Der kan være mange grunde til, at en virksomhed går med overvejelser om at skifte lønsystem. Måske er der penge at spare, eller måske har man stiftet bekendtskab med et system, der er mere brugervenligt, eller som bedre imødekommer virksomhedens behov. Alligevel kan bekymringer om omkostninger og tidshorisont gøre afstanden fra overvejelse til handling lang.
I denne artikel har vi samlet de begrundelser, der oftest ligger til grund for, at virksomheder udsætter eller dropper en konvertering af lønsystem. For er der egentlig hold i dem, eller er det bare fordomme? De fem fordomme lyder som følger:
- Det er besværligt og tidskrævende at konvertere til et nyt system.
- Det er svært at vælge det helt rigtige lønsystem.
- Et nemmere lønsystem er mindre effektivt.
- Der er risiko for at miste data i konverteringen eller lave flere fejl i et nyt system.
- Det er dyrt at skifte lønsystem.
1. Det er besværligt og tidskrævende at konvertere til et nyt lønsystem
En af de fordomme vi oftest møder i dialogen med kunderne, er, at det er en besværlig og tidskrævende proces at skifte lønsystem. Særligt i mindre virksomheder uden et større bogholderi eller en dedikeret lønfunktion møder vi ofte bekymringer forbundet med at skulle bruge timer på at implementere og lære et nyt system at kende.
I en travl hverdag – med ideen om en besværlig og tidskrævende proces i baghovedet – vil virksomhederne ofte vurdere, at de ikke har tid til at prioritere en konvertering til et nyt system. Også selvom det rigtige lønsystem kan spare både tid og frustrationer hos medarbejderen i den anden ende.
Forestillingen om en lang tidshorisont spiller således en afgørende rolle i at afholde virksomheder fra at se ind i de fordele et eventuelt systemskifte vil medføre, hvorfor det er en helt fundamental fordom at få manet i jorden.
For selvom bekymringen om en lang og kompliceret onboarding-proces er helt forståelig, så er det ikke altid sådan det forholder sig hos de forskellige udbydere. De fleste arbejder selvfølgelig målrettet på at gøre processen så nem og flydende som mulig, for at gøre op med denne tankegang. Intect er ingen undtagelse.
Med brugeroplevelsen i fokus har vi i Intect sammensat en implementeringsproces, hvor vores konsulenter – via online sessioner – oplærer og uddanner kundens lønmedarbejdere i systemet. Konsulenten underviser, rådgiver og vejleder, men det er lønmedarbejderen selv, der med fingrene i tastaturet, får lov til at sætte systemet op. Dette giver den nødvendige kendskab og fortrolighed med systemet til at sikre en effektiv og tryg onboarding.
2. Det er svært at vælge det helt rigtige lønsystem
Mange virksomheder oplever udfordringer med at skabe et overblik over de forskellige systemudbydere på det danske marked, og, i forlængelse, hvilket system der passer bedst til deres setup. En helt forståelig udfordring, da der i dag er repræsenteret en god sum udbydere i Danmark, hvilket gør markedet til noget af en jungle at navigere rundt i.
Som en hjælp har vi i Intect udarbejdet en artikelserie, hvor vi sammenligner en lang række lønsystemer i forhold til blandt andet pris, funktioner og supportmuligheder. Hensigten med artiklerne er at skabe det nødvendige overblik til at facilitere og effektivisere afsøgningsprocessen for den almene virksomhed.
Læs eksempelvis vores sammenligning af 14 lønsystemer via linket her, hvor du i bunden også kan finde sammenligninger mellem Intect og hhv. Visma Løn, Lessor og Zenegy m.fl.
Inden da bør du dog afklare basale forhold såsom (1) hvilke funktioner din virksomhed har eller ikke har behov for, (2) om I ønsker en samlet pakkeløsning eller selv vil skræddersy jeres aftale, (3) det økonomiske aspekt og (4) hvor nemt og effektivt systemet skal være at bruge for lønbogholderen.
3. Et nemmere lønsystem er mindre effektivt
Der er nok ingen, der fortrækker at arbejde i komplicerede og besværlige systemer, men mange er af den overbevisning, at et tungt og kompliceret lønsystem er nødvendigt, hvis man ikke vil gå på kompromis med funktionaliteten.
