Sådan løser man de 3 mest almindelige udfordringer ved skifte af lønsystem

Udfordringer

Enhver virksomhed står over for sine egne udfordringer ved at skifte lønsystem, men de tre største udfordringer plejer at være almindelige på tværs af de fleste virksomheder. Ved at identificere de mulige udfordringer forud for processen, så kan man bedre forberede sig på et skifte og dermed får man den bedste mulighed for at opnå succes. I det følgende vil vi fremlægge de tre mest kendte udfordringer og så hjælper vi dig selvfølgelig også med, hvordan du skal løse disse. 

Udfordring 1: Standardsystemer og manglende fleksibilitet fra udbyder

Et vellykket skifte af lønsystem vil vise en god balance mellem standardiserede processer og en bevarelse af fleksibilitet på et lokalt niveau. Hvis man strømliner skiftet for meget, så vil ens medarbejdere være tvunget til at arbejde uden for det nye lønsystem for at imødekomme nogle specifikke behov den enkelte virksomhed har. På den anden side så taler mange erfaringer for, at et lønsystem, der tager højde for ethvert specifikt krav, kan være meget kompliceret og ekstremt dyrt at beholde.  

Fra udbyders side kan der ofte være en manglende forståelse for, at man ikke kan nøjes med en standardløsning og det gør, at de ikke tilbyder den fleksibilitet, som der ofte er brug for i form af support i implementerings-/opstartsfasen samt tekniske rettelser i systemet, der sikrer en mere optimal anvendelse.  

Løsning

For at kunne tage den rigtige beslutning om, hvilken slags lønsystem din virksomhed har brug for, så er det essentielt at have en solid forståelse for ens behov samt hvilke mangler ens nuværende lønsystem har. Eksempelvis er standard software ikke i stand til at tage højde for ethvert lokalt krav i en virksomhed og det betyder, at man vil blive nødt til at udarbejde en tilpasset løsning, som er bedst egnet til ens unikke situation.

Dette kan dog oftest blive en dyr manøvre, men med et moderne og innovativt lønsystem som Gratisal, der er modulært opbygget, kan du faktisk skræddersy det, så det passer til lige netop din virksomhed til markedets billigste pris. Du kan til- og fravælge funktioner løbende, så du kan afprøve, hvad du gerne vil benytte dig af og hvad der passer bedst til dine behov og du betaler aldrig for de enkelte funktioner, før du benytter dig af dem i din lønkørsel. 

Udfordring 2: Mangel på datakvalitet  

Datastyring har altid været en stor udfordring for lønafdelinger, specielt på grund af problemer med dataintegritet. Strømmen af data mellem lønsoftware, Excel-ark og andre systemer er nødvendig for, at begge lønfunktionen kan udføre dennes opgave effektivt. Imidlertid er dét data, som befinder sig i de tilsvarende systemer ofte, ikke synkroniserede og med forsinkelser i behandlingen af nøgleændringer. 

Den anden udfordring med data er rapportering. Det tager tid at samle information ind fra en række løn- og HCM-systemer. Oven i købet så er dette typisk en manuel proces, hvilket betyder, at de indsamlede data kan være ufuldstændige, unøjagtige og/eller forældede inden de er klar til analyse. Men i dag er virksomheder afhængige af nøjagtig information for at styre beslutningstagningen og derfor er det tid til at lønrapporteringen skal udvikle sig.  

Hovedformålet ved at forbedre både datastyring og rapportering er at sikre bedre datakvalitet. Dette kan eksempelvis sikres gennem systemintegrationer, så den data du finder i dit lønystem er korrekt såvel som at den data du sender ud af selv samme også er korrekt, når det møder et nyt system. Det er nemlig sådan, at hvis der kommer “skidt” ind i din lønproces, så kommer der også “skidt” ud. Det betyder, at du ikke skal regne med at ende med noget, der er brugbart for din virksomhed, hvis dine data ikke er i orden til at starte med og det kan ende med at koste dig dyrt.

Læs mere om systemintegration her: https://www.gratisal.dk/da/loenadministration/

Løsning

Når det kommer til en fyldestgørende analyse og lønrapportering, så er det første man skal kigge på centraliseringen og standardiseringen af dine data. Med en fleksibel løsning for løn kan rapporter trækkes sammen fra en enkelt kilde i stedet for fra forskellige systemer. Denne centralisering giver mulighed for realtidsrapportering baseret på live data dashboards, hvilket understøtter strategisk beslutningstagning på det højeste niveau.

Det er også vigtigt kontinuerligt at sikre kvaliteten af dine data, som også kan understøttes af enkeltkildedata og selvbetjening af medarbejderdata. For at sikre dig ovenstående, så er det vigtigt, at du benytter dig af et lønsystem med enten et åbent API eller et godt udvalg af integrationer, så dataudvekslingen sker nemt, hurtigt og fejlfrit. Dette medfører ikke kun gode data, men også forbedrede brugeroplevelser, hurtigere implementeringer og lavere omkostninger.  

