Automatisering af din lønfunktion: Robotics giver dig mere tid til at udvikle din virksomhed

Automatisering kan hjælpe dig med de tunge lønopgaver

Med automatisering af de datatunge og repetitive dele af dit lønarbejde kan du koncentrere dig om at forbedre din bundlinje. Og der er ingen grund til at frygte teknologiens indtog.

Forestil dig en Terminator-lignende krigsrobot dukke op på din arbejdsplads. Den er ikke kommet for at slette dig fra Jordens overflade, men måske lige så slemt for at sætte sig i din stol og vende op og
ned på din arbejdsdag.

Hvis det er de tanker, der går gennem dit hoved, når du hører ordene ”robotics” og ”automatisering”, er der al mulig grund til at lægge dem på hylden.

Du skal forestille dig en venlig R2D2, der er kommet for at hjælpe dig med dine tunge og tidskrævende rutineopgaver. For eksempel i forhold til din lønadministration. På den måde
kan du koncentrere dig om det, der virkelig rykker noget i din virksomhed.

Og lige for en god ordens skyld: Vi taler selvfølgelig ikke om fysiske robotter, som ligner noget fra Star Wars eller – Gud forbyde det – nutidens Arnold Schwarzenegger.

 

Automatisering behandler løndata hurtigt og præcist

Robotic Process Automation (RPA) er software, der kan kopiere menneskelige arbejdsgange. Du kan så at sige “lære” systemet at behandle store mængder data, som dine medarbejdere ville have gjort. Men meget hurtigere og mere præcist.

Det er ikke for sjov, at selv de bedste skakspillere i verden ikke kan hamle op med computerprogrammer.

Du har måske prøvet at sidde med en stor bunke løndata, du skulle bearbejde ved egen håndkraft. Hvis du har, ved du også, hvor meget tid og opmærksomhed det kræver at få hvert enkelt tal med i dine forskellige systemer og bagefter sikre, at du ikke har begået fejl.

Er det ovenikøbet en proces, du gentager mange gange over tid, er det ikke underligt, hvis du har et ønske om at lade en anden overtage opgaven. Og hvorfor ikke lade teknologien klare ærterne?

 

Færre fejl med automatisering

Det er både nemt og billigt at automatisere importen af data ved at integrere dit lønsystem med eksempelvis dit HR- og regnskabsystem. På den måde behøver du kun at koncentrere dig om manuel behandling af dine data i en enkelt kilde. Samtidig slipper du for at gennemgå alle tal for svipsere.

Det betyder hurtigt færre fejl på lønsedlerne, og i sidste ende får du mere tilfredse medarbejdere. Det er guld værd for din virksomhed.

Men RPA kan naturligvis ikke efterligne alle menneskelige egenskaber. Hvis vi bliver ved skak-analogien fra før, kan softwaren spille som en stormester på speed inden for de fastsatte rammer, men ikke lave nye regler eller opfinde spillet fra bunden for den sags skyld.

Som sagt har vi altså ikke at gøre med en tidligere guvernør fra Californien, der kommer for at lave rav i den ved at erstatte menneskelig kreativitet og relationspleje. For det kan han ikke. RPA er et støtteværktøj til de opgaver, det giver mening at automatisere.

 

Automatisering kan klare 40 procent af lønarbejdet

Du bør derfor gå i gang med at overveje, hvordan du kan implementere nye digitale arbejdsgange. Ifølge konsulentgiganten McKinsey kan virksomheder med fordel automatisere omkring 40 procent af opgaverne forbundet med deres lønadministration.

Det er alt andet lige meget tid og arbejdskraft, der kan sættes af til opgaver, som ikke handler om tungt dataarbejde, men om at bringe din virksomhed frem i verden. 

Og det kommer du uden tvivl til at kunne se på bundlinjen.

Skalerbarhed i din lønadministration: Tænk stort – også selvom du er lille

Skalerbarhed

Et godt lønsystem kan være værdiskabende for hele den omgivende virksomhed. Særligt for små og mellemstore virksomheder med ambitioner om vækst, er det centralt at have et lønsystem på plads, der tillader den skalerbarhed der skal til, for ikke at ende med en fragmenteret lappeløsning. 

Kort sagt: Tiden til at tænke stort er mens du er lille. 

Vækst kræver et skalerbart lønsystem 

Et ufleksibelt og uintegrerbart lønsystem vil måske ikke føles som det store problem for din virksomhed. Det vil dog uundgåeligt skabe problemer ved øget vækst og flere lønsedler. Et lønsystem med den rigtige pris og skalerbarhed kan hjælpe små og mellemstore virksomheder til at konkurrere med mere etablerede firmaer.

En virksomhed der tværtimod er komfortabel ved det familiære i en hjemmevant – men måske forældet – lønfunktion, gør sig sårbar overfor konkurrence fra mere agile virksomheder. Det er en fordel at skifte til det rette system før end siden. Selvom du starter ud i første gear, er det godt at vide fra starten, at du har det femte når du skal bruge det. 

En kendt virksomheds-metafor er BMW-syndromet. Det går kort sagt ud på at det er farligt for en virksomhed at stille sig for tilfreds med dét, der allerede er opnået. For ikke at blive hægtet af udviklingen, er det vigtigt at være på forkant med den – i høj grad også når det gælder lønsystemer. 

Cloud-teknologi hjælper små virksomheder 

Fleksible processer via moderne teknologi hjælper din virksomhed med at vokse – også når det gælder lønfunktionen. Virksomhedsledere overser ofte værdien af et effektivt lønsystem til fordel for mere omsætnings-relaterede faktorer. 

