Medarbejderengagement giver færre fejl på lønsedlen

Medarbejderengagement

Det er endelig blevet den sidste dag i måneden og du har selvfølgelig glædet dig til at få en længe ventet kapitalindsprøjtning direkte ind på din tørstende lønkonto. Men, men, men der er sket en fejl, og du har ikke fået udbetalt den løn, som du er berettiget til.

Ovenstående scenarie er langt fra unikt for danske lønmodtagere og faktisk har hver anden oplevet, at der er fejl på deres lønseddel. Ovenstående kan forringe forholdet mellem medarbejder og arbejdsgiver, fordi det skaber usikkerhed og frustration for medarbejderen, når der opstår forhindringer i lønprocessen. 

Medarbejderengagement og trivsel er nøgleord, når man skal præstere sit bedste på jobbet og i sidste ende nå sit potentiale og virksomhedens mål. Ord som engagement, trivsel og potentiale virker måske bløde og ukonkrete, men hvis de ikke bliver adresseret, kan konsekvensen ses direkte på bundlinjen. Sagt på en anden måde, er det ikke nødvendigvis nok at invitere medarbejderne en tur i den lokale bowlinghal en gang om måneden, hvis man vil engagere dem i deres arbejde. 

Gør livet nemmere for dine ansatte

Forbedringer i trivslen kan eksempelvis skabes ved at implementere moderne it-systemer, der gør arbejdslivet nemmere, mere produktivt og i sidste ende mere meningsfyldt, fordi man kan eliminere en række frustrerende fejl. Derudover kan man opbygge tillid mellem ansat og arbejdsgiver ved at være i øjenhøjde og udvise forståelse for problemer.

Her kan et lønsystem som Gratisal være med til minimere fejl, fordi det giver virksomheden mulighed for at sende et udkast af lønsedlen direkte ud til medarbejderen, som selv kan tjekke for eventuelle fejl og dermed rette dem inden lønnen udbetales. Det skaber større gennemsigtighed og kan for nogen være med til at afmystificere et lidt langhåret emne som løn.

 Det er nemlig langt fra alle, der regelmæssigt tjekker deres lønseddel. En fjerdedel af danskerne tjekker nemlig kun deres lønseddel mindre end hver anden gang og 7% har aldrig tjekket den.

Automatisér og engagér

Selve ordet automatisering lyder ekstremt ukonkret og dækker egentlig blot over en proces, der minimerer menneskelig indgriben. Det lyder koldt og råt, men er faktisk en mulighed for virksomheden til at skabe en bedre oplevelse i forbindelse med udbetaling af løn til medarbejderne, mens det samtidig løfter hele den bagvedliggende administrative proces for dem, der dagligt arbejder med lønudbetaling.

Vi har tidligere skrevet om værdien ved at bruge et nyere lønsystem. Nogle af fordelene er, at det tager højde for komplekse lønstrukturer, er nemt at implementere og minimere menneskelige fejl. Kort sagt, man sikrer kvaliteten. Kvalitet skaber troværdighed, der i kan omsættes til tryghed, trivsel og i sidste ende medarbejderengagement.

Hvad mener vi med medarbejderengagement?

Nu er ordet blevet kastet ud til højre og venstre i hele indlægget og du sidder måske stadig tilbage med et rigtigt godt spørgsmål: Hvad mener vi egentlig med engagement? Jo, nu skal du høre.

Lønsystemer er ikke noget, som de fleste danskere beskæftiger sig med. De får en lønseddel, som oplyser dem om en masse tal. Et moderne lønsystem kan være så meget mere for både arbejdsgiver- og tager.

Som tidligere nævnt tilbyder teknologien en række muligheder, der gør hele processen nemmere på begge sider, men som også i sig selv kan være værdiskabende. Hvis vi tager Gratisal som eksempel har man blandt andet mulighed for at holde styr på sine lønsedler gennem en app, hvor man også kan redigere i stamdata, registrere sin tid og benytte sig af integrationer, der giver medarbejderne adgang til tilbud som billigere fitness, restaurantbesøg og rejser.

Når vi siger engagement handler det altså om at skabe værdi for dem, der skaber værdi for dig.  


Undgå fejl i lønkørslen med Gratisal

Fejl på lønsedlen er desværre en af de ting, vi oftest oplever. Hver anden dansker oplever faktisk fejl på deres lønseddel. Dette er med til at skabe utryghed for dine medarbejdere og i sidste ende mistillid til dig som arbejdsgiver.

For at ovenstående ikke bliver et problem, har vi som det første lønsystem i verden, udviklet en simpel men unik funktion til at minimere fejl, sikre kvalitet og dermed også øge medarbejdertilfredsheden.

I nedenstående vil vi beskrive hvor let denne funktion er at anvende.

Hvis der nu alligevel, og det kan jo ske, skulle snige sig en fejl med i den bogførte lønkørsel, forklarer vi også, hvor nemt det faktisk er for dig, at rette lønkørslen. 

Godkendelsesflow sikrer kvalitet

Du kan som administrator eller lønadministrator i Gratisal låse en lønkørsel og sende den til godkendelse hos dine medarbejdere. Dine medarbejdere modtager herefter en midlertidig lønseddel, hvor de har mulighed for at se deres løngrundlag og rapportere om eventuelle fejl, inden lønnen bogføres.

Via denne tilgang sikrer du som arbejdsgiver kvalitet til og gennemsigtighed omkring den lønadministrative proces. Derudover involverer og engagerer du dine medarbejdere i processen, og giver dem en oplevelse af en 100% korrekt løn – hver gang.

Er godkendelsesflowet så svært at opsætte?

Det er selvfølgelig et meget ledende spørgsmål, og svaret er et rungende nej! Med to ”klik” er lønkørslen låst og lønsedlen er sendt til godkendelse hos dine medarbejdere.

Den midlertidige lønseddel kan dine medarbejdere tilgå via medarbejderapp’en, og hvis der bliver rapporteret fejl, kan du hurtigt og nemt rette disse ved at klikke på “Lås op”, rette fejlene og herefter bogføre lønkørslen ved igen at dobbeltklikke på lønkørslen, klikke “Bogfør” og godkende.