Hos Gratisal tilbyder vi en samlet løsning, hvor du har mulighed for at skræddersy et lønsystem, som passer lige netop til din virksomheds behov. Gratisal tilbyder systemintegration, så dataudvekslingen sker nemmere, hurtigere og mere fejlfrit. Herunder tilbyder vi realtidsdata og et stort udvalg af rapporteringsmuligheder alt afhængig af hvilken fane du befinder dig i i systemet. I disse rapporter kan du eksempelvis sammenligne lønkørsler of finde afvigelser mm.  

Udfordring 3: Frygten for at det er svært at implementere  

Hele tanken om at skulle håndtere den forandring, som det at skifte lønsystem kan medføre og frygten for, at det er svært at implementere et nyt lønsystem er en af de mest almindelige udfordringer man ser. Det kan nemlig være en stor mundfuld for en virksomhed at adoptere et nyt lønsystem, da det kan være en betydelig ændring i virksomheden og det vil betyde, at virksomheden må give slip på deres gamle og etablerede rutiner. Det er derfor helt normalt, at der vil forekomme fordomme som disse om at skulle skifte lønsystem.

Læs mere om fordomme ved at skifte lønsystem her: https://www.gratisal.dk/da/5-fordomme-om-at-skifte-loensystem/

Løsning

Åben og transparent kommunikation er nødvendigt, hvis et skifte af lønsystem skal blive vellykket. Derfor er det vigtigt at der kommunikeres klart og tydeligt omkring de fordele og udfordringer der er ved sådan et skift for både organisationen og medarbejdere.

Det kan være fordelagtigt at samle alle medarbejdere, der er i berøring med lønfunktionen i starten af processen for at forklare, hvad skiftet går ud på for på den måde at øge engagementet i virksomheden. Derudover kan du bruge projektet til at give dine dygtige medarbejdere nye udviklingsmuligheder og er du bekymret for at miste nogle af dine nøgleansatte, så adresser dette forud for projektet.

Nogle virksomheder frygter altså at skifte lønsystem, fordi de er bange for, at det vil være en lang og tidskrævende proces. Men med Gratisal skal du ikke frygte, at det bliver en lang og dyr proces. Hos Gratisal har vi nemlig et åbent API, der sikrer en nem dataudveksling, som gør, at det er nemt at konvertere data fra dit nuværende lønsystem – lige meget hvilket system du har på nuværende tidspunkt – og flytte det til Gratisal.

Udover fleksibiliteten som du får ved Gratisal, så gør vi det også nemt og billigt for dig at implementere vores system. Du kan nemlig oprette dig gratis for at få en fornemmelse af vores system/arbejde med data og når du synes, at du har fået en fornemmelse for systemet, så hjælper vi dig videre med implementeringen efterfølgende, såfremt du ønsker dette.

Styrk din virksomhed med engagerede medarbejdere

Engagerede medarbejdere

Mangel på medarbejderengagement kan koste din virksomhed mange penge.

Her kan det blandt andet være i form af rekrutteringsprocesser; jo mindre engagerede dine medarbejdere er, desto større er sandsynligheden for, at de skifter job, og at du bliver nødt til at finde en ny medarbejder. Og det er absolut ikke helt billigt.

Modsætningsvis kan en arbejdsplads, hvis medarbejdere har et højt engagementsniveau, give betydeligt bedre tal på bundlinjen og faktisk også færre fejl på lønsedlen. Så fokus på medarbejderengagemant er altså et sted, hvor du virkelig kan vinde noget for din virksomhed.

Skab værdi for dine ansatte 

Når det kommer til at engagere dine ansatte, handler det om at skabe værdi for de personer, der har til opgave at skabe værdi for dig og din virksomhed.

Der er forskellige ting, du kan gøre for at forbedre dine ansattes engagement og dermed din virksomheds resultater. Blandt de ting, der kan skabe mere værdi, er implementeringen af systemer, der eliminerer diverse fejl omkring medarbejderne.

Dette kunne blandt andet være Gratisal, hvor dine medarbejdere kan få tilsendt deres lønsedler i kladdeformat, inden lønnen er bogført, så de kan finde eventuelle fejl, inden de modtager den endelige lønseddel. Dette medbringer mere produktivitet samt en større følelse af meningsfuldhed blandt de ansatte, fordi de føler sig hørt og involveret.

Herudover er der en række forebyggende initiativer, du kan sætte i værk for at forbedre dine medarbejderes trivsel og dermed få mere engagerede medarbejdere. Heriblandt kan du implementere et åben dør- princip (også selvom du arbejder i et kontorfællesskab uden reelle kontorer og hermed også døre), hvor du opfordrer dine medarbejdere til at komme til dig, hvis de skulle have nogle ting, de døjer med. På denne måde viser du dine medarbejdere, at du er engageret i dem; så skal de nok også være engageret i din virksomhed.