Cloud-teknologien har revolutioneret virksomhedernes skalerbarhed, ved at overskride grænserne for in-house løsninger. Det har givet små og mellemstore virksomheder adgang til “cutting-edge” teknologi, der tidligere var forbeholdt store selskaber. Den nye frække Tesla kan nu snildt køre om kap med den mere klassiske BMW. 

Fremad mod varig vækst 

Automatisering af processerne omkring lønfunktioner minimerer den tid, der ellers bruges på tungt manuelt arbejde og risikoen for menneskelige fejl. Et godt lønsystem kan sikre den konsistens og effektivitet, en virksomhed i vækst har brug for. 

I de seneste år har vi set en vækst i teknologi-drevne startup-virksomhed uden fortilfælde. Disse virksomheder markerer sig ikke kun med en bedre oplevelse for deres kunder, men også ved at strømline deres interne mekanismer, og skabe større arbejdsglæde hos deres ansatte. 

Altså: En virksomhed med en fleksibel og effektiv infrastruktur fra starten er bedre forberedt til ekspansion. 

Tænk stort fra starten 

Lønudbetaling er typisk en af de største udgifter for en virksomhed. Det er derfor vitalt at forstå og have indsigt i det system, der varetager denne opgave. En børnesygdom kan på sigt udvikle sig til et alvorligt handikap – og en sund virksomhed kræver et sundt lønsystem.

Et integreret og skalerbart lønsystem sikrer ikke blot din virksomhed en mere effektiv budgettering og mindsker kostbare fejl. Det giver ikke mindst din virksomhed det nødvendige råderum til at vokse. 

Relaterede artikler

Læs også hvordan medarbejdertilfredshed kan ses på bundlinjen, og om fem fordomme om skift af lønsystem.

Dataimport: Så nemt er det at importere data til Gratisal

Dataimport

Træt af at holde styr på dine medarbejderes timeregistreringer? Og er du træt af at indhente deres oplysninger om og om igen? Med Gratisals dataimport er det hurtigt at importere data, og det er nemt at holde styr på alle medarbejderoplysninger på én gang. 

Det skal være nemt og hurtigt at lave løn. Derfor har vi gjort det let at samkøre al data i vores lønsystem.

Med Gratisal kan du importere medarbejdere, lønsatser, timer og balancer direkte ind i systemet. Og du kan integrere med dine foretrukne værktøjer til eksempelvis tidsstyring, vagtplannering, projektstyring og økonomihåndtering.


Nem dataimport

Med vores dataimport er det let at flytte medarbejdere med videre over i systemet. Så snart du har al information og data samlet i Gratisal, er du good to go og kan lave løn hurtigt og nemt.

Du har to muligheder for at importere data i Gratisal. Alt efter hvad du foretrækker, kan du vælge at downloade vores skabeloner til dataimport, indtaste den ønskede data og uploade til lønsystemet. Du kan også vælge at bruge dit eget Excel-ark og oprette en importdefinition.


Dine foretrukne integrationer samlet ét sted

Vores lønsystem er fuldt kompatibelt. Det betyder blandt andet, at du hurtigt kan integrere det med dine foretrukne ERP-, regnskabs- og økonomisystemer.

Lige nu kan du eksempelvis integrere med økonomisystemerne Uniconta, Dinero, E-conomic og Billy. Og til håndtering af vagtplannering og tidsstyring kan du integrere med Quinyx, Titanplan, og Blue Marble.

Få et samlet overblik over vores mange integrationsmuligheder, som ERP-systemet WorkBook til projektplanlægning, her.

Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du savner en bestemt integration.

Medarbejdertilfredshed kan ses på bundlinjen

medarbejdertilfredshed

Hvad er din virksomheds vigtigste ressource? Der findes givetvis ikke et sort/hvidt svar på dette, for succeskriterier som leveringsdygtighed, produktkvalitet og kunderelationer hænger både sammen med selve produktet, jeres performance, omdømme og menneskelige ressourcer.

Med det sagt, så er medarbejdere højt rangeret, når det kommer til at måle en virksomheds succes. Uden medarbejdere, ingen virksomhed. Og utilfredse medarbejdere er sjældent motiveret til at performe, hvilket i sidste ende går ud over din virksomheds samlede performance, og i værste fald kan det give udslag på bundlinjen.   

Et centralt nedslagspunkt i forhold til at få engagerede og tilfredse medarbejdere er sikkerhed i lønnen. Hver anden dansker oplever fejl på lønsedlen. Det er mange, og det er både utjekket og tidskrævende for dig som arbejdsgiver og frustrerende for medarbejderen, der sidder tilbage med en forkert udbetaling.  

Overvej lige tallet igen, hver anden… Hos Gratisal mener vi ikke, at det bør være en bonus med fejlfrie lønsedler, men derimod noget, dine medarbejdere skal kunne forvente og stole på. Lige så vigtigt det er at yde god service til dine kunder, lige så vigtigt er det at servicere dine medarbejdere. Du vil opleve, at korrekte lønkørsler skaber tryghed og tillid blandt dine medarbejdere, og det vil ramme som en boomerang af medarbejdertilfredshed og -engagement, så hele teamet er motiveret til at yde dét ekstra.