Hvis lønkørslen ikke har fejl, kan du blot klikke på “Bogfør” og herefter godkende bogføringen.

Hvis fejlen nu alligevel opstår

Hvis det skulle ske, at hverken du eller din medarbejder opdager en given fejl inden lønnen er bogført, er dette heller intet problem! Det er nemlig super nemt at rette løn i Gratisal. Du indtaster blot, hvad lønnen burde være og så vil Gratisal automatisk beregne differencen. Du kan læse mere om dette her.


Hvordan kan et nyere lønsystem styrke tillid og skabe værdi i en større virksomhed?

Det er vigtigt, at man, som virksomhed og som medarbejder, har tillid til, at ens lønsystem kan, hvad det skal kunne og leverer stabil og høj kvalitet gennem hele lønadministrationsprocessen. Samtidig kan det rigtige lønsystem på mange måder styrke tilliden mellem arbejdsgiver og arbejdstager ved at minimere fejl i lønnen – og det skaber værdi!

Der er en tendens til at være skeptisk, når det kommer til nyere lønsystemer, men at et lønsystem har eksisteret i over 20 år, er ikke nødvendigvis en fordel, og et nyere lønsystem er ikke lig med manglende funktioner eller flere fejl – tværtimod.

Gratisal blev udviklet for at løse de irritationsmomenter for slutbrugeren, som har eksisteret længe i de ældre systemer, og som ingen tidligere har gjort noget ved.

Det inkluderede at “fikse” de uforståelige lønsedler, der skabte fejl i lønprocessen samt at skabe et brugervenligt system, der delagtiggør medarbejderne og dermed reducerer fejl og skaber mere tillid mellem arbejdsgiver og arbejdstager.

Skabt til at håndtere kompleksiteten i en større virksomheder

Store virksomheder har specifikke og ofte komplekse behov i forhold til deres lønadministration. Mange medarbejdere med forskellige ansættelsesbetingelser og lønniveauer betyder, at der ofte vil være brug for at foretage afvigelser fra standard-medarbejderskabeloner. Det kan også skyldes, at virksomhedens medarbejdere repræsenterer forskellige nationaliteter, overenskomster, løntyper og meget andet.

Derfor er det utrolig vigtigt, at lønsystemet kan understøtte organisationer med komplekse ansættelsesvilkår og kan differentieres efter specifikke behov. Dette kan opnås ved at vælge et lønsystem, der kan skræddersys til den enkelte virksomhed og/eller nemt kan integreres med andre systemer, som virksomheden allerede benytter sig af eller ønsker at benytte.

Hurtigere implementering

Mange forbinder et skifte af lønsystem med en lang og besværlig implementeringsperiode. Det er skadeligt for både effektivitet og sikkerhed i virksomheden. Netop derfor har Gratisal fokuseret på at gøre implementering nem og hurtig.

Hos Gratisal tilbydes der mere gennemsigtighed og en solid tidsbesparelse i selv de helt store og komplekse virksomheder med mere end 1.000 ansatte, og vores lønsystem reducerer implementeringsprocessen med op til 80-90%.

Samtidig implementeres integrationer til eksisterende systemer hurtigt og effektivt, hvilket kan strømline hele lønadministrationen, reducere manuelle fejl og i sidste ende skabe mere tillid mellem arbejdsgiver og medarbejder.

Tager højde for internationale medarbejdere

Store virksomheder arbejder ofte på tværs af grænser, og der skal derfor tages højde for internationale medarbejder samt de sprogbarrierer og forskellige lønregler, dette måtte medføre. Det kan skabe komplikationer, øget arbejdsbyrde og i værste fald alvorlige fejl og mistillid i virksomheden.

Desværre er mange lønsystemer ikke bygget op til at kunne håndtere international løn, og man skal derfor være opmærksom på om, hvorvidt ens lønsystem kan varetage alle aspekter i en international virksomhed.

Gratisal er udviklet til at tage højde for internationale virksomheden med ansatte, der er fremmedsprogede eller ønsker løn udbetalt til en udenlandsk konto.

Ved hjælp af blandt andet fleksible tekster og sproglag i systemet samt på de individuelle lønsedler, er det nemt for alle medarbejdere at forstå deres lønsedler. Alt dette kan den enkelte medarbejder eller administrator til enhver tid styre selv.

Gratisals integrerede udlandsoverførsel kan reducere vekselomkostningen med 100 kroner pr. overførsel, og så er der også udviklet en integration til Blue Marble Global Payroll’s lønplatform, WebGlobe, som gør det endnu nemmere at håndtere det internationale aspekt i de lønadministrative processer.

Automatiseringer øger sikkerheden og skaber tryghed

Automatisering i lønadministrationen sparer også virksomheden for tidskrævende manuelle indtastningsprocesser og menneskelige tastefejl. Det skaber tryghed og kvalitet for både arbejdsgiver og arbejdstager.

Gratisal tilbyder derudover godkendelsesflow til lønkørsler med autokorrektion af fejl og lønsimulering, så den ansatte, eller den ansattes nærmeste leder, kan godkende en lønseddel, inden lønnen bliver kørt.

Foruden at automatisere lønudregninger og dermed minimere fejl understøtter systemet også automatiske bankoverførsler via Nets til medarbejdere, SKAT og pensionsudbydere, hvilket igen reducerer tastearbejde og skaber mere tryghed i organisationen.

5 fordomme om at skifte lønsystem – holder de?

De fleste kender til frustrationer forbundet med lønarbejde, og der kan være mange grunde til at have lyst til at skifte lønsystem. Måske er der penge at spare, måske er der et system, der er nemmere at bruge eller som bedre imødekommer netop ens behov.

Alligevel kan det virke uoverskueligt at skulle gennem processen med at konvertere til og lære et nyt system at kende.

I denne artikel har vi samlet de begrundelser, vi oftest hører nævnt, som grund til at udsætte eller droppe en konvertering af lønsystem. Men er der egentlig hold i dem, eller er det bare fordomme?