Derudover bør du selv også i ny og næ spørge ind til den enkelte medarbejder, så du viser interesse for, hvordan de har det.

Vi anbefaler i øvrigt, at du laver målinger af medarbejdernes humør, så du kan få en realtidsindsigt i organisationens performance og potentialet for engagement. Der kan et værktøj som Peakon være med til at løfte medarbejdertilfredsheden, sikre lavere sygefravær samt højere produktivitet.

Hvilken forskel gør engagerede medarbejdere? 

Et højt medarbejderengagement handler om mere end bare tal. Når dine medarbejdere er engagerede i det, de arbejder med, fører det også en række andre positive ting med sig.  

Foruden driftsmæssigt overskud og lavere udskiftning af ansatte kan der nævnes mindre fravær og færre sikkerhedsproblemer. Det vil sige, at engagerede medarbejdere har færre sygedage, og at de sjældnere kommer ud for arbejdsulykker; igen ting, der vil gøre en stor forskel for virksomhedens performance. 

Lønadministration: Sådan får du en lynhurtig lønadministration!

Lønadministration

Lige meget hvordan man vender og drejer det, så er en korrekt løn ekstremt vigtigt for, at medarbejdertrivslen er i top. Hvis medarbejderne bliver ved med at have fejl på lønsedlerne, så går der ikke lang tid før de har fundet et andet sted at være. Derfor sættes der oftest meget tid af til lønadministration, så lønnen sidder lige i skabet. Men behøves der at sættes flere dage af til din lønadministration?  

Svaret er nej! 

I dette indlæg vil vi beskrive, hvilke funktioner i et lønsystem, der kan bidrage til en lynhurtig lønadministration. Efter en beskrivelse af hver enkelt funktion, så hjælper vi dig selvfølgelig også med at identificere, hvilke systemer der tilbyder disse, og hvor meget du skal betale for dem.  

I denne sammenhæng er det værd at nævne, at information omkring de enkelte lønsystemer er trukket fra deres hjemmeside. Hvis et lønsystem ikke er nævnt i nedenstående, skyldes det enten, at funktionen ikke tilbydes eller, at der ikke oplyses om dette på det givne website.

Systemintegration: Så data i din lønadministration er korrekt 

Her er der virkelig tid at hente!

Så skriv dig dette bag øret: Hvis der kommer “skidt” ind i din lønproces, kommer der også “skidt” ud.

Det betyder, at du ikke skal regne med at ende med noget, der er brugbart for din virksomhed, hvis dit udgangspunkt – dine data – ikke er i orden. Tværtimod kan det ende med at koste dig dyrt – både i arbejdstimer og kroner. Derfor er det vigtigt, at du benytter dig af et lønsystem med enten et åbent API eller et godt udvalg af integrationer, så dataudvekslingen sker nemt, hurtigt og fejlfrit.  

Lønsystemer der tilbyder systemintegrationer: De fleste lønsystemer tilbyder integrationsmuligheder. Dog er det forskelligt, hvor informative de enkelte er om mulighederne for at integrere op mod deres system, samt hvor mange systemintegrationer de tilbyder en standardbruger. 

Du kan læse mere om de enkelte systemers integrationer under vores sammenligning af 10 lønsystemer. Dette blogindlæg finder du her

Hvis dette har vækket din interesse for at dykke endnu mere ned i datakvalitet og integrationer etc., så kan du eventuelt læse vores indlæg og/eller høre vores podcast-episode om datakvalitet.

Realtidsdata: Så du får en hurtig og mere sammenhængende lønadministration 

Lav dit arbejde i én arbejdsgang.  

Du kender det sikkert godt – det er utrolig rart at kunne færdiggøre de ting man sidder og arbejder med. Derfor kan det også være frustrerende, hvis du skal gå til og fra din lønproces, fordi du ikke kan se konsekvenser af dine handlinger, når du har foretaget dem.  

Derfor er det værd at kigge efter et lønsystem med realtidsdata, hvor du netop ikke skal vente natten over på, at dine ændringer kan ses i systemet. Det giver en hurtigere arbejdsgang og en meget lavere fejlmargin. 

Lønsystemer der tilbyder realtidsdata er: 
– Gratisal 
– Pento

Godkendelsesflow til lønkørsler: Så din fejlmargin bliver betydelig lavere! 

Godkendelsesflowet sikrer dig, at de rigtige mennesker verificerer lønnen eller tidsregistreringerne, der danner grundlaget for lønnen.  

Dette er med til at styrke din lønadministration og i sidste ende bidrage til en endnu lavere fejlmargin. Med andre ord; en hurtigere lønadministration. 

I Gratisal får du – udover det almindelige godkendelsesflow – også mulighed for at sende lønsedler til godkendelse hos medarbejderne inden lønnen bliver kørt.  

Hvorfor? Jo, i sidste ende er det medarbejderne, der er allermest opmærksomme på deres løn. Derfor giver det rigtig god mening, at de har mulighed for at se deres lønseddel inden lønnen bliver bogført.  