Du skal behandle dine medarbejdere som kunder

Måske er du slet ikke klar over al det potentiale, der ligger i at have styr på the basics som korrekt løn og god kommunikation med dine ansatte. Med gentagne fejl på lønsedlen risikerer du i værste fald at skabe mistillid blandt dine medarbejdere, hvilket kan resultere i dårligt arbejdsmiljø. Firkantet sagt kan du med fordel begynde at behandle dine medarbejdere som du behandler jeres kunder ved at iværksætte en målrettet indsats for at reducere fejl i lønkørslerne og på den måde få gladere og mere motiverede medarbejdere.  

Vi ved, at der er mange ting at holde styr på, når ud indberetter og udbetaler løn til dine medarbejdere. Hos Gratisal er vi eksperter i at gøre den proces nemmere. Vi har taget højde for alle faktorer i vores lønsystem, så det er nemt og effektivt at lave lønkørsler, som dine medarbejdere kan forstå. Medarbejderne kan nemt aflæse, hvad de får i løn og skal betale i skat. Desuden kan de downloade lønsedler og redigere stamdata direkte i appen eller på computeren, hvilket skaber gennemsigtighed for dig og dine medarbejdere.  

Fejl bliver minimeret fordi Gratisal giver dine medarbejdere mulighed for at tjekke for eventuelle fejl og rette dem inden lønnen udbetales. Vores lønsystem er intuitivt, så du undgår fejl i timeregistrering, forkerte lønsatser, og I slipper for at få grå hår, når I skal registrere afspadsering, orlov og feriepenge.  

Sæt KPI’er og få motiverede medarbejdere 

Når du ændrer mindset og begynder at se dine medarbejdere som kunder, vil du automatisk opleve en ændret tilgang i den måde du tilstræber at imødekomme deres behov. Høj kundetilfredshed er vigtigt for alle virksomheder, og det er medarbejdertilfredshed i lige så høj grad. Ved at arbejde med KPI’er kan du sætte konkrete mål for, hvor lang tid du eksempelvis bruger på at reagere på fejl i lønkørslen. Det kan også være en grænse for hvor mange henvendelser fra medarbejdere omkring løn, der er tilladt – i og med at hver henvendelse må være tegn på enten fejl eller tvivl.

Kunden kræver, at du leverer til tiden, og det bør du også prioritere at gøre over for dine medarbejdere. Bestem eksempelvis, at du skal håndtere fejl på en lønseddel inden for én dag og fastsæt en fejlprocent på dine lønkørsler. Med målbare KPI’er sikrer du, at du lever op til dine medarbejderes forventninger om korrekt løn, samt at du udbedrer fejlen, hvis den alligevel skulle opstå. I sidste ende skaber det gladere medarbejdere, det øger medarbejdertilfredsheden, og det smitter af på virksomhedens samlede omdømme og afkast.

Relaterede artikler

Læs mere om, hvordan du kan undgå fejl i lønkørslen med Gratisal. Og læs, hvorfor det betaler sig at engagere medarbejdere i lønprocessen, hvis du vil undgå fejl i lønkørslen. 

Medarbejderengagement giver færre fejl på lønsedlen

Medarbejderengagement

Det er endelig blevet den sidste dag i måneden og du har selvfølgelig glædet dig til at få en længe ventet kapitalindsprøjtning direkte ind på din tørstende lønkonto. Men, men, men der er sket en fejl, og du har ikke fået udbetalt den løn, som du er berettiget til.

Ovenstående scenarie er langt fra unikt for danske lønmodtagere og faktisk har hver anden oplevet, at der er fejl på deres lønseddel. Ovenstående kan forringe forholdet mellem medarbejder og arbejdsgiver, fordi det skaber usikkerhed og frustration for medarbejderen, når der opstår forhindringer i lønprocessen. 

Medarbejderengagement og trivsel er nøgleord, når man skal præstere sit bedste på jobbet og i sidste ende nå sit potentiale og virksomhedens mål. Ord som engagement, trivsel og potentiale virker måske bløde og ukonkrete, men hvis de ikke bliver adresseret, kan konsekvensen ses direkte på bundlinjen. Sagt på en anden måde, er det ikke nødvendigvis nok at invitere medarbejderne en tur i den lokale bowlinghal en gang om måneden, hvis man vil engagere dem i deres arbejde. 

Gør livet nemmere for dine ansatte

Forbedringer i trivslen kan eksempelvis skabes ved at implementere moderne it-systemer, der gør arbejdslivet nemmere, mere produktivt og i sidste ende mere meningsfyldt, fordi man kan eliminere en række frustrerende fejl. Derudover kan man opbygge tillid mellem ansat og arbejdsgiver ved at være i øjenhøjde og udvise forståelse for problemer.

Her kan et lønsystem som Gratisal være med til minimere fejl, fordi det giver virksomheden mulighed for at sende et udkast af lønsedlen direkte ud til medarbejderen, som selv kan tjekke for eventuelle fejl og dermed rette dem inden lønnen udbetales. Det skaber større gennemsigtighed og kan for nogen være med til at afmystificere et lidt langhåret emne som løn.

 Det er nemlig langt fra alle, der regelmæssigt tjekker deres lønseddel. En fjerdedel af danskerne tjekker nemlig kun deres lønseddel mindre end hver anden gang og 7% har aldrig tjekket den.

Automatisér og engagér

Selve ordet automatisering lyder ekstremt ukonkret og dækker egentlig blot over en proces, der minimerer menneskelig indgriben. Det lyder koldt og råt, men er faktisk en mulighed for virksomheden til at skabe en bedre oplevelse i forbindelse med udbetaling af løn til medarbejderne, mens det samtidig løfter hele den bagvedliggende administrative proces for dem, der dagligt arbejder med lønudbetaling.

