Lønsedler i e-Boks – Hvorfor egentlig?

lønsedler i e-boks

Mange virksomhedsejere og lønmedarbejdere kan nok nikke genkendende til, at det er forbundet med en vis tryghed for medarbejdere at modtage lønsedler i e-Boks. Men hvorfor egentlig?  

I dette blogindlæg vil vi forsøge at gøre lidt op med den vanetænkning, der gør at e-Boks af mange opfattes som det rigtige sted at finde sin lønseddel. Gratisal har bestemt ikke et horn i siden på e-Boks. Vi tilbyder selvfølgelig lønsedler i e-Boks, men egentlig synes vi ikke du behøver funktionen. 

Hvis du alligevel gerne vil lade dine medarbejdere se deres lønsedler i e-Boks, kan du som sagt godt dét, og det koster kun 5 kr pr lønseddel.

Løn er dynamisk – det bør en lønseddel også være 

Vi har flere gange argumenteret for, at lønfunktionen bør være en lige så dynamisk størrelse som alle andre dele af en virksomhed. Dette gælder selvfølgelig også dine lønsedler. 

Lønsedler i e-Boks er i virkeligheden ikke så anderledes end en gammeldags papirlønseddel. Når først den er sendt, er den statisk og uforanderlig. Hvis der er fejl, skal du lave en helt ny version, og dine medarbejdere risikerer at sidde med en forvirrende bunke af flere forskellige lønsedler for én måned. Hvis du vil sende lønnen til godkendelse hos medarbejderne før den køres, skal det enten foregå i et andet system eller fysisk.

Hvorfor ikke samle det hele ét sted? 

I Gratisals lønsystem kan du arbejde med realtidsdata, og dermed se effekten af dine ændringer med det samme – direkte på den pågældende lønseddel. Dine medarbejdere kan både se- og advisere om fejl i lønsedlerne, før de sendes til udbetaling. Hvis de finder fejl, kan systemets autokorrektion udligne differencen den følgende måned, tage hensyn til korrekt skat etc. 

Desuden rettes lønsedlen automatisk til, sådan at den seddel der ligger tilgængelig for medarbejderen i dennes dertilhørende medarbejderapp til enhver tid vil være den korrekte. Lønsedlen er tilgængelig i både html og pdf, så det er muligt for medarbejderen at downloade, og den vil derudover være til rådighed i fem år efter en eventuel afskedigelse. Der er altså rig mulighed for at hente og opbevare lønsedlen, på den måde medarbejderen ønsker.

Gratisals lønsedler er intuitive og opfylder alle krav 

Nogle vil måske stadig sidde med en fornemmelse af, at lønsedler i e-Boks er mere korrekte eller officielle. e-Boks er stedet vi modtager breve fra borgerservice, banken osv., så det må da også være dér en lønseddel hører til? Denne fornemmelse er altså ikke korrekt. 

Der er en række krav til indholdet af en lønseddel mht. informationer omkring arbejdsgiver og medarbejder, perioden som lønsedlen dækker, løn i perioden og beløb trukket til AM-bidrag og skat. Derudover kan den sådan set være udformet og nedskrevet som man vil. 

Gratisals lønsedler opfylder naturligvis alle disse krav, og desuden er de intuitivt udformet, så det ikke kræver en højere økonomi-grad at afkode dem. Og så er vores anbefaling, at de behandles og læses direkte i systemet, for at sikre den maksimale dynamik! 

Automatisering af din lønfunktion: Robotics giver dig tid til at udvikle virksomheden

Automatisering kan hjælpe dig med de tunge lønopgaver

 

Podcast om automatisering

Hvis du er lidt mere til lyd end til tekst, så har vi også lavet et podcast-episode om automatisering af din økononi- og lønfunktion.  Her deler vores CEO, Frants Moraitis, og vores CCO, Tejn Nielsen, deres tanker om førnævnte.

 

Med automatisering af de datatunge og repetitive dele af dit lønarbejde kan du koncentrere dig om at forbedre din bundlinje. Og der er ingen grund til at frygte teknologiens indtog.

Forestil dig en Terminator-lignende krigsrobot dukke op på din arbejdsplads. Den er ikke kommet for at slette dig fra Jordens overflade, men måske lige så slemt for at sætte sig i din stol og vende op og
ned på din arbejdsdag.

