Sådan løser man de 3 mest almindelige udfordringer ved skifte af lønsystem

Udfordringer

Enhver virksomhed står over for sine egne udfordringer ved at skifte lønsystem, men de tre største udfordringer plejer at være almindelige på tværs af de fleste virksomheder. Ved at identificere de mulige udfordringer forud for processen, så kan man bedre forberede sig på et skifte og dermed får man den bedste mulighed for at opnå succes. I det følgende vil vi fremlægge de tre mest kendte udfordringer og så hjælper vi dig selvfølgelig også med, hvordan du skal løse disse. 

Udfordring 1: Standardsystemer og manglende fleksibilitet fra udbyder

Et vellykket skifte af lønsystem vil vise en god balance mellem standardiserede processer og en bevarelse af fleksibilitet på et lokalt niveau. Hvis man strømliner skiftet for meget, så vil ens medarbejdere være tvunget til at arbejde uden for det nye lønsystem for at imødekomme nogle specifikke behov den enkelte virksomhed har. På den anden side så taler mange erfaringer for, at et lønsystem, der tager højde for ethvert specifikt krav, kan være meget kompliceret og ekstremt dyrt at beholde.  

Fra udbyders side kan der ofte være en manglende forståelse for, at man ikke kan nøjes med en standardløsning og det gør, at de ikke tilbyder den fleksibilitet, som der ofte er brug for i form af support i implementerings-/opstartsfasen samt tekniske rettelser i systemet, der sikrer en mere optimal anvendelse.  

Løsning

For at kunne tage den rigtige beslutning om, hvilken slags lønsystem din virksomhed har brug for, så er det essentielt at have en solid forståelse for ens behov samt hvilke mangler ens nuværende lønsystem har. Eksempelvis er standard software ikke i stand til at tage højde for ethvert lokalt krav i en virksomhed og det betyder, at man vil blive nødt til at udarbejde en tilpasset løsning, som er bedst egnet til ens unikke situation.

Dette kan dog oftest blive en dyr manøvre, men med et moderne og innovativt lønsystem som Gratisal, der er modulært opbygget, kan du faktisk skræddersy det, så det passer til lige netop din virksomhed til markedets billigste pris. Du kan til- og fravælge funktioner løbende, så du kan afprøve, hvad du gerne vil benytte dig af og hvad der passer bedst til dine behov og du betaler aldrig for de enkelte funktioner, før du benytter dig af dem i din lønkørsel. 

Udfordring 2: Mangel på datakvalitet  

Datastyring har altid været en stor udfordring for lønafdelinger, specielt på grund af problemer med dataintegritet. Strømmen af data mellem lønsoftware, Excel-ark og andre systemer er nødvendig for, at begge lønfunktionen kan udføre dennes opgave effektivt. Imidlertid er dét data, som befinder sig i de tilsvarende systemer ofte, ikke synkroniserede og med forsinkelser i behandlingen af nøgleændringer. 

Den anden udfordring med data er rapportering. Det tager tid at samle information ind fra en række løn- og HCM-systemer. Oven i købet så er dette typisk en manuel proces, hvilket betyder, at de indsamlede data kan være ufuldstændige, unøjagtige og/eller forældede inden de er klar til analyse. Men i dag er virksomheder afhængige af nøjagtig information for at styre beslutningstagningen og derfor er det tid til at lønrapporteringen skal udvikle sig.  

Hovedformålet ved at forbedre både datastyring og rapportering er at sikre bedre datakvalitet. Dette kan eksempelvis sikres gennem systemintegrationer, så den data du finder i dit lønystem er korrekt såvel som at den data du sender ud af selv samme også er korrekt, når det møder et nyt system. Det er nemlig sådan, at hvis der kommer “skidt” ind i din lønproces, så kommer der også “skidt” ud. Det betyder, at du ikke skal regne med at ende med noget, der er brugbart for din virksomhed, hvis dine data ikke er i orden til at starte med og det kan ende med at koste dig dyrt.