Vi har tidligere skrevet om værdien ved at bruge et nyere lønsystem. Nogle af fordelene er, at det tager højde for komplekse lønstrukturer, er nemt at implementere og minimere menneskelige fejl. Kort sagt, man sikrer kvaliteten. Kvalitet skaber troværdighed, der i kan omsættes til tryghed, trivsel og i sidste ende medarbejderengagement.

Hvad mener vi med medarbejderengagement?

Nu er ordet blevet kastet ud til højre og venstre i hele indlægget og du sidder måske stadig tilbage med et rigtigt godt spørgsmål: Hvad mener vi egentlig med engagement? Jo, nu skal du høre.

Lønsystemer er ikke noget, som de fleste danskere beskæftiger sig med. De får en lønseddel, som oplyser dem om en masse tal. Et moderne lønsystem kan være så meget mere for både arbejdsgiver- og tager.

Som tidligere nævnt tilbyder teknologien en række muligheder, der gør hele processen nemmere på begge sider, men som også i sig selv kan være værdiskabende. Hvis vi tager Gratisal som eksempel har man blandt andet mulighed for at holde styr på sine lønsedler gennem en app, hvor man også kan redigere i stamdata, registrere sin tid og benytte sig af integrationer, der giver medarbejderne adgang til tilbud som billigere fitness, restaurantbesøg og rejser.

Når vi siger engagement handler det altså om at skabe værdi for dem, der skaber værdi for dig.  


Undgå fejl i lønkørslen med Gratisal

Fejl på lønsedlen er desværre en af de ting, vi oftest oplever. Hver anden dansker oplever faktisk fejl på deres lønseddel. Dette er med til at skabe utryghed for dine medarbejdere og i sidste ende mistillid til dig som arbejdsgiver.

For at ovenstående ikke bliver et problem, har vi som det første lønsystem i verden, udviklet en simpel men unik funktion til at minimere fejl, sikre kvalitet og dermed også øge medarbejdertilfredsheden.

I nedenstående vil vi beskrive hvor let denne funktion er at anvende.

Hvis der nu alligevel, og det kan jo ske, skulle snige sig en fejl med i den bogførte lønkørsel, forklarer vi også, hvor nemt det faktisk er for dig, at rette lønkørslen. 

Godkendelsesflow sikrer kvalitet

Du kan som administrator eller lønadministrator i Gratisal låse en lønkørsel og sende den til godkendelse hos dine medarbejdere. Dine medarbejdere modtager herefter en midlertidig lønseddel, hvor de har mulighed for at se deres løngrundlag og rapportere om eventuelle fejl, inden lønnen bogføres.

Via denne tilgang sikrer du som arbejdsgiver kvalitet til og gennemsigtighed omkring den lønadministrative proces. Derudover involverer og engagerer du dine medarbejdere i processen, og giver dem en oplevelse af en 100% korrekt løn – hver gang.

Er godkendelsesflowet så svært at opsætte?

Det er selvfølgelig et meget ledende spørgsmål, og svaret er et rungende nej! Med to ”klik” er lønkørslen låst og lønsedlen er sendt til godkendelse hos dine medarbejdere.

Den midlertidige lønseddel kan dine medarbejdere tilgå via medarbejderapp’en, og hvis der bliver rapporteret fejl, kan du hurtigt og nemt rette disse ved at klikke på “Lås op”, rette fejlene og herefter bogføre lønkørslen ved igen at dobbeltklikke på lønkørslen, klikke “Bogfør” og godkende.

Hvis lønkørslen ikke har fejl, kan du blot klikke på “Bogfør” og herefter godkende bogføringen.

Hvis fejlen nu alligevel opstår

Hvis det skulle ske, at hverken du eller din medarbejder opdager en given fejl inden lønnen er bogført, er dette heller intet problem! Det er nemlig super nemt at rette løn i Gratisal. Du indtaster blot, hvad lønnen burde være og så vil Gratisal automatisk beregne differencen. Du kan læse mere om dette her.


Hvordan kan et nyere lønsystem styrke tillid og skabe værdi i en større virksomhed?

Det er vigtigt, at man, som virksomhed og som medarbejder, har tillid til, at ens lønsystem kan, hvad det skal kunne og leverer stabil og høj kvalitet gennem hele lønadministrationsprocessen. Samtidig kan det rigtige lønsystem på mange måder styrke tilliden mellem arbejdsgiver og arbejdstager ved at minimere fejl i lønnen – og det skaber værdi!

Der er en tendens til at være skeptisk, når det kommer til nyere lønsystemer, men at et lønsystem har eksisteret i over 20 år, er ikke nødvendigvis en fordel, og et nyere lønsystem er ikke lig med manglende funktioner eller flere fejl – tværtimod.

Gratisal blev udviklet for at løse de irritationsmomenter for slutbrugeren, som har eksisteret længe i de ældre systemer, og som ingen tidligere har gjort noget ved.

Det inkluderede at “fikse” de uforståelige lønsedler, der skabte fejl i lønprocessen samt at skabe et brugervenligt system, der delagtiggør medarbejderne og dermed reducerer fejl og skaber mere tillid mellem arbejdsgiver og arbejdstager.

Skabt til at håndtere kompleksiteten i en større virksomheder

Store virksomheder har specifikke og ofte komplekse behov i forhold til deres lønadministration. Mange medarbejdere med forskellige ansættelsesbetingelser og lønniveauer betyder, at der ofte vil være brug for at foretage afvigelser fra standard-medarbejderskabeloner. Det kan også skyldes, at virksomhedens medarbejdere repræsenterer forskellige nationaliteter, overenskomster, løntyper og meget andet.