Lønsystemer der tilbyder godkendelsesflow til lønkørsler er: 
– Gratisal
– Zenegy
– Dataløn
– Pento
– Epos Løn
– Danløn

Datostyring: Så forglemmelser ikke bliver en tidsrøver! 

Der er intet mere akavet for en arbejdsgiver/arbejdstager når bonusser, lønstigninger eller tillæg er blevet glemt.  

Derfor er det vigtigt, at du har mulighed for at fastsætte fremtidige hændelser i dit lønsystem, så du kan være den akavede samtale foruden.  

Denne samtale kan du slippe for, hvis du vælger et lønsystem med datostyring.  

Med funktionen kan du – som tidligere nævnt – lave dine ting i en og samme arbejdsgang. Du kan eksempelvis fastsætte lønstigninger på baggrund af anciennitet mm. et år ude i fremtiden. Så slipper du for små post-its eller begivenheder i din Outlook, der minder dig om en ændring, du skal lave et helt eller et halvt år ude i fremtiden.

Lønsystemer der tilbyder datostyring er:
– Gratisal
– Epos Løn
– Visma Løn
– Lessor

E-bog: Det skal du vide om løn- og medarbejderomkostninger

 

Det skal du vide om løn- og medarbejderomkostninger!

Manglende viden om lønforhold og medarbejderomkostninger er oftest hovedårsag til, at mange virksomheder overraskes og/eller påvirkes negativt, når en ansat eksempelvis sygemeldes, går på barsel eller hvis vigtige datoer misses i forbindelse med lønkørsler.

I denne e-bog giver vi dig derfor et indblik i nogle af de lønforhold, du skal være opmærksom på, såfremt du har ansatte tilknyttet din virksomhed.

 

 

Der er rigtig mange overvejelser, der skal tænkes igennem og valg, der skal træffes, når du starter en virksomhed eller ansætter dine første medarbejdere. Hvor meget vil en medarbejder koste om måneden, hvordan tackles medarbejdere, der bliver ramt af stress eller anden sygdom og hvordan undgås dummebøder fra SKAT?

Helt overordnet ønsker vi at præsentere, hvilke lønområder du skal forholde dig til, hvad de forskellige løntiltag vil koste dig og endelig hvilke tanker du bør gøre forud for dine valg.

Hvis du skulle have nogle spørgsmål til indholdet, er du mere end velkommen til at kontakte os på support@gratisal.dk.

Ellers vil vi blot ønske dig god fornøjelse med bogen!

 

Download e-bogen via nedenstående formular

Fremtiden er bygget på gode data

 

Podcast om datakvalitet 

Hvis du er lidt mere til lyd end til tekst, så har vi også lavet et podcast-episode om vigtigheden af gode data. Her deler vores CEO, Frants Moraitis, og vores CCO, Tejn Nielsen, deres tanker om emnet.

 

For at optimere forretningen har du naturligvis brug for et solidt grundlag at gøre det på. Det grundlag er gode data. Alligevel døjer mange virksomheder med data, der for eksempel er forældede eller fyldt med fejl.

Det kan være katastrofalt, og derfor giver vi her et bud på, hvad du kan gøre for at sikre en god datakultur i din lønfunktion. Og hvorfor så det? Jo, fordi økonomi- og lønfunktionerne i dag er mere end omhyggelige leverandører af regnskaber, rapporter og lønsedler.

De skal samtidig være aktive deltagere i udviklingen af virksomhedens strategi og forretning. For eksempel ved at få forretningsstrategierne til at spille optimalt sammen. Eller sammenholde KPI’er med andre afdelinger og optimere processer og medarbejdertilfredshed.

 

Dårlig data ind = dårlig data ud

Det kræver naturligvis, at de kan analysere og træffe beslutninger på sikker grund. Ikke mindst i lønfunktionen er der krav om, at tingene bliver gjort effektivt, og ressourcerne udnyttet bedst muligt.

Skriv dig derfor dette bag øret: Hvis der kommer “skidt” ind i en proces, kommer der også “skidt” ud. Det betyder, at du ikke skal regne med at ende med noget, der er brugbart for din virksomhed, hvis dit udgangspunkt – dine data – ikke er i orden. Tværtimod kan det ende med at koste dig dyrt, både i arbejdstimer og kroner.

Løndata er noget, der berører hele virksomheden. Det overrasker dig nok ikke, når vi som det næste understreger, hvor vigtig god datakvalitet er. Spørgsmålet er så, hvad du kan gøre for at holde dataene rene.

 

Dårlige data skaber mistillid

Lad os først se på, hvordan data kan blive ”dårlige”. Mange virksomheder bruger naturligt flere forskellige systemer til at understøtte deres processer, såsom økonomi-, tids-, vagt- og lønsystemer. Derfor har de også lige så mange forskellige miljøer, hvor data bliver skabt og behandlet.

Da miljøerne som regel deler informationer med hinanden, kan en virksomhed ende med at have variationer af det, der burde være ens data, spredt over forskellige systemer.

