Sådan kan fejl i din lønadministration koste dig dobbelt så meget

Fejl i din lønadministration

I dette blogindlæg vil vi gennemgå, hvordan fejl i din lønadministration kan ende med at koste dig dyrt. Derudover vil vi komme ind på, hvordan du kan minimere disse fejl.

Der er altid omkostninger forbundet med at lave fejl i en lønkørsel. Man siger faktisk, at det koster 10 gange så meget at rette en fejl i en lønkørsel, som det ville have gjort at lave den rigtig første gang.

De omkostninger, der er forbundet med at lave fejl i ens lønadministration er først og fremmest de økonomiske omkostninger, som er direkte forbundet til fejlene. De er nemme at se og forstå. Disse fejl kan dog ende med at blive fordoblet i sidste ende. Fejl i en lønkørsel kan nemlig også have en anden omkostning, som man nemt kan overse. Det er den indflydelse, som fejlene har på medarbejderne.

De økonomiske omkostninger ved fejl i ens lønadministration 

De økonomiske omkostninger, der forekommer ved at lave fejl i en lønkørsel, kan eksempelvis være den tid, som man har brugt frem til, at man opdager, at man har lavet en fejl. Oveni kommer så de omkostninger, der er ved at skulle bruge en masse tid og penge på at rette op på fejlen bagefter.

Almindelige fejl i løn og deres tilknyttede omkostninger inkluderer:  

  • Forsinkede godkendelser fra ledere og forsinket løn på grund af ufuldstændigt arbejde eller mangelfuld kommunikation  
  • Fejlberegninger i forhold til overarbejde, hvilket kan føre til problemer med compliance eller i værste fald juridiske konsekvenser  
  • Fejlklassifikation af medarbejdere, når en medarbejder bliver betalt mere eller mindre end hvad deres korrekte løn er. Det kan være på grund af en fejl i dataindtastning eller kommunikation. Det vil både koste tid og forstyrre nøjagtigheden at skulle tilføje eller korrigere de rigtige antal timer. 


Sådan kan fejl i din lønadministration skade dine medarbejdere 

Selvom virksomhedsejere og lønadministratorer selvfølgelig altid vil prøve at undgå fejl i deres lønadministration, så har hver anden dansker faktisk oplevet fejl på deres lønseddel.

Udover de økonomiske omkostninger, som er nævnt foroven, så kan fejl i en lønkørsel og dermed fejl på medarbejdernes lønsedler nemlig også føre til utryghed hos medarbejdere, som i sidste ende kan ende ud i mistillid til arbejdsgiveren.

En forsinket eller fejlbehæftet lønseddel kan derfor være mere end bare en hovedpine for medarbejdere. Det giver jo også mening, at selve lønsituationen er et af de mest kritiske berøringspunkter mellem en arbejdsgiver og en medarbejder, når man tænker på, at medarbejderes hverdag afhænger af, at de får den løn de skal have til tiden.

Fejl på lønsedlen kan derfor ødelægge den tillid, som medarbejdere har til deres arbejdsgiver. En eller mange fejl kan sågar føre til, at medarbejdere begynder at lede efter et nyt job.

Sådan undgår du fejl i din lønadministration  

Fejl i din lønadministration fører dermed både til ekstra omkostninger for virksomheden i penge og ekstra arbejdstid, men kan også føre til mistillid hos medarbejdere.  

Det er derfor vigtigt, at man sørger for, at ens lønproces foregår uden fejl og til tiden hver eneste gang. Den bedste måde, hvorpå man kan sikre nøjagtighed og eliminere flaskehalse er at lukke hullerne i processen, hvor menneskelige fejl kan forekomme.  

Automatisering og integrationer er lønadministratorens bedste venner. Ved at bruge digital tidssporing og kompatibel eller integreret lønsoftware kan man sikre, at intet går tabt. Det er alt lige fra timeregistreringer til den eventuelle godkendelse og overdragelse, som starter lønprocessen.
 

Sådan undgår du fejl med Gratisal  

For at ovenstående ikke bliver et problem i din virksomhed, så har vi som det første lønsystem i verden udviklet en simpel, men unik funktion til at minimere fejl, sikre kvalitet og dermed også øge medarbejdertilfredsheden. 

Gratisals intuitive opbygning i sig selv minimerer fejl. Det gør det, da systemet er nemt at overskue og dine medarbejdere får lønsedler, som de kan forstå. Det er blandt andet på grund af Gratisals realtidsdata samt de mange rapporteringsmuligheder man har i Gratisal, at fejlene bliver minimeret. Derudover kan lønsedlerne også sendes til ens medarbejdere i udkastform inden lønnen bogføres.  

Systemet, herunder kompleksiteten af systemets funktioner, kan ovenikøbet også skræddersyes i takt med den viden og kompleksitet, som I har i jeres virksomhed. Det vil sige, at hvis I sidder med en tung lønfaglig ballast, så kan kompleksiteten af systemets funktioner også stige i takt med det.  

Herunder vil vi kort fortælle, hvilke funktioner du får med Gratisal, og som er med til at minimere fejl i din lønadministration. Du kan i øvrigt læse meget mere om vores intuitive lønsystem her.  

1. Realtidsdata  

Med Gratisal har du mulighed for at benytte dig af realtidsdata. Med realtidsdata sparer du både tid og penge. På denne måde kan du se din lønkørsel med det samme og effekten af denne helt ned til den enkelte medarbejders lønseddel. Dette giver dig et bedre overblik over de handlinger, du laver i systemet, og i sidste ende vil det spare dig for en masse tid.  

Du kan læse mere her.  

2. Godkendelsesflow for lønkørsler  

Med Gratisals godkendelsesflow til lønkørsel kan du som lønadministrator låse en lønkørsel. På den måde kan du sende lønsedler til dine medarbejdere i udkastform. Så kan de selv tjekke og godkende deres løn inden den bliver bogført. Gratisal er det første lønsystem i verden, som tilbyder denne funktion. Det fører både til mere kvalitet, mindre fejl og mere engagement hos dine medarbejdere.  

Du kan læse mere her.  

3. Datostyring  

I Gratisal kan du også minimere dine fejl ved at bruge funktionen datostyring. Med datostyring kan du indsætte fremtidige justeringer ved eksempelvis barsel, faste udgifter eller lønreguleringer i en bestemt periode i fremtiden. På den måde kan du lave hurtige korrektioner ved brug af vores datostyring. Du behøver altså ikke selv at gå ind og huske ændringen eller perioder ude i fremtiden. Med det samme du kender til ændringen, så kan du indtaste den. Det gør, at du sparer tid på administrativt arbejde, og på samme tid minimerer fejl i lønnen.

Du kan læse mere her.

Dette er selvfølgelig kun nogle af de funktioner, som du kan gøre brug af i Gratisal. Via dette link, kan du læse vores store sammenligning af lønsystemer, hvor du kan få et overblik over nogle af de mest relevant funktioner og hvilke systemer der tilbyder disse.

Recommended Posts