Derfor er det utrolig vigtigt, at lønsystemet kan understøtte organisationer med komplekse ansættelsesvilkår og kan differentieres efter specifikke behov. Dette kan opnås ved at vælge et lønsystem, der kan skræddersys til den enkelte virksomhed og/eller nemt kan integreres med andre systemer, som virksomheden allerede benytter sig af eller ønsker at benytte.

Hurtigere implementering

Mange forbinder et skifte af lønsystem med en lang og besværlig implementeringsperiode. Det er skadeligt for både effektivitet og sikkerhed i virksomheden. Netop derfor har Gratisal fokuseret på at gøre implementering nem og hurtig.

Hos Gratisal tilbydes der mere gennemsigtighed og en solid tidsbesparelse i selv de helt store og komplekse virksomheder med mere end 1.000 ansatte, og vores lønsystem reducerer implementeringsprocessen med op til 80-90%.

Samtidig implementeres integrationer til eksisterende systemer hurtigt og effektivt, hvilket kan strømline hele lønadministrationen, reducere manuelle fejl og i sidste ende skabe mere tillid mellem arbejdsgiver og medarbejder.

Tager højde for internationale medarbejdere

Store virksomheder arbejder ofte på tværs af grænser, og der skal derfor tages højde for internationale medarbejder samt de sprogbarrierer og forskellige lønregler, dette måtte medføre. Det kan skabe komplikationer, øget arbejdsbyrde og i værste fald alvorlige fejl og mistillid i virksomheden.

Desværre er mange lønsystemer ikke bygget op til at kunne håndtere international løn, og man skal derfor være opmærksom på om, hvorvidt ens lønsystem kan varetage alle aspekter i en international virksomhed.

Gratisal er udviklet til at tage højde for internationale virksomheden med ansatte, der er fremmedsprogede eller ønsker løn udbetalt til en udenlandsk konto.

Ved hjælp af blandt andet fleksible tekster og sproglag i systemet samt på de individuelle lønsedler, er det nemt for alle medarbejdere at forstå deres lønsedler. Alt dette kan den enkelte medarbejder eller administrator til enhver tid styre selv.

Gratisals integrerede udlandsoverførsel kan reducere vekselomkostningen med 100 kroner pr. overførsel, og så er der også udviklet en integration til Blue Marble Global Payroll’s lønplatform, WebGlobe, som gør det endnu nemmere at håndtere det internationale aspekt i de lønadministrative processer.

Automatiseringer øger sikkerheden og skaber tryghed

Automatisering i lønadministrationen sparer også virksomheden for tidskrævende manuelle indtastningsprocesser og menneskelige tastefejl. Det skaber tryghed og kvalitet for både arbejdsgiver og arbejdstager.

Gratisal tilbyder derudover godkendelsesflow til lønkørsler med autokorrektion af fejl og lønsimulering, så den ansatte, eller den ansattes nærmeste leder, kan godkende en lønseddel, inden lønnen bliver kørt.

Foruden at automatisere lønudregninger og dermed minimere fejl understøtter systemet også automatiske bankoverførsler via Nets til medarbejdere, SKAT og pensionsudbydere, hvilket igen reducerer tastearbejde og skaber mere tryghed i organisationen.

5 fordomme om at skifte lønsystem – holder de?

De fleste kender til frustrationer forbundet med lønarbejde, og der kan være mange grunde til at have lyst til at skifte lønsystem. Måske er der penge at spare, måske er der et system, der er nemmere at bruge eller som bedre imødekommer netop ens behov.

Alligevel kan det virke uoverskueligt at skulle gennem processen med at konvertere til og lære et nyt system at kende.

I denne artikel har vi samlet de begrundelser, vi oftest hører nævnt, som grund til at udsætte eller droppe en konvertering af lønsystem. Men er der egentlig hold i dem, eller er det bare fordomme?

  1. Det er svært at vælge det helt rigtige lønsystem
  2. Et nemmere lønsystem er mindre effektivt
  3. Det er besværligt og tidskrævende at konvertere til et nyt system
  4. Der er risiko for at miste data i konverteringen eller lave flere fejl i et nyt system
  5. Det er dyrt at skifte lønsyste

1. Det er svært at vælge det helt rigtige lønsystem

Du kan stå i den situation, at du er interesseret i at skifte lønsystem, men har svært ved at skabe et overblik over hvilket, der passer bedst til din virksomhed.

Der er mange lønsystemer på markedet, og det er derfor ikke underligt, at det kan være svært at skabe et klart billede af udvalget, hvilket er nødvendigt, hvis man vil have den helt rigtige løsning.

De fleste udbydere på markedet lover en nem og enkel lønskørsel, og det kan være svært at gennemskue, hvilken løsning der er den mest effektive og passende til netop dine behov. Som hovedregel er det nødvendigt at afklare (1) hvilke funktioner din virksomhed har eller ikke har behov for, (2) om I ønsker en samlet pakkeløsning eller selv vil skræddesy jeres aftale, (3) prisen for lønsystemet og (4) hvor nemt og effektivt systemet er at bruge for lønbogholderen.

Vi har tidligere lavet en artikelserie med sammenligninger af lønsystemer på markedet, der tager udgangspunkt i netop disse faktorer.

Læs eksempelvis Lønsystemer til den mindre virksomhed eller vores mere uddybende sammenligninger mellem Gratisal og hhv. Danløn, Dataløn og Proløn.