Medarbejderne risikerer nemlig at ajourføre dataene på forskellige tidspunkter, og der kan nemt ske fejl, hvis de overfører og behandler dem ved “håndkraft”. Især i lønfunktionen, der traditionelt er præget af manuelt tastearbejde med mange data, kan det være en stor udfordring.

I Gratisal kan du eksempelvis tilgå al data i realtid for at sikre, at du ikke kommer til at behandle data, der er for “gamle”. Du kan i stedet se konsekvenserne af dine handlinger i lønkørslen med det samme.

Det vil minimere din fejlmargin betydeligt, og du undgår mangel på tillid til lønfunktionen. Dårlige data fører i sagens natur til stor frustration hos brugerne, der skal på omveje for at sikre sig, at de har de rette informationer. 

 

Integration sikrer kvalitet

Det er vigtigt, at alle kigger på de samme data, som de ovenikøbet ved er opdaterede og rigtige som udgangspunkt. Hvis ”dataintegration” ikke er et begreb, du allerede kender til fingerspidserne, er det derfor en god idé at komme i gang.

Det kan egentlig siges meget klart: Jo bedre integrerede dine systemer er med hinanden, desto nemmere er det at validere data og nå i mål med det, du i lønfunktionen har sat dig for – som jo utvivlsomt er at bidrage til virksomheden succes og hermed også medarbejdernes tilfredshed.

Integrationen sikrer, at dine data bliver gjort globale og derfor forståelige i de andre systemer, du benytter. Det gør udvekslingen af data nemmere, og de er troværdige at arbejde med, fordi flere forskellige medarbejdere slipper for at opdatere og validere dem på tværs af systemer.

Gratisal tilbyder et åbent API og automation, som gør systemet fleksibelt i forhold til dit behov. Vi har nedbrudt lønarter og deres opførsel til processer, så kompleksiteten falder, når du skal eksekvere lønnen. 

 

Kom i gang nu!

Du gør dig selv en stor tjeneste ved at arbejde med dine data og ikke mindst kigge i retning mod systemer, der er integrerbare. Mange virksomheder bruger alt for mange ressourcer på rettelser frem for at eksekvere på det, der skaber værdi.

Især større virksomheder kan spare meget tid og sikre færre fejl ved at nedbringe det manuelle arbejde med løndata. En integration eller automation, der tager et par dage at sætte op, kan være en stor gevinst, hvis den erstatter en manuel proces med dataoverførsel, der kræver et par timer om ugen.

Men også mindre virksomheder, der ikke bruger nær så meget tid på den slags processer, har meget at vinde ved selv små handlinger. For eksempel ved Gratisals datostyring, der fjerner behovet for at behandle data både nu og i fremtiden.

Derfor er rådet herfra: Kom i gang med at prioritere dine data allerede nu!

Lønsedler i e-Boks – Hvorfor egentlig?

lønsedler i e-boks

Mange virksomhedsejere og lønmedarbejdere kan nok nikke genkendende til, at det er forbundet med en vis tryghed for medarbejdere at modtage lønsedler i e-Boks. Men hvorfor egentlig?  

I dette blogindlæg vil vi forsøge at gøre lidt op med den vanetænkning, der gør at e-Boks af mange opfattes som det rigtige sted at finde sin lønseddel. Gratisal har bestemt ikke et horn i siden på e-Boks. Vi tilbyder selvfølgelig lønsedler i e-Boks, men egentlig synes vi ikke du behøver funktionen. 

Hvis du alligevel gerne vil lade dine medarbejdere se deres lønsedler i e-Boks, kan du som sagt godt dét, og det koster kun 5 kr pr lønseddel.

Løn er dynamisk – det bør en lønseddel også være 

Vi har flere gange argumenteret for, at lønfunktionen bør være en lige så dynamisk størrelse som alle andre dele af en virksomhed. Dette gælder selvfølgelig også dine lønsedler. 

Lønsedler i e-Boks er i virkeligheden ikke så anderledes end en gammeldags papirlønseddel. Når først den er sendt, er den statisk og uforanderlig. Hvis der er fejl, skal du lave en helt ny version, og dine medarbejdere risikerer at sidde med en forvirrende bunke af flere forskellige lønsedler for én måned. Hvis du vil sende lønnen til godkendelse hos medarbejderne før den køres, skal det enten foregå i et andet system eller fysisk.

Hvorfor ikke samle det hele ét sted? 

I Gratisals lønsystem kan du arbejde med realtidsdata, og dermed se effekten af dine ændringer med det samme – direkte på den pågældende lønseddel. Dine medarbejdere kan både se- og advisere om fejl i lønsedlerne, før de sendes til udbetaling. Hvis de finder fejl, kan systemets autokorrektion udligne differencen den følgende måned, tage hensyn til korrekt skat etc. 