  1. Det er svært at vælge det helt rigtige lønsystem
  2. Et nemmere lønsystem er mindre effektivt
  3. Det er besværligt og tidskrævende at konvertere til et nyt system
  4. Der er risiko for at miste data i konverteringen eller lave flere fejl i et nyt system
  5. Det er dyrt at skifte lønsyste

1. Det er svært at vælge det helt rigtige lønsystem

Du kan stå i den situation, at du er interesseret i at skifte lønsystem, men har svært ved at skabe et overblik over hvilket, der passer bedst til din virksomhed.

Der er mange lønsystemer på markedet, og det er derfor ikke underligt, at det kan være svært at skabe et klart billede af udvalget, hvilket er nødvendigt, hvis man vil have den helt rigtige løsning.

De fleste udbydere på markedet lover en nem og enkel lønskørsel, og det kan være svært at gennemskue, hvilken løsning der er den mest effektive og passende til netop dine behov. Som hovedregel er det nødvendigt at afklare (1) hvilke funktioner din virksomhed har eller ikke har behov for, (2) om I ønsker en samlet pakkeløsning eller selv vil skræddesy jeres aftale, (3) prisen for lønsystemet og (4) hvor nemt og effektivt systemet er at bruge for lønbogholderen.

Vi har tidligere lavet en artikelserie med sammenligninger af lønsystemer på markedet, der tager udgangspunkt i netop disse faktorer.

Læs eksempelvis Lønsystemer til den mindre virksomhed eller vores mere uddybende sammenligninger mellem Gratisal og hhv. Danløn, Dataløn og Proløn.

2. Et nemmere lønsystem er mindre effektivt

Der er nok ingen, der fortrækker at arbejde i komplicerede og besværlige systemer, men mange er af den overbevisning, at et tungt og kompliceret lønsystem er nødvendigt, hvis man ikke vil gå på kompromis med funktionaliteten.

I virkeligheden forholder det sig dog lidt anderledes – nemt og brugervenligt behøver ikke betyde forsimplet eller på nogen måde mangelfuldt. Hos Gratisal har vi opbygget et intuitivt lønsystem, der er brugervenligt uden at gå på kompromis med kompleksiteten. Foruden at gøre arbejdsdagen nemmere for lønarbejderen og spare tid for virksomheden kan et mere intuitivt lønsystem og reducere risikoen for fejl på lønsedlen.

Det er ikke mærkeligt, at der er bekymringer forbundet med at skifte lønsystem og bevæge sig ud i et ukendt farvand. Derfor kan det være en fordel at prøve en gratisversion af det nye system først og på den måde teste vandet, og se om det lever op til alle ens behov.

Det kan også være en fordel at vælge et lønsystem som eksempelvis Gratisal, der er fleksibelt i den forstand at man kan til- og fravælge funktioner, hvis behovet skulle opstå.

Der er kort fortalt intet at frygte, hvis du er på jagt efter et nemmere system, men ikke ønsker at gå på kompromis med kompleksiteten.

3. Det er besværligt og tidskrævende at konvertere til et nyt lønsystem

En af de fordomme, vi oftest hører, er at det er besværligt at skifte system, og at der ikke er tid nok til en konvertering. Særligt i mindre virksomheder uden et større bogholderi eller en dedikeret lønfunktion møder vi ofte bekymringer forbundet med at skulle bruge timer på at konvertere og lære et nyt system kende, også selvom det rigtige lønsystem kan spare både tid og frustrationer hos medarbejderen i den anden ende.

Idéen om at en konvertering er lig med en lang og besværlig overføringsproces er forståelig, men dog ikke korrekt. Det skal ikke være svært at konvertere fra et system til et andet. Derfor har vi hos Gratisal fokuseret på at gøre processen så nem og hurtig som muligt.

4. Der er risiko for at miste data i konverteringen eller lave flere fejl i et nyt system

Det er naturligt at være bekymret for at lave fejl når data skal rykkes fra et system til et andet. Eller måske er du nervøs for læringsprocessen, når et nyt system skal indføres, og tænker ”hvad nu, hvis jeg ikke forstår systemet?” eller ”hvad nu, hvis jeg laver en masse fejl?”

Som allerede nævnt er konverteringsprocessen ofte langt mindre kompliceret end de fleste forestiller sig, og derfor er risikoen for fejl i overførslen også minimeret. Det kommer naturligvis an på hvilket lønsystem du skifter til, og hvilken form for assistance du får i konverteringen.

Særligt to faktorer er gavnlige at overveje inden en konvertering: Hvilken form for assistance får du i konverteringsprocessen og hvilken adgang har du til løbende support?

Hos Gratisal tilbydes der en opstartspakke til et mindre engangsbeløb (250 kr.). Med denne pakke kan alle komme godt i gang, og føle sig sikre i systemet fra første lønkørsel.

Det er vigtigt at få en god start, men det er lige så vigtigt at have adgang til kompetent support, hvis et problem eller spørgsmål skulle opstå.

Langt de fleste lønsystemer tilbyder adgang til support, men prisen kan variere meget. Vi har tidligere lavet en sammenligning af prisen for telefonisk support i en lang række lønsystemer, som du kan se her.

5. Det er dyrt at skifte lønsystem

Den sidste fordom vi vil nævne her, er at det er dyrt at skifte lønsystem, eller at der er skjulte udgifter, opstartsgebyrer eller lange bindingsperioder.

Det er aldrig rart at blive overrasket af regninger man ikke forventede eller generelt at betale for noget man ikke har brug for. Måske har du ikke behov for assistance til konverteringsprocessen, eller måske er du ikke interesseret i en opstartspakke eller i adgang til telefonisk support – og så er det en ærgerlig ekstra udgift.

For at holde fast i de samme eksempler som tidligere har Proløn et opstartsgebyr på 89 kr. når man opretter en basispakke (til 19 kr. pr. medarbejder). Denne pakke indeholder til gengæld ubegrænset support.

Hverken Danløn, Dataløn eller Gratisal har et opstartsgebyr. Danløns pakke (til 20 kr. pr. lønseddel) inkluderer online support og en medarbejder app. Hvis du foretrækker telefonisk support kan det tilkøbes for 80 kr. pr. måned for et virksomhedslogin eller 200 kr. pr. måned for et administratorlogin.