2. Et nemmere lønsystem er mindre effektivt

Der er nok ingen, der fortrækker at arbejde i komplicerede og besværlige systemer, men mange er af den overbevisning, at et tungt og kompliceret lønsystem er nødvendigt, hvis man ikke vil gå på kompromis med funktionaliteten.

I virkeligheden forholder det sig dog lidt anderledes – nemt og brugervenligt behøver ikke betyde forsimplet eller på nogen måde mangelfuldt. Hos Gratisal har vi opbygget et intuitivt lønsystem, der er brugervenligt uden at gå på kompromis med kompleksiteten. Foruden at gøre arbejdsdagen nemmere for lønarbejderen og spare tid for virksomheden kan et mere intuitivt lønsystem og reducere risikoen for fejl på lønsedlen.

Det er ikke mærkeligt, at der er bekymringer forbundet med at skifte lønsystem og bevæge sig ud i et ukendt farvand. Derfor kan det være en fordel at prøve en gratisversion af det nye system først og på den måde teste vandet, og se om det lever op til alle ens behov.

Det kan også være en fordel at vælge et lønsystem som eksempelvis Gratisal, der er fleksibelt i den forstand at man kan til- og fravælge funktioner, hvis behovet skulle opstå.

Der er kort fortalt intet at frygte, hvis du er på jagt efter et nemmere system, men ikke ønsker at gå på kompromis med kompleksiteten.

3. Det er besværligt og tidskrævende at konvertere til et nyt lønsystem

En af de fordomme, vi oftest hører, er at det er besværligt at skifte system, og at der ikke er tid nok til en konvertering. Særligt i mindre virksomheder uden et større bogholderi eller en dedikeret lønfunktion møder vi ofte bekymringer forbundet med at skulle bruge timer på at konvertere og lære et nyt system kende, også selvom det rigtige lønsystem kan spare både tid og frustrationer hos medarbejderen i den anden ende.

Idéen om at en konvertering er lig med en lang og besværlig overføringsproces er forståelig, men dog ikke korrekt. Det skal ikke være svært at konvertere fra et system til et andet. Derfor har vi hos Gratisal fokuseret på at gøre processen så nem og hurtig som muligt.

4. Der er risiko for at miste data i konverteringen eller lave flere fejl i et nyt system

Det er naturligt at være bekymret for at lave fejl når data skal rykkes fra et system til et andet. Eller måske er du nervøs for læringsprocessen, når et nyt system skal indføres, og tænker ”hvad nu, hvis jeg ikke forstår systemet?” eller ”hvad nu, hvis jeg laver en masse fejl?”

Som allerede nævnt er konverteringsprocessen ofte langt mindre kompliceret end de fleste forestiller sig, og derfor er risikoen for fejl i overførslen også minimeret. Det kommer naturligvis an på hvilket lønsystem du skifter til, og hvilken form for assistance du får i konverteringen.

Særligt to faktorer er gavnlige at overveje inden en konvertering: Hvilken form for assistance får du i konverteringsprocessen og hvilken adgang har du til løbende support?

Hos Gratisal tilbydes der en opstartspakke til et mindre engangsbeløb (250 kr.). Med denne pakke kan alle komme godt i gang, og føle sig sikre i systemet fra første lønkørsel.

Det er vigtigt at få en god start, men det er lige så vigtigt at have adgang til kompetent support, hvis et problem eller spørgsmål skulle opstå.

Langt de fleste lønsystemer tilbyder adgang til support, men prisen kan variere meget. Vi har tidligere lavet en sammenligning af prisen for telefonisk support i en lang række lønsystemer, som du kan se her.

5. Det er dyrt at skifte lønsystem

Den sidste fordom vi vil nævne her, er at det er dyrt at skifte lønsystem, eller at der er skjulte udgifter, opstartsgebyrer eller lange bindingsperioder.

Det er aldrig rart at blive overrasket af regninger man ikke forventede eller generelt at betale for noget man ikke har brug for. Måske har du ikke behov for assistance til konverteringsprocessen, eller måske er du ikke interesseret i en opstartspakke eller i adgang til telefonisk support – og så er det en ærgerlig ekstra udgift.

For at holde fast i de samme eksempler som tidligere har Proløn et opstartsgebyr på 89 kr. når man opretter en basispakke (til 19 kr. pr. medarbejder). Denne pakke indeholder til gengæld ubegrænset support.

Hverken Danløn, Dataløn eller Gratisal har et opstartsgebyr. Danløns pakke (til 20 kr. pr. lønseddel) inkluderer online support og en medarbejder app. Hvis du foretrækker telefonisk support kan det tilkøbes for 80 kr. pr. måned for et virksomhedslogin eller 200 kr. pr. måned for et administratorlogin.

Dataløns Basis+ pakke inkluderer support over telefon, chat og mail og har en fast månedlig pris på 129 kr. og 20 kr. pr. lønseddel.

Det er gratis at oprette sig og konvertere til Gratisal, og gratisudgaven giver adgang til almindelig lønstyring og basisfunktioner. Sølvpakken (til 10 kr. pr. lønseddel) inkluderer ubegrænset support over mail eller chat, og guldpakken (til 15. kr. pr. lønseddel) inkluderer også telefonisk support.

Hvad kan vi forvente af vores lønsystem i 2019?

2018 har været et begivenhedsrigt år med både teknologiske udviklinger og internationale regulationsændringer, der har haft betydning for lønadministration og HR-relateret arbejde.

Regulationer som eksempelvis persondataforordningen har givet nye udfordringer for mange virksomheder, men samtidig har nye applikationer og digitale løsninger banet vejen for optimeringsmuligheder.

