratisal betragtes som en løbende dialog, hvor handlingerne veksler mellem at være foretaget af dig og Gratisal, hvorfor du selv kan være med at eksekvere hurtigt på processen.  

Som vi også allerede klargjorde i implementeringens første fase, fastsætter vi fra start en ikrafttrædelsesdato for din brug af Gratisal, baseret på den aftale din virksomhed indgår. Derfor vil du allerede inden implementeringens påbegyndelse have en konkret tidshorisont med udgangspunkt i din virksomheds implementering. 

 

Eksempel på implementering af virksomhed med stor kompleksitet

Som vi nævnte ovenfor, afhænger processen for implementeringen af virksomhedens kompleksitet. Ved kompleksitet menes ikke nødvendigvis størrelsen på virksomheden, men i stedet de interne lønforhold.

Et eksempel på virksomheder med stor kompleksitet kunne være skifteholdsvirksomheder. Virksomheder, der arbejder offshore, hvor arbejdsgangene er baseret på turnusordninger sætter øget krav til lønadministrationen og lønsystemet. Som oftest øges kompleksiteten desto flere overenskomster og lokalaftaler, der skal håndteres. Dette gør sig i særdeleshed gældende, når medarbejdere agerer under flere overenskomster på én gang.

Afslutningsvis øges kompleksiteten, hvis der ikke er skabt et struktureret dataflow for virksomheden. Det vil på samme måde stille øgede krav til lønadministrationen, når virksomheder har løncyklusser, der ikke er månedlige.

Hør mere om implementering her

 

Eksempel på virksomhed med en simpel implementering

Virksomheder behøver ikke nødvendigvis, som vi også gjorde opmærksom på i det forrige afsnit, at være store for at være komplekse. Derfor kan en virksomhed med simple lønforhold – og derved en simpel implementering – stadig have mange ansatte.

Et eksempel på en virksomhed med simple lønforhold kunne her være et konsulenthus med over 200 ansatte. I sådan en type virksomhed vil der typisk være et behov for tidsregistrering. De ansatte vil dog højst sandsynlig ikke være underlagt overenskomster, hvorfor det administrative arbejde ikke vil have den samme tyngde.  

Virksomheder, hvor processerne er ensrettede, vil derfor være mindre komplekse, og derved hurtigere at implementere.

Hør mere om implementering her

Vil du høre mere?

Hvis du er interesseret i Gratisal og har spørgsmål til systemet, priser eller noget helt tredje, så er vi naturligvis til rådighed med mere information. Kontakt os via nedenstående formular eller pr. telefon på 71 99 11 22, så hjælper vi dig med at finde den rette løsning.

Recommended Posts