Dataløns Basis+ pakke inkluderer support over telefon, chat og mail og har en fast månedlig pris på 129 kr. og 20 kr. pr. lønseddel.

Det er gratis at oprette sig og konvertere til Gratisal, og gratisudgaven giver adgang til almindelig lønstyring og basisfunktioner. Sølvpakken (til 10 kr. pr. lønseddel) inkluderer ubegrænset support over mail eller chat, og guldpakken (til 15. kr. pr. lønseddel) inkluderer også telefonisk support.

Hvad kan vi forvente af vores lønsystem i 2019?

2018 har været et begivenhedsrigt år med både teknologiske udviklinger og internationale regulationsændringer, der har haft betydning for lønadministration og HR-relateret arbejde.

Regulationer som eksempelvis persondataforordningen har givet nye udfordringer for mange virksomheder, men samtidig har nye applikationer og digitale løsninger banet vejen for optimeringsmuligheder.

Den udvikling, vi har set de seneste år, vil fortsætte med at påvirke virksomheder mange år frem, og i nedenstående vil vi se nærmere på nogen af de teknologier og trends, der kan komme til at påvirke og optimere lønhåndtering i det kommende år, så du kan være på forkant med tiden.

 

Standardisering og integrering er lig med optimering

I 2018 så vi et øget fokus på databeskyttelse, og med regulationer som persondataforordningen blev mange virksomheder ramt af ekstra arbejdsbyrder, fordi eksisterende systemer skulle opdateres og ændres for at være compliant med de nye sikkerhedsbetingelser.

Fordelene ved at samle, synkronisere og standardisere store datamængder og dermed reducere den manuelle databehandling blev tydelige for mange. Det er derfor kun naturligt, at der i 2019 vil blive set nærmere på nye løsninger, der gør lignende overgange mere overskuelige.

Der er fordele ved specialiserede applikationer, da de (modsat de mere bredfavnende systemer) er målrettet de specifikke arbejdsopgaver. Best of Breed-tankegangen, hvor der er fokus på delelementerne frem for det store billede (væg-til-væg), kan altså sikre, at de mest effektive applikationer benyttes til den specifikke opgave.

Desværre bliver virksomheder ofte tynget af klodsede manuelle processer, hvor data skal overføres mellem forskellige systemer via manuel indtastning, copy-paste, Excel-ark og lignende. Det er en tidskrævende proces, der kan medføre fejl, og særligt i datatunge funktioner som løn og HR ligger der derfor et stort potentiale i effektive integrationer.

Med cloudbaserede og integrérbare systemer får virksomheder en løsning, der fokuserer på at skabe en samlet database, hvor de sidst opdaterede informationer altid er tilgængelige for alle involverede.

Fordi der er så mange fordele ved et lønsystem, der kan tale sammen med de eksisterende systemer, er Gratisal bygget op omkring et åbent API, hvilket gør det muligt at bygge effektive broer mod applikationer. Der er allerede udviklet integrationer mod en lang række eksisterende ERP-, regnskabs- og økonomisystemer, og der arbejdes altid på at udvikle nye.

Således udnyttes applikationernes individuelle styrker efter Best of Breed-tankegangen, mens de besværlige og fejlbarlige manuelle processer undgås ved at automatisere overførslerne. Det kan spare enormt meget administration, minimere manuelle fejl og frigive medarbejdere til mere inspirerende opgaver.

 

Inddragelse af medarbejdere giver færre fejl og mere tryghed

Ligesom vi nu ser fordelene ved lønsystemer, der kan interagere med andre systemer og applikationer, vil vi i fremtiden også se et større fokus på potentialet i at gøre medarbejdere engageret i lønprocessen.

Undersøgelser viser, at hver anden dansker har oplevet fejl på deres lønseddel. Det er frustrerende for både medarbejder og arbejdsgiver, og det er derfor vigtigt at fejlen bliver opdaget rettet i tide.

Ved eksempelvis at give medarbejdere online adgang til deres lønsedler, og give dem mulighed for selv at redigere deres stamdata, kan man skabe gennemsigtighed i hele processen og reducere risikoen for fejl.

Gratisal er fortaler for, at medarbejderne bliver engageret i lønprocessen, og systemet er det første i verden, hvor du kan sende lønsedler til medarbejderne i udkastform. Derved kan de rapportere tilbage om fejl inden lønnen bogføres, hvilket igen reducerer risikoen for fejl og gør økonomiprocessen både nemmere og mere effektiv.

 

Nye værktøjer til at måle performance

Det nye år vil med al sandsynlighed også vise en stignende interesse i at benytte forskellige datanalyseværktøjer til at måle virksomhedens performance ud fra forskellige parametre. Når performance skal måles, eller optimeringsmuligheder skal spores, er det altid oplagt at se nærmere på virksomhedens økonomiske data herunder løndata.

Med workforce management systemer som Quinyx er det muligt at trække workforce data, der blandt andet gør det muligt at se de økonomiske virkninger af en ændret vagtplan og reducere både omkostninger og administration. Ved at integrere Gratisal med et system som Quinyx åbnes der op for muligheden for at bruge løndata til at måle virksomhedens performance ud fra parametre som tidsregistring og lønomkostninger.

Det er særligt givende for konsulenthuse, vikarbureauer eller andre virksomheder, der lever af at sælge timer eller som selv beskæftiger timeansatte.

I fremtiden vil vi se flere muligheder for at kunne udføre Performance Benchmarking nemt og hurtigt gennem integration af lønsystemer og forskellige dataanalyseprogrammer. Gratisal arbejder lige nu på en integration mod Microsoft Power BI, der vil åbne op for endnu flere analysemuligheder.

 

Automatiserede processer skaber værdi for virksomheden

Begreber som Machine Learning, RPA og AI har været kraftigt debaterede i 2018, og har været anledning til både optimistisk spænding og uro i økonomifunktioner over hele verden. Vi forventer, at der i det nye år vil ske en udvikling fra tale til handling, og at vi vil begynde at mærke fordelene ved automatisering og augmented workflows i aktion.