Læs mere om systemintegration her: https://www.gratisal.dk/da/loenadministration/

Løsning

Når det kommer til en fyldestgørende analyse og lønrapportering, så er det første man skal kigge på centraliseringen og standardiseringen af dine data. Med en fleksibel løsning for løn kan rapporter trækkes sammen fra en enkelt kilde i stedet for fra forskellige systemer. Denne centralisering giver mulighed for realtidsrapportering baseret på live data dashboards, hvilket understøtter strategisk beslutningstagning på det højeste niveau.

Det er også vigtigt kontinuerligt at sikre kvaliteten af dine data, som også kan understøttes af enkeltkildedata og selvbetjening af medarbejderdata. For at sikre dig ovenstående, så er det vigtigt, at du benytter dig af et lønsystem med enten et åbent API eller et godt udvalg af integrationer, så dataudvekslingen sker nemt, hurtigt og fejlfrit. Dette medfører ikke kun gode data, men også forbedrede brugeroplevelser, hurtigere implementeringer og lavere omkostninger.  

Hos Gratisal tilbyder vi en samlet løsning, hvor du har mulighed for at skræddersy et lønsystem, som passer lige netop til din virksomheds behov. Gratisal tilbyder systemintegration, så dataudvekslingen sker nemmere, hurtigere og mere fejlfrit. Herunder tilbyder vi realtidsdata og et stort udvalg af rapporteringsmuligheder alt afhængig af hvilken fane du befinder dig i i systemet. I disse rapporter kan du eksempelvis sammenligne lønkørsler of finde afvigelser mm.  

Udfordring 3: Frygten for at det er svært at implementere  

Hele tanken om at skulle håndtere den forandring, som det at skifte lønsystem kan medføre og frygten for, at det er svært at implementere et nyt lønsystem er en af de mest almindelige udfordringer man ser. Det kan nemlig være en stor mundfuld for en virksomhed at adoptere et nyt lønsystem, da det kan være en betydelig ændring i virksomheden og det vil betyde, at virksomheden må give slip på deres gamle og etablerede rutiner. Det er derfor helt normalt, at der vil forekomme fordomme som disse om at skulle skifte lønsystem.

Læs mere om fordomme ved at skifte lønsystem her: https://www.gratisal.dk/da/5-fordomme-om-at-skifte-loensystem/

Løsning

Åben og transparent kommunikation er nødvendigt, hvis et skifte af lønsystem skal blive vellykket. Derfor er det vigtigt at der kommunikeres klart og tydeligt omkring de fordele og udfordringer der er ved sådan et skift for både organisationen og medarbejdere.

Det kan være fordelagtigt at samle alle medarbejdere, der er i berøring med lønfunktionen i starten af processen for at forklare, hvad skiftet går ud på for på den måde at øge engagementet i virksomheden. Derudover kan du bruge projektet til at give dine dygtige medarbejdere nye udviklingsmuligheder og er du bekymret for at miste nogle af dine nøgleansatte, så adresser dette forud for projektet.

Nogle virksomheder frygter altså at skifte lønsystem, fordi de er bange for, at det vil være en lang og tidskrævende proces. Men med Gratisal skal du ikke frygte, at det bliver en lang og dyr proces. Hos Gratisal har vi nemlig et åbent API, der sikrer en nem dataudveksling, som gør, at det er nemt at konvertere data fra dit nuværende lønsystem – lige meget hvilket system du har på nuværende tidspunkt – og flytte det til Gratisal.

Udover fleksibiliteten som du får ved Gratisal, så gør vi det også nemt og billigt for dig at implementere vores system. Du kan nemlig oprette dig gratis for at få en fornemmelse af vores system/arbejde med data og når du synes, at du har fået en fornemmelse for systemet, så hjælper vi dig videre med implementeringen efterfølgende, såfremt du ønsker dette.

Recommended Posts