Hvis det er de tanker, der går gennem dit hoved, når du hører ordene ”robotics” og ”automatisering”, er der al mulig grund til at lægge dem på hylden.

Du skal forestille dig en venlig R2D2, der er kommet for at hjælpe dig med dine tunge og tidskrævende rutineopgaver. For eksempel i forhold til din lønadministration. På den måde
kan du koncentrere dig om det, der virkelig rykker noget i din virksomhed.

Og lige for en god ordens skyld: Vi taler selvfølgelig ikke om fysiske robotter, som ligner noget fra Star Wars eller – Gud forbyde det – nutidens Arnold Schwarzenegger.

 

Automatisering behandler løndata hurtigt og præcist

Robotic Process Automation (RPA) er software, der kan kopiere menneskelige arbejdsgange. Du kan så at sige “lære” systemet at behandle store mængder data, som dine medarbejdere ville have gjort. Men meget hurtigere og mere præcist.

Det er ikke for sjov, at selv de bedste skakspillere i verden ikke kan hamle op med computerprogrammer.

Du har måske prøvet at sidde med en stor bunke løndata, du skulle bearbejde ved egen håndkraft. Hvis du har, ved du også, hvor meget tid og opmærksomhed det kræver at få hvert enkelt tal med i dine forskellige systemer og bagefter sikre, at du ikke har begået fejl.

Er det ovenikøbet en proces, du gentager mange gange over tid, er det ikke underligt, hvis du har et ønske om at lade en anden overtage opgaven. Og hvorfor ikke lade teknologien klare ærterne?

 

Færre fejl med automatisering

Det er både nemt og billigt at automatisere importen af data ved at integrere dit lønsystem med eksempelvis dit HR- og regnskabsystem. På den måde behøver du kun at koncentrere dig om manuel behandling af dine data i en enkelt kilde. Samtidig slipper du for at gennemgå alle tal for svipsere.

Det betyder hurtigt færre fejl på lønsedlerne, og i sidste ende får du mere tilfredse medarbejdere. Det er guld værd for din virksomhed.

Men RPA kan naturligvis ikke efterligne alle menneskelige egenskaber. Hvis vi bliver ved skak-analogien fra før, kan softwaren spille som en stormester på speed inden for de fastsatte rammer, men ikke lave nye regler eller opfinde spillet fra bunden for den sags skyld.

Som sagt har vi altså ikke at gøre med en tidligere guvernør fra Californien, der kommer for at lave rav i den ved at erstatte menneskelig kreativitet og relationspleje. For det kan han ikke. RPA er et støtteværktøj til de opgaver, det giver mening at automatisere.

 

Automatisering kan klare 40 procent af lønarbejdet

Du bør derfor gå i gang med at overveje, hvordan du kan implementere nye digitale arbejdsgange. Ifølge konsulentgiganten McKinsey kan virksomheder med fordel automatisere omkring 40 procent af opgaverne forbundet med deres lønadministration.

Det er alt andet lige meget tid og arbejdskraft, der kan sættes af til opgaver, som ikke handler om tungt dataarbejde, men om at bringe din virksomhed frem i verden. 

Og det kommer du uden tvivl til at kunne se på bundlinjen.

Skalerbarhed i din lønadministration: Tænk stort – også selvom du er lille

Skalerbarhed

Et godt lønsystem kan være værdiskabende for hele den omgivende virksomhed. Særligt for små og mellemstore virksomheder med ambitioner om vækst, er det centralt at have et lønsystem på plads, der tillader den skalerbarhed der skal til, for ikke at ende med en fragmenteret lappeløsning. 

Kort sagt: Tiden til at tænke stort er mens du er lille. 

Vækst kræver et skalerbart lønsystem 

Et ufleksibelt og uintegrerbart lønsystem vil måske ikke føles som det store problem for din virksomhed. Det vil dog uundgåeligt skabe problemer ved øget vækst og flere lønsedler. Et lønsystem med den rigtige pris og skalerbarhed kan hjælpe små og mellemstore virksomheder til at konkurrere med mere etablerede firmaer.

En virksomhed der tværtimod er komfortabel ved det familiære i en hjemmevant – men måske forældet – lønfunktion, gør sig sårbar overfor konkurrence fra mere agile virksomheder. Det er en fordel at skifte til det rette system før end siden. Selvom du starter ud i første gear, er det godt at vide fra starten, at du har det femte når du skal bruge det. 