Når vi taler om augmented workflow, taler vi om at udnytte det bedste ved softwareteknologien uden at erstatte de menneskelige værdier. Man supplerer altså til den uundværlige ekspertise og de professionelle medarbejderes kompetencer, ved at bruge software til at udføre programérbare, repetitive og datatunge opgaver.

Forestil dig for eksempel en automatiseret proces, der er i stand til at konvertere outlookdata til tidsregistrering. Tidsregistrering er en simpel men tidskrævende proces for medarbejderen, der i stedet kan bruge sine kompetencer på opgaver der skaber værdi for virksomheden.

Der er ingen tvivl om at vi vil spændende udviklinger inde for automatisering, RPA og AI dette år, der vil gøre lønadministration nemmere, hurtigere og mere kontrolleret samt give medarbejdere mulighed for at bruge deres tid på mere givende opgaver.

Behovet for professionelle medarbejdere med faglige og personlige kompetencer kommer nemlig ikke til at gå af mode lige foreløbig.

 

Lønsedler som alle kan forstå

Lønsedler
Fejl på lønsedlen?

Undersøgelser viser, at hver anden dansker har oplevet fejl på deres lønsedler.

En sådan fejl kan være en frustrerende oplevelse for både arbejdsgiver og medarbejder, men det er vigtigt for begge parter, at fejlen bliver opdaget, så der kan handles i tide, og fejlen kan rettes.

Det er med andre ord utrolig vigtigt, at man som medarbejder forstår sit løngrundlag, og kan overskue sine lønsedler; Hvad er ens løn? Hvor meget skal man betale i skat? Hvad får man udbetalt?

 
Hvad er en lønseddel og hvad skal den indeholde?

Helt grundlæggende er en lønseddel et skriftligt dokument, der dokumenterer, hvad lønmodtageren har tjent af løn i en given periode, og den fungerer samtidig som medarbejderens kvittering for, at arbejdsgiver har trukket skat, ATP og AM-bidrag af medarbejderens løn. Der er ingen specifikke krav til formen på lønsedlen, men der er nogle minimumskrav til de informationer, der skal fremgå.

 
En lønseddel skal indeholde:
  • Arbejdsgivers navn, adresse og CVR- eller SE-nummer
  • Medarbejders navn, adresse og CPR-nummer
  • Perioden som lønsedlen dækker over
  • Medarbejders løn i perioden
  • Hvilket beløb der er trukket til AM-bidrag og A-skat

De fleste lønsedler vil ofte også have informationer såsom den udbetalte løn, ATP, forskellige tillæg, firmapension, ferieregnskab, feriefridage- og fritvalgsopsparing, fradrag og meget mere, men det er altså ikke et krav for en gyldig lønseddel.

Så længe alle obligatoriske informationer fremgår og er læsbare kan lønsedlen i teorien være udformet og nedskrevet på alle tænkelige måder, men hvorfor skal lønsedler altid kræve en længere regnskabsuddannelse at afkode? Hvorfor skal det netop være så besværligt at afkode en løngrundlag? Hvorfor dog ikke sørge for at informationerne er stillet op på en måde så lønsedlen er intuitiv og let at forstå for medarbejderen, så fejl kan blive opdaget og rettet i tide?

 
Intuitive lønsedler

Vi har skabt et lønsystem og dertilhørende lønsedler, der tager højde for dette. Vores intuitive lønseddel giver medarbejderen den information, der er allermest relevant, præsenteret på en måde der er til at forstå.

I toppen af lønsedlen fremgår de vigtige informationer om både arbejdsgiver og lønmodtager, såvel som lønperiode og dispositionsdato. Derudover er lønsedlen delt op i fire sektioner:

Den øverste sektion (1) giver medarbejderen et overblik over, hvad de får udbetalt, eventuelle tillæg samt hvor meget der betales til skat og pension.

Vil man i detaljerne på lønsedlen, kan man under sektionen “Lønspecifikation” (2) følge grundlaget for de enkelte lønposter.

”Saldi” (3) viser saldi både for den aktuelle lønperiode og/eller år til dato indenfor ferieberettiget indkomst, AM-indkomst og -bidrag, ATP, indeholdt A-skat, pension, arbejdstimer mv.

Den sidste sektion (4) giver mulighed for at se feriestatus både for den aktuelle lønperiode og/eller år til dato.

Gennemgang af lønsedler

Klik på billedet for at forstørre.

 
Realtidsdata og godkendelsesflow

I Gratisal er det muligt for administratoren at arbejde i realtidsdata, og hele tiden se, hvordan ændringer i systemet påvirker de enkelte medarbejderes lønseddel.

Samtidig har vi opbygget et udvidet godkendelsesflow, som minimerer fejl i lønkørslen betydeligt. Denne funktion giver administratoren mulighed for at sende lønkørsel til godkendelse inden denne bogføres.

Når lønnen er udført modtager medarbejderen en mail med besked om, at lønsedlen er klar i Gratisal samt information om, hvilken dato lønnen er til rådighed. Medarbejderen har derefter mulighed for at komme med indsigelser til løngrundlaget.

På denne måde sikres kvalitet og tryghed både for arbejdsgiver og medarbejdere.

Gratisal understøtter også engelsksprogede lønsedler til udenlandske medarbejdere.

Vil du læse læse mere? Via linket her, kan du se et uddrag af Gratisals funktioner. Du kan også se på mulighederne for at skræddersy Gratisal efter lige netop dine behov. Prøv vores beregner og se dine muligheder her.

Relevante artikler:

Danskernes lønsedler vrimler med fejl
Artikel i Ekstra Bladet m. Frants E. Moraitis, CEO i Gratisal

Nye lønsystemer kan få betydning for dig og din lønseddel
Artikel i BT m. Frants E. Moraitis, CEO i Gratisal

Gratisal har lavet den nemme lønseddel
Artikel i Herlev Bladet m. Frants E. Moraitis, CEO i Gratisal

Undgå bøde fra SKAT: Den sporadiske lønindberetning ophører

Den 1. januar 2019 ophører muligheden for at sporadisk lønindberetning. Virksomheder tilladt lejlighedsvis indberetning af A-skat og AM-bidrag mister fra næste år deres tilladelse. Alle virksomheder skal fra årsskiftet lave nul-indberetninger i de måneder, de ikke udbetaler løn til ansatte.