I virkeligheden forholder det sig dog lidt anderledes – nemt og brugervenligt behøver ikke betyde forsimplet eller på nogen måde mangelfuldt. I dag er der en lang række udbydere – herunder Intect – der har fokus på at gøre op med komplekse systemer med udgangspunkt i intuitive brugerflader og automatisering af manuelle, repetitive processer. Altså uden at funktionaliteten kompromitteres.
Med funktioner som datostyring, autokorrektion og avancerede medarbejderskabeloner danner Intect grundlag for en mere intuitiv og strømlinet lønproces. En lønproces hvor lønmedarbejderens arbejdsdag lettes betydeligt, samtidig med at risikoen for fejl på lønsedlen reduceres.
Der er kort fortalt intet at frygte, hvis du er på jagt efter et nemmere system, men ikke ønsker at gå på kompromis med funktionalitet.
4. Der er risiko for at miste data i konverteringen eller lave flere fejl i et nyt system
En anden naturlig bekymring, som vi møder hos kunderne er, at konverteringen ender i fejl og mistede data, fordi man ikke kender det nye lønsystem.
I denne sammenhæng er det vigtigt at pointere – som beskrevet tidligere – at onboarding-processen ofte er langt mindre kompliceret, end de fleste forestiller sig. Derfor er risikoen for fejl ved overførslen også minimeret hos de fleste udbydere.
Når det er sagt, så kommer den reelle fejlmargin naturligvis an på, hvilket lønsystem du skifter til, og hvilken form for assistance, du får i implementeringsprocessen. Er der et gennemtænkt oplæringsforløb, hvor du som lønansvarlig bliver taget hånd om og vejledt igennem hele opsætningen, er risikoen for fejl selvsagt minimal.
For at sikre dig den bedst mulige systemovergang, bør du derfor allerede fra starten af din udvælgelsesproces være opmærksom på, hvordan onboarding-processen hos din foretrukne udbyder er sat sammen, og hvor meget adgang du har til løbende support. Så er du godt stillet i forhold til at få en god og tryg start – og have rygdækning hvis problemer skulle opstå.
I Intect sikrer vi en tryg overgang med udgangspunkt i et implementeringsforløb, hvor vi – udover praktisk oplæring – har fokus på at køre parallelkørsel af lønnen, så vi kan opdage og rette eventuelle fejl inden første lønkørsel.
5. Det er dyrt at skifte lønsystem
En sidste fordom, som mange kunder deler er, at det er dyrt at skifte lønsystem, og at det ofte er forbundet med skjulte udgifter, opstartsgebyrer og lange bindingsperioder. En fordom som er yderst afgørende for, hvor åben og opsøgende man er overfor et systemskifte, og de fordele det kan medføre.
Ikke desto mindre hænger et skifte af lønsystem sjældent sammen med skjulte udgifter og lange bindingsperioder, da de fleste udbydere tilbyder transparente leverancer uden binding.
I forhold til opstartsgebyr, er det rigtigt, at et systemskifte medfører en relativ høj implementeringsudgift i onboarding-fasen. Men implementeringen er en engangsomkostning, som ofte kan tjene sig selv ind i tidsbesparelser – ved effektiviserede arbejdsgange – og en mere økonomisk lønkørsel.
Udover implementeringen medfører et systemskifte selvfølgelig også månedlige administrationsomkostninger, som, afhængigt af udbyderen, kan bygge på en pris pr. lønseddel eller en pris pr. medarbejder – priser som er transparente for køberen. Om disse udgifter er dyrere eller billigere end virksomhedens tidligere system, kommer selvsagt an på den specifikke situation.
Nogle virksomheder vælger at skifte lønsystem på baggrund af økonomiske besparelser ved lønkørslen. Andre vælger bevidst en lidt dyrere løsning med henblik på at få funktioner, der automatiserer deres lønkørsel og dermed sparer dem for tid – og i sidste ende penge.
Uanset hvad har skiftet af lønsystem ofte økonomisk afkast, og derfor bør du ikke lade dig holde tilbage af fordommen om, at et systemskifte er dyrt.