En kendt virksomheds-metafor er BMW-syndromet. Det går kort sagt ud på at det er farligt for en virksomhed at stille sig for tilfreds med dét, der allerede er opnået. For ikke at blive hægtet af udviklingen, er det vigtigt at være på forkant med den – i høj grad også når det gælder lønsystemer. 

Cloud-teknologi hjælper små virksomheder 

Fleksible processer via moderne teknologi hjælper din virksomhed med at vokse – også når det gælder lønfunktionen. Virksomhedsledere overser ofte værdien af et effektivt lønsystem til fordel for mere omsætnings-relaterede faktorer. 

Cloud-teknologien har revolutioneret virksomhedernes skalerbarhed, ved at overskride grænserne for in-house løsninger. Det har givet små og mellemstore virksomheder adgang til “cutting-edge” teknologi, der tidligere var forbeholdt store selskaber. Den nye frække Tesla kan nu snildt køre om kap med den mere klassiske BMW. 

Fremad mod varig vækst 

Automatisering af processerne omkring lønfunktioner minimerer den tid, der ellers bruges på tungt manuelt arbejde og risikoen for menneskelige fejl. Et godt lønsystem kan sikre den konsistens og effektivitet, en virksomhed i vækst har brug for. 

I de seneste år har vi set en vækst i teknologi-drevne startup-virksomhed uden fortilfælde. Disse virksomheder markerer sig ikke kun med en bedre oplevelse for deres kunder, men også ved at strømline deres interne mekanismer, og skabe større arbejdsglæde hos deres ansatte. 

Altså: En virksomhed med en fleksibel og effektiv infrastruktur fra starten er bedre forberedt til ekspansion. 

Tænk stort fra starten 

Lønudbetaling er typisk en af de største udgifter for en virksomhed. Det er derfor vitalt at forstå og have indsigt i det system, der varetager denne opgave. En børnesygdom kan på sigt udvikle sig til et alvorligt handikap – og en sund virksomhed kræver et sundt lønsystem.

Et integreret og skalerbart lønsystem sikrer ikke blot din virksomhed en mere effektiv budgettering og mindsker kostbare fejl. Det giver ikke mindst din virksomhed det nødvendige råderum til at vokse. 

Relaterede artikler

Læs også hvordan medarbejdertilfredshed kan ses på bundlinjen, og om fem fordomme om skift af lønsystem.

Medarbejdertilfredshed kan ses på bundlinjen

medarbejdertilfredshed


Podcast om medarbejdertilfredshed

Hvis du er lidt mere til lyd end til tekst, så har vi også lavet et podcast-episode om hvordan medarbejdertlfredshed kan ses på bundlinjen.  Her deler vores CEO, Frants Moraitis, og vores CCO, Tejn Nielsen, deres tanker om førnævnte.


Hvad er din virksomheds vigtigste ressource? Der findes givetvis ikke et sort/hvidt svar på dette, for succeskriterier som leveringsdygtighed, produktkvalitet og kunderelationer hænger både sammen med selve produktet, jeres performance, omdømme og menneskelige ressourcer.

Med det sagt, så er medarbejdere højt rangeret, når det kommer til at måle en virksomheds succes. Uden medarbejdere, ingen virksomhed. Og utilfredse medarbejdere er sjældent motiveret til at performe, hvilket i sidste ende går ud over din virksomheds samlede performance, og i værste fald kan det give udslag på bundlinjen.   

Et centralt nedslagspunkt i forhold til at få engagerede og tilfredse medarbejdere er sikkerhed i lønnen. Hver anden dansker oplever fejl på lønsedlen. Det er mange, og det er både utjekket og tidskrævende for dig som arbejdsgiver og frustrerende for medarbejderen, der sidder tilbage med en forkert udbetaling.  

Overvej lige tallet igen, hver anden… Hos Gratisal mener vi ikke, at det bør være en bonus med fejlfrie lønsedler, men derimod noget, dine medarbejdere skal kunne forvente og stole på. Lige så vigtigt det er at yde god service til dine kunder, lige så vigtigt er det at servicere dine medarbejdere. Du vil opleve, at korrekte lønkørsler skaber tryghed og tillid blandt dine medarbejdere, og det vil ramme som en boomerang af medarbejdertilfredshed og -engagement, så hele teamet er motiveret til at yde dét ekstra.