Desuden rettes lønsedlen automatisk til, sådan at den seddel der ligger tilgængelig for medarbejderen i dennes dertilhørende medarbejderapp til enhver tid vil være den korrekte. Lønsedlen er tilgængelig i både html og pdf, så det er muligt for medarbejderen at downloade, og den vil derudover være til rådighed i fem år efter en eventuel afskedigelse. Der er altså rig mulighed for at hente og opbevare lønsedlen, på den måde medarbejderen ønsker.

Gratisals lønsedler er intuitive og opfylder alle krav 

Nogle vil måske stadig sidde med en fornemmelse af, at lønsedler i e-Boks er mere korrekte eller officielle. e-Boks er stedet vi modtager breve fra borgerservice, banken osv., så det må da også være dér en lønseddel hører til? Denne fornemmelse er altså ikke korrekt. 

Der er en række krav til indholdet af en lønseddel mht. informationer omkring arbejdsgiver og medarbejder, perioden som lønsedlen dækker, løn i perioden og beløb trukket til AM-bidrag og skat. Derudover kan den sådan set være udformet og nedskrevet som man vil. 

Gratisals lønsedler opfylder naturligvis alle disse krav, og desuden er de intuitivt udformet, så det ikke kræver en højere økonomi-grad at afkode dem. Og så er vores anbefaling, at de behandles og læses direkte i systemet, for at sikre den maksimale dynamik! 

HR og løn: Et samarbejde der gavner dine medarbejdere

HR og løn

 

Podcast om HR og løn

Hvis du er lidt mere til lyd end til tekst, så har vi også lavet et podcast-episode om samarbejdet mellem HR og løn.  Her deler vores CEO, Frants Moraitis, og vores CCO, Tejn Nielsen, deres tanker om førnævnte.

 

Samfundet og arbejdsmarkedet bliver mere og mere vidensbaseret. Folk bliver i stigende grad headhuntet, og virksomheder gør i det hele taget meget for at tiltrække de rigtige medarbejdere. Hvis din virksomhed skal være konkurrencedygtig, skal du gøre det samme, eller som minimum værne om de medarbejdere du har.

Udover at en medarbejder selvfølgelig leverer et stykke arbejde for virksomheden, skal en virksomhed i stigende grad også fokusere på at servicere sine medarbejdere. Her ligger de vigtigste medarbejder-services hos HR og løn. Der skal derfor naturligvis være et stærkt samarbejde mellem de to afdelinger. 

 

Kom godt fra start 

Det ér dyrt at få nye medarbejdere – men det er endnu dyrere at tabe dem igen! Den tid og penge, der sikrer at en ny medarbejder kommer ordentligt ind i virksomheden og arbejdet, er godt givet ud. Sørg for at være ordentligt forberedt. Det er vigtigt at de forskellige systemer i HR og løn taler med hinanden, så det er nemt at oprette en ny medarbejder. Sørg for at have lagt en plan allerede inden medarbejderen starter, og at de har hvad de skal bruge af hardware etc. 

 

Sæt dig i medarbejderens sted 

Kan du svare klart ”ja” til, at de forhold du byder dine medarbejdere er dem du selv gerne ville arbejde under? I så fald gør du nok meget rigtigt! De fleste vil gerne have en arbejdsplads, der giver dem plads til udvikling. De vil møde op hver dag, og føle de gør en forskel. Sørg for at efteruddanne dine medarbejdere og at betale for det. 

Samtidig kan du med fordel holde dig orienteret i overenskomster og i lønudvikling via Danmarks Statistik, for at sikre at du tilbyder en konkurrencedygtig løn. Det kan også indebære andre medarbejderfordele, såsom betalt internet i hjemmet, rabatter forskellige steder eller lignende. 

 

Integrer afdelingerne 

At HR- og lønafdelinger skal integreres betyder selvfølgelig ikke, at de skal smelte helt sammen. Der ér forskelle på HR og løn, og det er helt fint. Men der ér altså rigtig meget at vinde ved at sørge for at afdelingerne spiller sammen. De arbejder begge mod fælles mål – at tage sig af dine medarbejderes behov og i sidste ende: At styrke din virksomhed. 
 
Som tidligere nævnt er det først og fremmest helt essentielt, at systemer brugt af HR og lønadministrationen arbejder godt sammen, og nemt kan udveksle data. Det mindsker tid brugt med indtastning, minimerer fejl og gør det langt nemmere for dig at analysere på data til udvikling af din virksomhed. Krav til compliance bør også håndteres på tværs af afdelinger. 

 

Sammenhold KPI’erne 

KPI’er er et godt redskab til at måle succesraten i din virksomhed, også når det kommer til medarbejdertilfredshed. Også her er HR og løn værd at holde tæt til hinanden. Eksempelvis KPI’er omkring fejlhenvendelser om løn, og hvor lang tid det tager at reagere på dem kan holdes sammen med KPI’er omkring f.eks. sygefravær eller overtid.  

KPI’er relateret til hhv. løn og HR kan på den måde være med til at indikere om medarbejderforholdene er tilfredsstillende. 