Den udvikling, vi har set de seneste år, vil fortsætte med at påvirke virksomheder mange år frem, og i nedenstående vil vi se nærmere på nogen af de teknologier og trends, der kan komme til at påvirke og optimere lønhåndtering i det kommende år, så du kan være på forkant med tiden.

 

Standardisering og integrering er lig med optimering

I 2018 så vi et øget fokus på databeskyttelse, og med regulationer som persondataforordningen blev mange virksomheder ramt af ekstra arbejdsbyrder, fordi eksisterende systemer skulle opdateres og ændres for at være compliant med de nye sikkerhedsbetingelser.

Fordelene ved at samle, synkronisere og standardisere store datamængder og dermed reducere den manuelle databehandling blev tydelige for mange. Det er derfor kun naturligt, at der i 2019 vil blive set nærmere på nye løsninger, der gør lignende overgange mere overskuelige.

Der er fordele ved specialiserede applikationer, da de (modsat de mere bredfavnende systemer) er målrettet de specifikke arbejdsopgaver. Best of Breed-tankegangen, hvor der er fokus på delelementerne frem for det store billede (væg-til-væg), kan altså sikre, at de mest effektive applikationer benyttes til den specifikke opgave.

Desværre bliver virksomheder ofte tynget af klodsede manuelle processer, hvor data skal overføres mellem forskellige systemer via manuel indtastning, copy-paste, Excel-ark og lignende. Det er en tidskrævende proces, der kan medføre fejl, og særligt i datatunge funktioner som løn og HR ligger der derfor et stort potentiale i effektive integrationer.

Med cloudbaserede og integrérbare systemer får virksomheder en løsning, der fokuserer på at skabe en samlet database, hvor de sidst opdaterede informationer altid er tilgængelige for alle involverede.

Fordi der er så mange fordele ved et lønsystem, der kan tale sammen med de eksisterende systemer, er Gratisal bygget op omkring et åbent API, hvilket gør det muligt at bygge effektive broer mod applikationer. Der er allerede udviklet integrationer mod en lang række eksisterende ERP-, regnskabs- og økonomisystemer, og der arbejdes altid på at udvikle nye.

Således udnyttes applikationernes individuelle styrker efter Best of Breed-tankegangen, mens de besværlige og fejlbarlige manuelle processer undgås ved at automatisere overførslerne. Det kan spare enormt meget administration, minimere manuelle fejl og frigive medarbejdere til mere inspirerende opgaver.

 

Inddragelse af medarbejdere giver færre fejl og mere tryghed

Ligesom vi nu ser fordelene ved lønsystemer, der kan interagere med andre systemer og applikationer, vil vi i fremtiden også se et større fokus på potentialet i at gøre medarbejdere engageret i lønprocessen.

Undersøgelser viser, at hver anden dansker har oplevet fejl på deres lønseddel. Det er frustrerende for både medarbejder og arbejdsgiver, og det er derfor vigtigt at fejlen bliver opdaget rettet i tide.

Ved eksempelvis at give medarbejdere online adgang til deres lønsedler, og give dem mulighed for selv at redigere deres stamdata, kan man skabe gennemsigtighed i hele processen og reducere risikoen for fejl.

Gratisal er fortaler for, at medarbejderne bliver engageret i lønprocessen, og systemet er det første i verden, hvor du kan sende lønsedler til medarbejderne i udkastform. Derved kan de rapportere tilbage om fejl inden lønnen bogføres, hvilket igen reducerer risikoen for fejl og gør økonomiprocessen både nemmere og mere effektiv.

 

Nye værktøjer til at måle performance

Det nye år vil med al sandsynlighed også vise en stignende interesse i at benytte forskellige datanalyseværktøjer til at måle virksomhedens performance ud fra forskellige parametre. Når performance skal måles, eller optimeringsmuligheder skal spores, er det altid oplagt at se nærmere på virksomhedens økonomiske data herunder løndata.

Med workforce management systemer som Quinyx er det muligt at trække workforce data, der blandt andet gør det muligt at se de økonomiske virkninger af en ændret vagtplan og reducere både omkostninger og administration. Ved at integrere Gratisal med et system som Quinyx åbnes der op for muligheden for at bruge løndata til at måle virksomhedens performance ud fra parametre som tidsregistring og lønomkostninger.

Det er særligt givende for konsulenthuse, vikarbureauer eller andre virksomheder, der lever af at sælge timer eller som selv beskæftiger timeansatte.

I fremtiden vil vi se flere muligheder for at kunne udføre Performance Benchmarking nemt og hurtigt gennem integration af lønsystemer og forskellige dataanalyseprogrammer. Gratisal arbejder lige nu på en integration mod Microsoft Power BI, der vil åbne op for endnu flere analysemuligheder.

 

Automatiserede processer skaber værdi for virksomheden

Begreber som Machine Learning, RPA og AI har været kraftigt debaterede i 2018, og har været anledning til både optimistisk spænding og uro i økonomifunktioner over hele verden. Vi forventer, at der i det nye år vil ske en udvikling fra tale til handling, og at vi vil begynde at mærke fordelene ved automatisering og augmented workflows i aktion.

Når vi taler om augmented workflow, taler vi om at udnytte det bedste ved softwareteknologien uden at erstatte de menneskelige værdier. Man supplerer altså til den uundværlige ekspertise og de professionelle medarbejderes kompetencer, ved at bruge software til at udføre programérbare, repetitive og datatunge opgaver.