Du skal behandle dine medarbejdere som kunder

Måske er du slet ikke klar over al det potentiale, der ligger i at have styr på the basics som korrekt løn og god kommunikation med dine ansatte. Med gentagne fejl på lønsedlen risikerer du i værste fald at skabe mistillid blandt dine medarbejdere, hvilket kan resultere i dårligt arbejdsmiljø. Firkantet sagt kan du med fordel begynde at behandle dine medarbejdere som du behandler jeres kunder ved at iværksætte en målrettet indsats for at reducere fejl i lønkørslerne og på den måde få gladere og mere motiverede medarbejdere.  

Vi ved, at der er mange ting at holde styr på, når ud indberetter og udbetaler løn til dine medarbejdere. Hos Gratisal er vi eksperter i at gøre den proces nemmere. Vi har taget højde for alle faktorer i vores lønsystem, så det er nemt og effektivt at lave lønkørsler, som dine medarbejdere kan forstå. Medarbejderne kan nemt aflæse, hvad de får i løn og skal betale i skat. Desuden kan de downloade lønsedler og redigere stamdata direkte i appen eller på computeren, hvilket skaber gennemsigtighed for dig og dine medarbejdere.  

Fejl bliver minimeret fordi Gratisal giver dine medarbejdere mulighed for at tjekke for eventuelle fejl og rette dem inden lønnen udbetales. Vores lønsystem er intuitivt, så du undgår fejl i timeregistrering, forkerte lønsatser, og I slipper for at få grå hår, når I skal registrere afspadsering, orlov og feriepenge.  

Sæt KPI’er og få motiverede medarbejdere 

Når du ændrer mindset og begynder at se dine medarbejdere som kunder, vil du automatisk opleve en ændret tilgang i den måde du tilstræber at imødekomme deres behov. Høj kundetilfredshed er vigtigt for alle virksomheder, og det er medarbejdertilfredshed i lige så høj grad. Ved at arbejde med KPI’er kan du sætte konkrete mål for, hvor lang tid du eksempelvis bruger på at reagere på fejl i lønkørslen. Det kan også være en grænse for hvor mange henvendelser fra medarbejdere omkring løn, der er tilladt – i og med at hver henvendelse må være tegn på enten fejl eller tvivl.

Kunden kræver, at du leverer til tiden, og det bør du også prioritere at gøre over for dine medarbejdere. Bestem eksempelvis, at du skal håndtere fejl på en lønseddel inden for én dag og fastsæt en fejlprocent på dine lønkørsler. Med målbare KPI’er sikrer du, at du lever op til dine medarbejderes forventninger om korrekt løn, samt at du udbedrer fejlen, hvis den alligevel skulle opstå. I sidste ende skaber det gladere medarbejdere, det øger medarbejdertilfredsheden, og det smitter af på virksomhedens samlede omdømme og afkast.

Relaterede artikler

Læs mere om, hvordan du kan undgå fejl i lønkørslen med Gratisal. Og læs, hvorfor det betaler sig at engagere medarbejdere i lønprocessen, hvis du vil undgå fejl i lønkørslen. 

Hvordan kan et nyere lønsystem styrke tillid og skabe værdi i en større virksomhed?

Det er vigtigt, at man, som virksomhed og som medarbejder, har tillid til, at ens lønsystem kan, hvad det skal kunne og leverer stabil og høj kvalitet gennem hele lønadministrationsprocessen. Samtidig kan det rigtige lønsystem på mange måder styrke tilliden mellem arbejdsgiver og arbejdstager ved at minimere fejl i lønnen – og det skaber værdi!

Der er en tendens til at være skeptisk, når det kommer til nyere lønsystemer, men at et lønsystem har eksisteret i over 20 år, er ikke nødvendigvis en fordel, og et nyere lønsystem er ikke lig med manglende funktioner eller flere fejl – tværtimod.

Gratisal blev udviklet for at løse de irritationsmomenter for slutbrugeren, som har eksisteret længe i de ældre systemer, og som ingen tidligere har gjort noget ved.