I det hele taget er essensen, at være lydhøre overfor sine medarbejdere og komme forventninger og bekymringer i forkøbet, hvad end det gælder løn eller HR. Om du sidder i en stor virksomhed med administration i et Shared services center eller en virksomhed med få ansatte, så sørg for at HR og løn arbejder godt sammen. Det giver både din virksomhed og dine medarbejdere det bedste udbytte. 

Automatisering af din lønfunktion: Robotics giver dig tid til at udvikle virksomheden

Automatisering kan hjælpe dig med de tunge lønopgaver

 

Podcast om automatisering

Hvis du er lidt mere til lyd end til tekst, så har vi også lavet et podcast-episode om automatisering af din økononi- og lønfunktion.  Her deler vores CEO, Frants Moraitis, og vores CCO, Tejn Nielsen, deres tanker om førnævnte.

 

Med automatisering af de datatunge og repetitive dele af dit lønarbejde kan du koncentrere dig om at forbedre din bundlinje. Og der er ingen grund til at frygte teknologiens indtog.

Forestil dig en Terminator-lignende krigsrobot dukke op på din arbejdsplads. Den er ikke kommet for at slette dig fra Jordens overflade, men måske lige så slemt for at sætte sig i din stol og vende op og
ned på din arbejdsdag.

Hvis det er de tanker, der går gennem dit hoved, når du hører ordene ”robotics” og ”automatisering”, er der al mulig grund til at lægge dem på hylden.

Du skal forestille dig en venlig R2D2, der er kommet for at hjælpe dig med dine tunge og tidskrævende rutineopgaver. For eksempel i forhold til din lønadministration. På den måde
kan du koncentrere dig om det, der virkelig rykker noget i din virksomhed.

Og lige for en god ordens skyld: Vi taler selvfølgelig ikke om fysiske robotter, som ligner noget fra Star Wars eller – Gud forbyde det – nutidens Arnold Schwarzenegger.

 

Automatisering behandler løndata hurtigt og præcist

Robotic Process Automation (RPA) er software, der kan kopiere menneskelige arbejdsgange. Du kan så at sige “lære” systemet at behandle store mængder data, som dine medarbejdere ville have gjort. Men meget hurtigere og mere præcist.

Det er ikke for sjov, at selv de bedste skakspillere i verden ikke kan hamle op med computerprogrammer.

Du har måske prøvet at sidde med en stor bunke løndata, du skulle bearbejde ved egen håndkraft. Hvis du har, ved du også, hvor meget tid og opmærksomhed det kræver at få hvert enkelt tal med i dine forskellige systemer og bagefter sikre, at du ikke har begået fejl.

Er det ovenikøbet en proces, du gentager mange gange over tid, er det ikke underligt, hvis du har et ønske om at lade en anden overtage opgaven. Og hvorfor ikke lade teknologien klare ærterne?

 

Færre fejl med automatisering

Det er både nemt og billigt at automatisere importen af data ved at integrere dit lønsystem med eksempelvis dit HR- og regnskabsystem. På den måde behøver du kun at koncentrere dig om manuel behandling af dine data i en enkelt kilde. Samtidig slipper du for at gennemgå alle tal for svipsere.

Det betyder hurtigt færre fejl på lønsedlerne, og i sidste ende får du mere tilfredse medarbejdere. Det er guld værd for din virksomhed.

Men RPA kan naturligvis ikke efterligne alle menneskelige egenskaber. Hvis vi bliver ved skak-analogien fra før, kan softwaren spille som en stormester på speed inden for de fastsatte rammer, men ikke lave nye regler eller opfinde spillet fra bunden for den sags skyld.

Som sagt har vi altså ikke at gøre med en tidligere guvernør fra Californien, der kommer for at lave rav i den ved at erstatte menneskelig kreativitet og relationspleje. For det kan han ikke. RPA er et støtteværktøj til de opgaver, det giver mening at automatisere.

 

Automatisering kan klare 40 procent af lønarbejdet

Du bør derfor gå i gang med at overveje, hvordan du kan implementere nye digitale arbejdsgange. Ifølge konsulentgiganten McKinsey kan virksomheder med fordel automatisere omkring 40 procent af opgaverne forbundet med deres lønadministration.

Det er alt andet lige meget tid og arbejdskraft, der kan sættes af til opgaver, som ikke handler om tungt dataarbejde, men om at bringe din virksomhed frem i verden. 

Og det kommer du uden tvivl til at kunne se på bundlinjen.

Skalerbarhed i din lønadministration: Tænk stort – også selvom du er lille

Skalerbarhed

Et godt lønsystem kan være værdiskabende for hele den omgivende virksomhed. Særligt for små og mellemstore virksomheder med ambitioner om vækst, er det centralt at have et lønsystem på plads, der tillader den skalerbarhed der skal til, for ikke at ende med en fragmenteret lappeløsning. 

Kort sagt: Tiden til at tænke stort er mens du er lille. 