Forestil dig for eksempel en automatiseret proces, der er i stand til at konvertere outlookdata til tidsregistrering. Tidsregistrering er en simpel men tidskrævende proces for medarbejderen, der i stedet kan bruge sine kompetencer på opgaver der skaber værdi for virksomheden.

Der er ingen tvivl om at vi vil spændende udviklinger inde for automatisering, RPA og AI dette år, der vil gøre lønadministration nemmere, hurtigere og mere kontrolleret samt give medarbejdere mulighed for at bruge deres tid på mere givende opgaver.

Behovet for professionelle medarbejdere med faglige og personlige kompetencer kommer nemlig ikke til at gå af mode lige foreløbig.

 

Lønsedler som alle kan forstå

Lønsedler
Fejl på lønsedlen?

Undersøgelser viser, at hver anden dansker har oplevet fejl på deres lønsedler.

En sådan fejl kan være en frustrerende oplevelse for både arbejdsgiver og medarbejder, men det er vigtigt for begge parter, at fejlen bliver opdaget, så der kan handles i tide, og fejlen kan rettes.

Det er med andre ord utrolig vigtigt, at man som medarbejder forstår sit løngrundlag, og kan overskue sine lønsedler; Hvad er ens løn? Hvor meget skal man betale i skat? Hvad får man udbetalt?

 
Hvad er en lønseddel og hvad skal den indeholde?

Helt grundlæggende er en lønseddel et skriftligt dokument, der dokumenterer, hvad lønmodtageren har tjent af løn i en given periode, og den fungerer samtidig som medarbejderens kvittering for, at arbejdsgiver har trukket skat, ATP og AM-bidrag af medarbejderens løn. Der er ingen specifikke krav til formen på lønsedlen, men der er nogle minimumskrav til de informationer, der skal fremgå.

 
En lønseddel skal indeholde:
  • Arbejdsgivers navn, adresse og CVR- eller SE-nummer
  • Medarbejders navn, adresse og CPR-nummer
  • Perioden som lønsedlen dækker over
  • Medarbejders løn i perioden
  • Hvilket beløb der er trukket til AM-bidrag og A-skat

De fleste lønsedler vil ofte også have informationer såsom den udbetalte løn, ATP, forskellige tillæg, firmapension, ferieregnskab, feriefridage- og fritvalgsopsparing, fradrag og meget mere, men det er altså ikke et krav for en gyldig lønseddel.

Så længe alle obligatoriske informationer fremgår og er læsbare kan lønsedlen i teorien være udformet og nedskrevet på alle tænkelige måder, men hvorfor skal lønsedler altid kræve en længere regnskabsuddannelse at afkode? Hvorfor skal det netop være så besværligt at afkode en løngrundlag? Hvorfor dog ikke sørge for at informationerne er stillet op på en måde så lønsedlen er intuitiv og let at forstå for medarbejderen, så fejl kan blive opdaget og rettet i tide?

 
Intuitive lønsedler

Vi har skabt et lønsystem og dertilhørende lønsedler, der tager højde for dette. Vores intuitive lønseddel giver medarbejderen den information, der er allermest relevant, præsenteret på en måde der er til at forstå.

I toppen af lønsedlen fremgår de vigtige informationer om både arbejdsgiver og lønmodtager, såvel som lønperiode og dispositionsdato. Derudover er lønsedlen delt op i fire sektioner:

Den øverste sektion (1) giver medarbejderen et overblik over, hvad de får udbetalt, eventuelle tillæg samt hvor meget der betales til skat og pension.

Vil man i detaljerne på lønsedlen, kan man under sektionen “Lønspecifikation” (2) følge grundlaget for de enkelte lønposter.

”Saldi” (3) viser saldi både for den aktuelle lønperiode og/eller år til dato indenfor ferieberettiget indkomst, AM-indkomst og -bidrag, ATP, indeholdt A-skat, pension, arbejdstimer mv.

Den sidste sektion (4) giver mulighed for at se feriestatus både for den aktuelle lønperiode og/eller år til dato.

Gennemgang af lønsedler

Klik på billedet for at forstørre.

 
Realtidsdata og godkendelsesflow

I Gratisal er det muligt for administratoren at arbejde i realtidsdata, og hele tiden se, hvordan ændringer i systemet påvirker de enkelte medarbejderes lønseddel.

Samtidig har vi opbygget et udvidet godkendelsesflow, som minimerer fejl i lønkørslen betydeligt. Denne funktion giver administratoren mulighed for at sende lønkørsel til godkendelse inden denne bogføres.

Når lønnen er udført modtager medarbejderen en mail med besked om, at lønsedlen er klar i Gratisal samt information om, hvilken dato lønnen er til rådighed. Medarbejderen har derefter mulighed for at komme med indsigelser til løngrundlaget.

På denne måde sikres kvalitet og tryghed både for arbejdsgiver og medarbejdere.

Gratisal understøtter også engelsksprogede lønsedler til udenlandske medarbejdere.

Vil du læse læse mere? Via linket her, kan du se et uddrag af Gratisals funktioner. Du kan også se på mulighederne for at skræddersy Gratisal efter lige netop dine behov. Prøv vores beregner og se dine muligheder her.

Relevante artikler:

Danskernes lønsedler vrimler med fejl
Artikel i Ekstra Bladet m. Frants E. Moraitis, CEO i Gratisal

Nye lønsystemer kan få betydning for dig og din lønseddel
Artikel i BT m. Frants E. Moraitis, CEO i Gratisal

Gratisal har lavet den nemme lønseddel
Artikel i Herlev Bladet m. Frants E. Moraitis, CEO i Gratisal