Glemmer du at lave nul-indberetning, får du en dum bøde fra SKAT.

Ændringen er sat i værk for at sikre, at virksomheders lønindberetninger sker korrekt og rettidigt og for at Skattestyrelsen bedre kan føre kontrol med indberetningerne.

 

Fra sporadisk til månedlig lønindberetning

Indtil nu har virksomheder, der ikke udbetaler fast månedlig løn eller stiller personalegoder til rådighed, kunne ansøge om tilladelse til sporadisk at indberette skat ved Skatteforvaltningen. De virksomheder, der udelukkende benytter ansatte i sommermånederne, har således kunne drage fordel af en sporadisk skattetilladelse og dennes pligt til kun at indberette løn i de måneder, hvor der reelt er sket en lønudbetaling.

Pr. 1. januar 2019 vil virksomheder som disse automatisk blive omregistreret, hvorefter pligten til månedlig indberetning af løn vil træde i kraft. I måneder uden lønudbetalinger foretages i stedet nul-indberetninger.

Anvender du sporadisk indberetning, skal du som udgangspunkt ikke foretage dig yderligere. Du vil automatisk blive overført til månedlig indberetning pr. 1 januar. Herefter skal du naturligvis være opmærksom på, at indberette om lønforhold hver måned.

 

Sådan undgår du dummebøder

Glemmer du at indberette, vil Skattestyrelsen foretage et skøn og en foreløbig fastsættelse, og samtidig sende en bøde på 800 kr. i din retning. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på de ændrede lønindberetningsregler.

Forventer du ingen indberetninger af A-skat eller AM-bidrag de kommende år, bør du overveje at afmelde pligten som arbejdsgiver på virk.dk, så du slipper for at foretage nul-indberetninger eller bedre endnu – så du slipper for at glemme dem.

Er du tilmeldt sporadisk indberetning, gælder dette til og med lønindberetningen for december 2018. Det vil sige, at du ikke behøver at indberette en nulangivelse i januar 2019. Den første indberetningsdato (også for nul-indberetninger) er den 11. februar.

Hvis du anvender Gratisal har du mulighed for at tilkøbe funktionen “Automatisk nulindberetning”. Her tager Gratisal sig af din nulindberetning, så du undgår bøder fra SKAT. Du kan læse mere om funktionen og se priser på denne samt andre funktioner her.

Ny ferielov: Gratisal er klar – er du?

Ferielov

Du er højst sandsynligt allerede blevet gjort opmærksom på, at vi får ny ferielov i Danmark pr. 1. september 2020.

Da loven vil få stor betydning for måden hvorpå, man som medarbejder optjener og afholder sin ferie, samt hvordan du som arbejdsgiver skal udbetale feriepenge i og efter overgangsperioden, har vi i dette indlæg valgt at samle ferielovens hovedprincipper, så du kan føle dig godt forberedt frem mod 2020.

Samtidig vil det også være muligt for dig som arbejdsgiver at læse, hvordan du i Gratisal kan bearbejde den nye ferielov – herunder eksempelvis hvilke rapporter du kan trække og hvornår.

Fra forskudt ferie til samtidighedsferie

I dag optjener man som lønmodtager ferie i kalenderåret fra januar til december. Ferien kan dog først afholdes fra 1. maj året efter og 12 måneder frem. De nuværende regler bygger således på et princip om forskudt ferie.

Det er netop princippet om den forskudte ferie, der nu laves om på.

Som lønmodtager kan man nemlig i den nye ferielov allerede afholde sin ferie i takt med, at man optjener sine feriedage. Den ferie man optjener i oktober måned, kan således allerede afholdes måneden efter. Det er det, der kaldes samtidighedsferie.

Det nye ferieår vil fra 2020 strække sig fra 1. september til 31. august året efter. Med den nye lov vil det desuden være muligt, at afholde ferien helt op til 16 måneder efter den er optjent. Den ferie man har optjent i fra 1. september 2020, skal derfor senest afholdes den 31. december 2021.

Ferie allerede fra starten af ansættelse

Som det er i dag, kan nye lønmodtagere risikere at skulle vente i op til 16 måneder, før de første gang kan gå på betalt ferie. Hovedformålet med den nye samtidighedsferie er at give denne gruppe af lønmodtagere mulighed for at afholde betalt ferie allerede fra starten af deres ansættelse.

Her et lille eksempel. I perioden fra september til slut november har en given lønmodtager optjent 6,24 feriedage, som lønmodtageren kan vælge at afholde som juleferie i december. Ønsker lønmodtageren blot at afholde 5 af de i alt 6,24 optjente feriedage, vil han/hun altid kunne gemme restferien, da der er hele 16 måneder at afholde ferien i. Ved overgangen til det nye år vil lønmodtageren have 3,32 feriedage til gode.

Vælger lønmodtageren at afholde 3 ugers sommerferie i juli, vil han/hun på dette tidspunkt have optjent 15,80 feriedage (inklusiv de 3,32 feriedage fra før nytår). Der er hermed en rest tilbage på 0,8 feriedage. Den 31. august vil lønmodtageren således have optjent 5 feriedage (inklusiv de 0,8 feriedage), som han/hun kan vælge af afholde som efterårsferie i oktober.

Feriepenge ’indefryses’ i ny overgangsordning

Hvad så med den ferie man har optjent, men endnu ikke afholdt, når den nye samtidighedsferielov træder i kraft?

For at sikre at arbejdsgiveren ikke lider overlast i overgangsåret, og dermed slipper for at skulle betale 10 ugers ferie til hver medarbejder indenfor 12 måneder, er der lavet en overgangsordning med ’indefrysning’.