Vækst kræver et skalerbart lønsystem 

Et ufleksibelt og uintegrerbart lønsystem vil måske ikke føles som det store problem for din virksomhed. Det vil dog uundgåeligt skabe problemer ved øget vækst og flere lønsedler. Et lønsystem med den rigtige pris og skalerbarhed kan hjælpe små og mellemstore virksomheder til at konkurrere med mere etablerede firmaer.

En virksomhed der tværtimod er komfortabel ved det familiære i en hjemmevant – men måske forældet – lønfunktion, gør sig sårbar overfor konkurrence fra mere agile virksomheder. Det er en fordel at skifte til det rette system før end siden. Selvom du starter ud i første gear, er det godt at vide fra starten, at du har det femte når du skal bruge det. 

En kendt virksomheds-metafor er BMW-syndromet. Det går kort sagt ud på at det er farligt for en virksomhed at stille sig for tilfreds med dét, der allerede er opnået. For ikke at blive hægtet af udviklingen, er det vigtigt at være på forkant med den – i høj grad også når det gælder lønsystemer. 

Cloud-teknologi hjælper små virksomheder 

Fleksible processer via moderne teknologi hjælper din virksomhed med at vokse – også når det gælder lønfunktionen. Virksomhedsledere overser ofte værdien af et effektivt lønsystem til fordel for mere omsætnings-relaterede faktorer. 

Cloud-teknologien har revolutioneret virksomhedernes skalerbarhed, ved at overskride grænserne for in-house løsninger. Det har givet små og mellemstore virksomheder adgang til “cutting-edge” teknologi, der tidligere var forbeholdt store selskaber. Den nye frække Tesla kan nu snildt køre om kap med den mere klassiske BMW. 

Fremad mod varig vækst 

Automatisering af processerne omkring lønfunktioner minimerer den tid, der ellers bruges på tungt manuelt arbejde og risikoen for menneskelige fejl. Et godt lønsystem kan sikre den konsistens og effektivitet, en virksomhed i vækst har brug for. 

I de seneste år har vi set en vækst i teknologi-drevne startup-virksomhed uden fortilfælde. Disse virksomheder markerer sig ikke kun med en bedre oplevelse for deres kunder, men også ved at strømline deres interne mekanismer, og skabe større arbejdsglæde hos deres ansatte. 

Altså: En virksomhed med en fleksibel og effektiv infrastruktur fra starten er bedre forberedt til ekspansion. 

Tænk stort fra starten 

Lønudbetaling er typisk en af de største udgifter for en virksomhed. Det er derfor vitalt at forstå og have indsigt i det system, der varetager denne opgave. En børnesygdom kan på sigt udvikle sig til et alvorligt handikap – og en sund virksomhed kræver et sundt lønsystem.

Et integreret og skalerbart lønsystem sikrer ikke blot din virksomhed en mere effektiv budgettering og mindsker kostbare fejl. Det giver ikke mindst din virksomhed det nødvendige råderum til at vokse. 

Relaterede artikler

Læs også hvordan medarbejdertilfredshed kan ses på bundlinjen, og om fem fordomme om skift af lønsystem.

Dataimport: Så nemt er det at importere data til Gratisal

Dataimport

Træt af at holde styr på dine medarbejderes timeregistreringer? Og er du træt af at indhente deres oplysninger om og om igen? Med Gratisals dataimport er det hurtigt at importere data, og det er nemt at holde styr på alle medarbejderoplysninger på én gang. 

Du skal ikke bruge en evighed på at lave løn. Derfor har vi gjort det let at samkøre al data i vores lønsystem.

Med Gratisal kan du importere medarbejdere, lønsatser, timer og balancer direkte ind i systemet. Og du kan integrere med dine foretrukne værktøjer til eksempelvis tidsstyring, vagtplannering, projektstyring og økonomihåndtering.


Nem dataimport

Med vores dataimport er det let at flytte medarbejdere med videre over i systemet. Så snart du har al information og data samlet i Gratisal, er du good to go og kan lave løn hurtigt og nemt.

Du har to muligheder for at importere data i Gratisal. Alt efter hvad du foretrækker, kan du vælge at downloade vores skabeloner til dataimport, indtaste den ønskede data og uploade til lønsystemet. Du kan også vælge at bruge dit eget Excel-ark og oprette en importdefinition.


Dine foretrukne integrationer samlet ét sted

Vores lønsystem er fuldt kompatibelt. Det betyder blandt andet, at du hurtigt kan integrere det med dine foretrukne ERP-, regnskabs- og økonomisystemer.

Lige nu kan du eksempelvis integrere med økonomisystemerne Uniconta, Dinero, E-conomic og Billy. Og til håndtering af vagtplannering og tidsstyring kan du integrere med Planday, Quinyx, Titanplan, og Blue Marble.

Få et samlet overblik over vores mange integrationsmuligheder, som ERP-systemet WorkBook til projektplanlægning, her.

Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du savner en bestemt integration.