Det inkluderede at “fikse” de uforståelige lønsedler, der skabte fejl i lønprocessen samt at skabe et brugervenligt system, der delagtiggør medarbejderne og dermed reducerer fejl og skaber mere tillid mellem arbejdsgiver og arbejdstager.

Skabt til at håndtere kompleksiteten i en større virksomheder

Store virksomheder har specifikke og ofte komplekse behov i forhold til deres lønadministration. Mange medarbejdere med forskellige ansættelsesbetingelser og lønniveauer betyder, at der ofte vil være brug for at foretage afvigelser fra standard-medarbejderskabeloner. Det kan også skyldes, at virksomhedens medarbejdere repræsenterer forskellige nationaliteter, overenskomster, løntyper og meget andet.

Derfor er det utrolig vigtigt, at lønsystemet kan understøtte organisationer med komplekse ansættelsesvilkår og kan differentieres efter specifikke behov. Dette kan opnås ved at vælge et lønsystem, der kan skræddersys til den enkelte virksomhed og/eller nemt kan integreres med andre systemer, som virksomheden allerede benytter sig af eller ønsker at benytte.

Hurtigere implementering

Mange forbinder et skifte af lønsystem med en lang og besværlig implementeringsperiode. Det er skadeligt for både effektivitet og sikkerhed i virksomheden. Netop derfor har Gratisal fokuseret på at gøre implementering nem og hurtig.

Hos Gratisal tilbydes der mere gennemsigtighed og en solid tidsbesparelse i selv de helt store og komplekse virksomheder med mere end 1.000 ansatte, og vores lønsystem reducerer implementeringsprocessen med op til 80-90%.

Samtidig implementeres integrationer til eksisterende systemer hurtigt og effektivt, hvilket kan strømline hele lønadministrationen, reducere manuelle fejl og i sidste ende skabe mere tillid mellem arbejdsgiver og medarbejder.

Tager højde for internationale medarbejdere

Store virksomheder arbejder ofte på tværs af grænser, og der skal derfor tages højde for internationale medarbejder samt de sprogbarrierer og forskellige lønregler, dette måtte medføre. Det kan skabe komplikationer, øget arbejdsbyrde og i værste fald alvorlige fejl og mistillid i virksomheden.

Desværre er mange lønsystemer ikke bygget op til at kunne håndtere international løn, og man skal derfor være opmærksom på om, hvorvidt ens lønsystem kan varetage alle aspekter i en international virksomhed.

Gratisal er udviklet til at tage højde for internationale virksomheden med ansatte, der er fremmedsprogede eller ønsker løn udbetalt til en udenlandsk konto.

Ved hjælp af blandt andet fleksible tekster og sproglag i systemet samt på de individuelle lønsedler, er det nemt for alle medarbejdere at forstå deres lønsedler. Alt dette kan den enkelte medarbejder eller administrator til enhver tid styre selv.

Gratisals integrerede udlandsoverførsel kan reducere vekselomkostningen med 100 kroner pr. overførsel, og så er der også udviklet en integration til Blue Marble Global Payroll’s lønplatform, WebGlobe, som gør det endnu nemmere at håndtere det internationale aspekt i de lønadministrative processer.

Automatiseringer øger sikkerheden og skaber tryghed

Automatisering i lønadministrationen sparer også virksomheden for tidskrævende manuelle indtastningsprocesser og menneskelige tastefejl. Det skaber tryghed og kvalitet for både arbejdsgiver og arbejdstager.

Gratisal tilbyder derudover godkendelsesflow til lønkørsler med autokorrektion af fejl og lønsimulering, så den ansatte, eller den ansattes nærmeste leder, kan godkende en lønseddel, inden lønnen bliver kørt.

Foruden at automatisere lønudregninger og dermed minimere fejl understøtter systemet også automatiske bankoverførsler via Nets til medarbejdere, SKAT og pensionsudbydere, hvilket igen reducerer tastearbejde og skaber mere tryghed i organisationen.

3 råd til hvordan du skaber den bedste brugeroplevelse

Brugeroplevelsen er essentiel for dit produkt. Det kan man ikke komme udenom. Hvis man eksempelvis ikke tænker UX ind i designet af et lønsystem, så kan det ende meget galt.