Den ferie man har optjent i perioden fra 1. september 2019 til 31. august 2020 ’indefryses’ og vil først blive udbetalt, den dag man forlader arbejdsmarkedet. Man anvender altså den nye ferielov i overgangsåret.

De ’indefrosne’ feriedage forvaltes indtil da af ‘Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler’, der er en fond under Lønmodtagernes Dyrtidsfond (LD).

Som arbejdsgiver kan du vælge enten at indbetale pengene med det samme, eller at vente til lønmodtageren går på pension. Vælger du at indbetale med det samme, skal dette ske ved indgangen til september 2020, hvorefter LD skal sørge for, at lønmodtagerne får et afkast af de mange feriepenge. Vælger du i stedet at vente, skal din virksomhed hvert år forrente feriepengene, med hvad der svarer til den gennemsnitlige lønstigning på LO/DA-området.

Hvad så med ferietillægget?

Også ferietillægget vil blive udbetalt anderledes med den nye ferielov, da ferietillægget ikke vil kunne blive udbetalt ved ferieårets start i et system med samtidighedsferie. Derfor vil ferietillægget skulle udbetales enten samtidig med, at den dertil svarende ferie begynder eller 2 gange årligt. For perioden fra 1. september til 31. maj vil ferietillægget blive udbetalt sammen med lønnen for maj måned, mens ferietillægget for den resterende del af ferieåret, vil blive udbetalt sammen med lønnen for august måned.

Som arbejdsgiver vil du således have valget mellem to forskellige udbetalingsprofiler.

Alle lønmodtagere vil have ret til samme antal feriedage som ved den nuværende lov (2,08 feriedage om måneden). Varslingsreglerne er tillige de samme som i dag og du har fortsat krav på 3 ugers sammenhængende ferie i perioden fra 1. maj til 30. september.

Hvordan hjælper vi dig hos Gratisal?

I Gratisal har du mulighed for at differentiere mellem før og efter indefrysningen. Det vil være muligt at trække rapporter for feriehensættelsen før indefrysningen, som du kan anvende til dit regnskab.

Derudover har du mulighed for at trække en særskilt rapport, hvor du kan se det aktuelle indefrosne beløb. Denne rapport reguleres selvfølgelig løbende frem til d. 31/8-2020, og vil kunne anvendes til rapportering hos LD.

Med andre ord; vi har taget højde for de aspekter af ferieloven, som er allermest relevante for dig, og vi hjælper dig derudover selvfølgelig også godt på vej med besvarelse af spørgsmål omkring ovenstående.

Læs mere om vores funktioner og fordele via linket her.

Gratisal varsler prisændringer pr. 15/9 2018 (men er stadig gratis)


Gratisal er stadig gratis at bruge

Bare rolig – Gratisal er stadig gratis at bruge. Du har i dag adgang til et fuldt moderne lønsystem med interaktive lønsedler, medarbejderportal, rapportering til SKAT, medarbejderskabeloner, rapporter, mobil-apps til Android og iOS og meget mere – uden at det koster en krone. Det ændrer vi ikke på. Flere har dog efterspurgt en mere simpel prisstruktur. Derfor har vi samlet en række af de mest efterspurgte funktioner i 3 pakker, som giver yderligere besparelser samt mulighed for fri telefonsupport.

De fleste kunder der i dag betaler for systemet, vil opleve at det bliver billigere. Og til almen forbrugeroplysning har vi lavet denne lille sammenligning med andre løsninger på markedet:

Pris for et fuldt lønsystem med medarbejderportal, avanceret lønstyring, Nets-betalinger og ubegrænset support*

SystemProdukt/pakkePris pr. lønseddel
PentoStandard50,-
Danløn20,-
Zenegy**Payroll20,- (pr. måned)
DatalønEkspert20,- + Abonnement
SalaryPremium19,-
GratisalSølv10,-

* Indholdet af de forskellige pakker er selvfølgelig ikke 100% identisk i hvert system – men vi har taget udgangspunkt i den billigst mulige pakke der giver dig al den ovennævnte funktionalitet.

** Zenegy opkræver månedsabonnement per medarbejder, uanset antal lønsedler pr. måned

Klik her for at se Gratisals priser pr. 15. september

Nye pakkepriser

Med den nye struktur indfører vi tre pakker – Bronze, Sølv og Guld. Dette gør det nemt for dig at vælge de funktioner der passer til behovene i netop din virksomhed.

    • Bronze-pakken er til den lille, selvkørende virksomhed der gerne vil have en lidt nemmere hverdag end man får med den gratis version. Betalinger håndteres automatisk, bogføringsdata indlæses i økonomisystemet, og udenlandske medarbejdere kan tilgå lønsedler og interface på engelsk. Alt sammen ting der gør hverdagen lidt nemmere, til en pris der næppe vælter budgettet – en flad femmer pr. lønseddel.
    • Sølv-pakken er til virksomheden, der kræver mere af lønsystemet, f.eks. muligheden for at designe egne lønarter eller har krav om rapportering til Danmarks Statistik. Pakken indeholder ubegrænset support via mail/chat, og anbefales derfor også hvis du vil være sikker på at kunne få hjælp fra vores løneksperter uden ekstra omkostninger.
      Denne pakke koster 10,- pr. lønseddel.
    • Guld-pakken koster 15,- pr. lønseddel og giver dig alt hvad Gratisal kan byde på, herunder timeregistrering og avancerede funktioner som godkendelse af lønkørsler og håndtering af overenskomster. Vi udvikler løbende mere funktionalitet, som vil blive stillet til rådighed for vores guld-kunder uden merpris. Du får også en begrænset mængde telefon-support med i prisen.
    • Bland selv: Vi holder fast i at du kan skræddersy din egen pakke, hvor du kun vælger de moduler netop jeres virksomhed har brug for. Bemærk dog at du ofte opnår en stor besparelse ved at vælge en af pakkerne i stedet.
      Du kan også vælge en pakke plus et eller flere enkeltstående moduler – der er frit valg på alle hylder.

Klik her for at se Gratisals priser pr. 15. september

Hvad betyder ændringerne for mig?

Ændringerne vil for nogle kunder medføre et prisfald, og for nogle en lille prisstigning. Vi konverterer automatisk eksisterende kunder til den billigste løsning der indeholder de samme funktioner som de p.t. benytter. Har du specifikke ønsker til hvad du vil tilmeldes, så kontakt os.

Den største forskel er at det ikke længere vil være gratis at integrere til økonomisystemer. Kaster du en femmer pr. lønseddel i vores retning, får du adgang til både dén funktion, engelsk sproglag og bankoverførsler via Nets.
Kører du den helt skrabede model hvor du kun betaler for Nets-overførsler, stiger din pris fra 90 øre pr. lønseddel til en krone.

Desuden vil nogle af de mest specifikke og sjældent anvendte lønarter fra 15/9 kræve at man tilvælger modulet Avanceret Lønstyring. Se den fulde liste nedenfor.

Bemærk endelig at der fremover vil gælde et varsel på 3 måneder for nedgradering eller framelding af en pakke.

Følgende lønarter vil fra 15. september kræve tilvalg af ”Avanceret lønstyring”:

    • Jubilæumsgratiale eller fratrædelsesgodtgørelse
    • Regulering af beskatningsgrundlag
    • Fri kost og logi
    • Beskatning af fri bil
    • Beskatning af sundhedsforsikring
    • Rejsegodtgørelse / diæter – chauffører i DK
    • Rejsegodtgørelse / diæter – chauffører i udlandet
    • Fri medielicens
    • Fri sommerbolig
    • Fri helårsbolig
    • Fri lystbåd


Oversigt over den nye pakkestruktur

 

*Guldpakken inkluderer gratis telefonsupport:
Op til 30 min. hvis din virksomhed har imellem 0 og 99 lønsedler pr. måned.
Op til 60 min. hvis din virksomhed har imellem 100 og 499 lønsedler pr. måned.
Ubegrænset hvis din virksomhed har 500 eller flere lønsedler pr. måned.

**Du kan frit vælge ekstra tilvalgspakker, selvom du også har valgt en af pakkeløsningerne

 

Klik her for at se Gratisals priser pr. 15. september

Den Nye Ferielov er vedtaget

Regeringen har netop godkendt den Nye Ferielov – eller Samtidighedsferien, som den også mundret hedder.

Navnet skyldes, at du at fra 1.9. 2020 kan holde din ferie, samtidig med du optjener den, og altså ikke som nu med Forskudt ferie, hvor du skal optjene alle feriedage i året før du kan afholde ferie.

For nye personer på arbejdsmarkedet betyder det, at de kan holde ferie allerede det første år de er ansat, og ikke som før skulle vente op til 16 måneder før de har optjent ferie.

Beskæftigelsesminister, Troels Lund Poulsen, er tilfreds med den nye ferielov : “Alle skal have ret til betalt ferie. (..) Hvert år er der 50.000 nyuddannede, som i deres første ansættelsesår ikke kan holde betalt ferie, ligesom andre. Det laver vi om på nu.”

Han kalder den nye ferielov ’robust’, men…

Hvordan fungerer den nye lov egentlig?

Formålet med den nye ferielov er at sikre betalt ferie fra din første ansættelse, i stedet for som nu, hvor du skal vente op til 16 måneder for at kunne afholde ferie betalt.

Med den gamle Forskudt Ferie-lov, lovoptjener du din ferie fra januar til december, og kan afholde den fra maj det følgende år og 12 måneder frem.

Samtidighedsferie kan du afholde ferie, mens du løbende optjener den. Ferien kan afholdes op til 4 måneder EFTER ferieårets 12 måneder er slut. Dermed har du 16 måneder til at afvikle optjent ferie.

Alle har ret til samme antal feriedage og vil stadig optjene 2,08 feriedage om måneden.

Ny Ferielov overgangsperiode

Det betyder, at der vil være en overgangsperiode, hvor de som allerede er i arbejde, vil mærke, at optjenings- og afholdelsesperioden ændres. Optjening vil rykke fra januar-december til september-august. Afholdelsen vil ændres fra maj-april året efter til september-december året efter.

Er du ny på arbejdsmarkedet kan du afholde ferie allerede første år du er ansat. Det vil sige, at du i februar kan afholde de 2,08 dage du optjente i januar for eksempel.

Er du virksomhedsejer?

For dig som virksomhedsejer og for samfundsøkonomien i det hele taget,  kan den nye ferielov have helt anderledes alvorlige konsekvenser, hvis de ansatte skal kunne afholde ferie løbende fra dag 1 på arbejdsmarkedet.

Derfor indføres en etårig overgangsordning som kombinerer de to ferielove: ferieåret bibeholdes, men ferien optjenes løbende. Det har vi skrevet om i blogindlægget Om den nye Ferielov, hvor vi giver anvisninger til, hvordan du som virksomhed skal forholde dig.

Samtidig indefryses den ferie som optjenes 1.9. 2019- 31.8. 2020 og udbetales først, når du forlader arbejdsmarkedet. I stedet afholdes betalt ferie optjent som Samtidighedsferie.

De indefrosne feriemidler lægges i den dertil oprettede ’Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler’, som vil administrere midlerne.

Hvordan hjælper vi dig hos Gratisal?

I Gratisal har du mulighed for at differentiere mellem før og efter indefrysningen. Det vil være muligt at trække rapporter for feriehensættelsen før indefrysningen, som du kan anvende til dit regnskab.

Derudover har du mulighed for at trække en særskilt rapport, hvor du kan se det aktuelle indefrosne beløb. Denne rapport reguleres selvfølgelig løbende frem til d. 31/8-2020, og vil kunne anvendes til rapportering hos LD.

Med andre ord; vi har taget højde for de aspekter af ferieloven, som er allermest relevante for dig, og vi hjælper dig derudover selvfølgelig også godt på vej med besvarelse af spørgsmål omkring ovenstående.

Se alt om vedtagelsen af den nye ferielov på regeringen.dk og på beskæftigelsesministeriets hjemmeside, bm.dk

Læs også vores CEO, Frants Moraitis’s, kommentar til bibeholdelse af begrebet Ferieår i Berlingske Business 01.02.2018