Brugeroplevelsen er selvfølgelig også noget, som vi i Gratisal beskæftiger os meget med, hvorfor vi også gerne vil dele vores erfaringer med de processer, vi gennemgår.

Derfor har vi givet vores 3 bedste råd til, hvordan du skaber en fremragende brugeroplevelse hos dit produkt.

Hold dit design simpelt

Når man går i gang med at designe sin brugeroplevelse, har man ofte en tendens til at ville for meget med sit design.

Man laver alt for mange unødvendige features, som mere gavner designerens oplevelse og opfattelse af produktet, end det gavner brugerens. Derfor er det vigtigt, at du i første omgang holder designet simpelt og ikke går i gang med at udvikle features, som ikke er nødvendige.

Arbejd gerne ud fra KISS-modellen (Keep It Simple, Stupid) og tag altid udgangspunkt i den data, du har fra dine brugere og skab derefter dit udvidede design på baggrund af det.

Designet bør altid tage udgangspunkt i brugerne

Ja, vi har allerede taget lidt hul på det næste råd. Det, at sætte sig i brugernes sted, er helt centralt for UX-design. Mange glemmer ofte, at brugerne ikke har været tilstede under planlægning og udvikling af produktet, hvorfor der ikke tages højde for den tvivl, der kan opstå, når man første gang anvender det.

Denne tvivl skal man være meget opmærksom på i udviklingen, og derfor skal man forsøge at sætte sig ind i de oplevelser, som brugerne kan få på baggrund af designet.

En god idé kan være at opstille nogle potentielle brugertyper (Personas) med alt fra et fiktivt navn til profession, alder etc. Ud fra disse kan du skabe nogle mulige spørgsmål og situationer, hvor designet kan blive udfordret.

På baggrund af dette kan man eventuelt vælge at ændre designet eller tage højde for komplikationer ved at lave en pop-up, der besvarer de mulige spørgsmål. På mange måder handler det i sidste ende om empati.

Udviklingen skal ses som en iterativ proces

Brugerne er selvfølgelig også relevante i næste råd. Her følger en anerkendelse af, at selvom du tager højde for alt, hvad vi har skrevet i ovenstående, så rammer du sjældent det perfekte design i første omgang.

Derfor er det vigtigt at anerkende, at udviklingen af et produkt er en iterativ proces, og at du skal være klar på at rette i dit design løbende, så det hele tiden er up-to-date med brugernes forventningerne.

Vi gør selv meget ud af at have produkt, hvor der ligger en indbygget fleksibilitet i designet, så det hele tiden er muligt for os at skræddersy det efter den givne branche eller kunde.

Det er selvfølgelig ikke alle, der har mulighed for at gennemgå sådan en proces. Derfor anbefaler vi, at du bevarer en løbende dialog med dine nuværende kunder, og at du relativt ofte spørger ind til deres tilfredshed samt hører dem om, hvad de godt kunne tænke sig at ændre ved produktet.

På denne måde har du hele tiden fingeren på pulsen, og du vil have mulighed for at gøre produktet endnu mere brugervenlig med disse tanker.

Introduktion til Gratisal: Sådan kommer du i gang.

Vi ved hvordan det er: Når man første gang åbner et nyt system, kan det være svært at vide hvor man skal starte. Hvis vi selv skal sige det, er Gratisal det mest intuitive system på markedet, men derfor skal du selvfølgelig stadig godt i gang. 

Hvad end du netop har oprettet en Gratisal-bruger eller stadig tænker på at gøre det, er denne guide lige det værktøj du skal bruge, for at komme sikkert fra land.  

Introduktionen tager udgangspunkt i basisfunktionerne med den lille tilføjelse, at vi regner med at mange gerne vil benytte sig af automatiske overførsler via NETS. Derudover findes alle funktionerne i den gratis pakke. 

For at du hurtigt kan få aller mest ud af Gratisal, gennemgår vi hvordan du: 

  1. Opretter en Nets-aftale
  1. Opretter eller importerer medarbejdere
  1. Indtaster løndata
  1. Opretter og bogfører en lønkørsel
  1. Til- og fravælger funktioner i systemet

Efter det skulle du gerne være godt rustet til at bruge systemet – og ellers tilbyder vi selvfølgelig yderligere support. 

Læs den udførlige introduktion herSom alt andet i Gratisal er den selvfølgelig nem at gå til.